| |
Undersøkelsen omfatter fire universiteter og trettifire høgskoler.
Undersøkelsen viser at 74 % av virksomhetene ikke har utarbeidet mål for innkjøpsfunksjonen. Av de virksomhetene som har satt seg mål, er det kun to virksomheter som kan vise til konkrete mål for besparelser i denne funksjonen.
I hvilken grad det kan forventes at virksomhetene utarbeider og formulerer mål for innkjøpsfunksjonen, vil avhenge både av type virksomhet og innkjøpsvolum. For de større virksomhetene er innkjøpsvolumet så stort at det å fastsette mål vil være et viktig hjelpemiddel for å oppnå kostnadsbesparelser på innkjøpsområdet.
Uten god oversikt over innkjøpsarbeidet og hvor mye ressurser som brukes til innkjøp, vil det være vanskelig å formulere presise mål. Undersøkelsen viser at 42 % av virksomhetene ikke har skriftlige rutiner for tildeling av innkjøpsfullmakter. Kun et fåtall av virksomhetene stiller kompetansekrav ved delegering av bestillingsrett.
En effektiv innkjøpsfunksjon kjennetegnes ved at det er utviklet gode retningslinjer og rutiner for innkjøpsarbeidet. Undersøkelsen har avdekket svakheter i virksomhetenes retningslinjer og rutiner. Et flertall av virksomhetene har ikke utarbeidet rutiner for registrering av bestilling og leveransekontroll, mens 48 % ikke har skriftlige rutiner for kontroll av faktura mot levering.
Det er undersøkt om de tre store utgiftspostene elektrisk kraft, reisebyråtjenester og tidsskrifter, som til sammen utgjorde 581 mill. kroner av virksomhetenes utgifter i 1997, blir satt ut på konkurranse. Undersøkelsen viser at over 31 % av virksomhetene ikke har utnyttet konkurransen i markedet ved kjøp av disse tjenestene. Flere av virksomhetene har også inngått nye innkjøpsavtaler med leverandører uten at det har vært gjennomført anbudsrunder.
De fleste av de store virksomhetene har etablert et innkjøpssamarbeid, mens bare tre av de små høgskolene har et slikt samarbeid med andre. Innkjøpssamarbeid kan bidra til en reduksjon i administrativ ressursbruk, lavere priser og bedre kvalitet på varer eller tjenester.
Virksomhetene benytter seg i varierende grad av rammeavtaler. Flere virksomheter anvender rammeavtaler som et utgangspunkt for å forhandle fram egne avtaler. Egne avtaler åpner foruten å oppnå bedre pris- eller kvalitetsbetingelser, også for muligheten til å tilpasse omfang og innhold i avtalen til virksomhetens særegenheter og behov. Omfanget av egne avtaler bør balanseres mot kostnaden av egen innsats.
Virksomhetene bør arbeide for at avtalelojaliteten er høyest mulig.