| |
Jeg viser til Kontroll- og konstitusjonskomiteens brev av 28. januar 1999, med spørsmål om status for pkt. 2.1 Avstemmingsrutiner under Arbeids- og administrasjonsdepartementet i Dok.nr.1 (1998-1999).
I brev av 17. juli 1998 til Arbeidsdirektoratet ba departementet om en foreløpig rapportering innen 1. oktober 1998 på enkelte av de punktene som Riksrevisjonen hadde påpekt. I tillegg ba departementet om en fullstendig rapportering innen 15. november 1998 på alle punkter Riksrevisjonen har påpekt. Denne samlede rapporteringen mottok departementet i brev av 26. november 1998 fra Arbeidsdirektoratet (vedlagt). På bakgrunn av dette brevet oversendte departementet en statusrapport til Riksrevisjonen i brev av 14. januar 1999 (vedlagt).
Nedenfor følger en oppdatert gjennomgang av status på de punktene Riksrevisjonen har påpekt. Det er i stor grad sammenfall mellom denne gjennomgangen og den som ble gitt i brev av 14. januar 1999 til Riksrevisjonen.
Retningslinjer for avstemming
Arbeidet med ny felles avstemmingsrutine er blitt noe forsinket, men rutinen er nå ferdigstilt. Rikstrygdeverket (RTV) vil sende den til trykking snarlig, og den vil straks etter bli distribuert til alle trygdekontor. Arbeidsdirektoratet vil legge rutinen ut på intranett i etaten så snart som mulig, enten 19. februar eller 5. mars 1999.
I departementets brev av 23. september
1998 til Riksrevisjonen informerte departementet om at Arbeidsdirektoratet
vil undersøke behovet for ytterligere opplæring etter at den nye
avstemmingsrutinen var implementert i januar 1999. På grunn av forsinkelsen
av den nye rutinen, vil Arbeidsdirektoratet avvente en slik undersøkelse, og
vil ta den i forbindelse med fylkenes virksomhetsrapport for 1. kvartal.
Retningslinjene for purring på trygdekontor
Arbeidsdirektoratet har utarbeidet en status for avstemmingsarbeidet i 4. kvartal 1998 (vedlagt). Rapporten viser klar framgang i avstemmingsarbeidet. Departementet vil fortsatt ønske rapportering om avstemmingsarbeidet slik at dette kan følges.
Arbeidsdirektoratet opplyser at de
fleste trygdekontor nå leverer avstemmingsrapport uten at purring fra
arbeidskontorene er nødvendig. Der purring har vært nødvendig, har de aller
fleste trygdekontorene levert rapport umiddelbart. De arbeidskontor som
fortsatt ikke følger rutinen for purring vil ifølge Arbeidsdirektoratet bli
fulgt opp særskilt i forbindelse med tilbakemelding til
fylkesarbeidskontorene. For de trygdekontor som ikke leverer
avstemmingsrapport etter gjentatte purringer, blir dette tatt opp med RTV.
Signert kopi av siste side av anvisningslisten
Arbeidsdirektoratet er bedt om å ta
opp med trygdekontorene behovet for å presisere kravet om at trygdekontorene
må sende ved en signert kopi av siste side av anvisningslisten som vedlegg
til månedlig avstemmingsrapport i trygdeetatens rutiner. Dette er gjort i
direktoratets forslag til ny avstemmingsrutine, slik at dette nå kommer
klart frem. De krav arbeidsmarkedsetaten stiller til avstemmingsrapporten
vil bli presisert i etatens kvalitetssikringsrutiner ved neste endring i
april 1999.
Manglende forståelse av viktigheten av avstemmingsarbeidet og ønske om mer opplæring
Undersøkelser foretatt av
trygderevisjonen og RTV og tilbakemelding fra arbeidskontorene viser at
avstemmingsarbeidet fungerer bra på mange arbeids- og trygdekontor.
Utfordringen ligger derfor i å spre denne kunnskapen til alle kontorer.
Flere Fylkesarbeidskontor har planlagt å gjennomføre opplæring i løpet av 1.
halvår 1999, men avventer til nye avstemmingsrutiner foreligger.
Arbeidsdirektoratet vil i løpet av 1999, helst i samarbeid med RTV, besøke
de arbeids-/trygdekontor som har størst problemer med avstemming.
Arbeidsdirektoratet og RTV samarbeider tett om oppfølgingen.
Signatur på anvisningsbilag
Kvalitetssikringsrutiner for kontroll, signatur og arkivering av anvisningslister ble endret og innskjerpet i juni 1998. Fylkesarbeidskontorene er i tillegg i eget brev blitt bedt om å følge dette særskilt opp overfor arbeidskontorene.
Kontroll av spesialanvisninger og
anvisningslister er videre lagt inn som særskilt kontrollpunkt i program for
kvalitetskontroll - dagpenger høsten 1998. Arbeidsdirektoratet vil gå
igjennom resultatene på disse punktene spesielt og vurdere om det er behov
for ytterligere innskjerping i kvalitetssikringsrutinene. Det samme gjelder
rutiner for behandling av oppfølgingslister.
Registrering av tilsagn/vedtak
Arbeidet med en systemteknisk mulighet
for to signaturer ved registrering av tilsagn/vedtak er høyt prioritert, og
skal være ferdigstilt i løpet av 1. kvartal 1999. Endringen vil bli
innarbeidet i kvalitetssikringsrutinene samtidig som systemendringen
gjennomføres.
Spesialanvisning uten anvisningsfullmakt
Nytt økonomiregelverk skal være
implementert fra 1. januar 1999 i arbeidsmarkedsetaten. Arbeidsdirektoratet
har i den forbindelse utarbeidet en avtale som skal inngås mellom
arbeidsdirektøren og fylkesarbeidssjefene/leder av spesialenhetene
(Arbeidsmarkedsetatens servicesenter, Arbeidsmarkedsetatens dagpengekontroll
og Senter for yrkesrettet attføring) om delegering av myndighet og
fullmakter. Videre har direktoratet utarbeidet en veiledning til avtalen.
Delegering av myndighet og fullmakter vil være sluttført både i ytre etat og
internt i Arbeidsdirektoratet innen utgangen av 1. kvartal 1999.
Ikke samsvar mellom sentral autorisasjonsliste og faktiske autorisasjoner
I brev av 12. november 1998 (vedlagt)
fra Arbeidsdirektoratet til fylkesarbeidskontorene har Arbeidsdirektoratet
innskjerpet rutinen for utmelding ved innmelding til annet delsystem. I
dette brevet er fylkesarbeidskontorene også bedt om å kontrollere
autorisasjonene i forhold til faktiske arbeidsoppgaver slik at disse stemmer
med rutineheftet « Informasjonssikkerhet for arbeidsmarkedsetaten ».
Fylkesarbeidskontorene skal rapportere på dette arbeidet i forbindelse med
virksomhetsrapporteringen for 1. kvartal 1999.
Kontroll av anvisningsliste - spor
Kvalitetssikringsrutinene for kontroll, signatur og arkivering av anvisninglister ble endret og innskjerpet i juni 1998. Fylkesarbeidskontorene ble videre i brev av 13. november 1998 fra Arbeidsdirektoratet (vedlagt) bedt om å følge opp dette særskilt.
Departementet vil fortsatt følge opp etaten på disse områdene.