Veiledningshefte i rekrutteringsarbeid

Organisasjons- og personalseksjonen har utarbeidet en veiledning vedrørende utlysing, intervjuing, referanseinnhenting og skriving av innstilling.

1 Innledning

Det stilles stadig større krav til de tilsattes kompetanse, evne til samarbeid og omstilling, til innsats og resultater. Rekruttering og valg av medarbeidere er et viktig virkemiddel for å nå de målene høgskolen har. Rekruttering er en tidkrevende og spennende prosess som krever profesjonalitet i alle ledd.

Et viktig prinsipp innenfor det offentlige er at det skal være åpen og fri konkurranse om ledige stillinger. Konsekvensen av det er at ledige stillinger skal lyses ut offentlig. Hensikten er selvsagt også at det skal sikre et godt søkertilfang. Hovedregelen er offentlig annonsering med noen få unntak som fremgår av HiOs personalregle­ment. For øvrig er det viktig å følge med på endringer og føringer gjennom blant annet Personalmeldinger fra Arbeids- og administrasjonsdepartementet.

De som har deltatt i rekrutteringsarbeid, vet at det tar tid fra en stilling blir ledig til den nytilsatte er på plass. I de fleste tilfellene lar det seg ikke gjøre å få tilsatt en ny før den som har stillingen slutter. Ved tilsetting i under­visnings- og forskerstillinger skal søkerne vurderes av et sakkyndig utvalg, noe som medfører at prosessen kan bli forlenget med flere måneder. Tidsbruken er avhengig av antall søkere og hvor raskt utvalget kan arbeide. Denne type tilsettinger tar gjerne et halvt års tid, eller mer.

Ved HiO skjer tilsettinger sentralt. Tilsettingsorganene er:

• Tilsettingsutvalg for undervisnings- og forskerstillinger ? som består av personaldirektør (leder), avdelingsdirektør og dekan fra den avdelingen saken vedrører og to representanter oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene
• Tilsettingsråd for tekniske og administrative stillinger - som består av personal­direktør (leder), økonomidirektør, studiedirektør og to tjeneste­mannsrepresentanter
• Styret - som er tilsettingsmyndighet for leder- og professorstillinger

Møter i tilsettingsutvalget og tilsettingsrådet holdes fast annenhver fredag.

2 Personalplanlegging

2.1 Behovsanalyse

Når en stilling blir ledig, ev. skal opprettes, er det mange overveielser og vurderinger som må gjøres. Det første er å foreta en behovsanalyse. Momenter som må vurderes er:

• Passer stillingen inn i forhold til langsiktige og helhetlige planer for høgskolen? Trenger vi akkurat denne stillingen i tiden fremover?
• Er det alternative måter å møte behovet på? Eksempler kan være intern omrokering, innleid konsulenthjelp eller midlertidig tilsetting av ekstrahjelp i en presset periode.
• OBS! Tjenestemannsloven setter sterke begrensninger for midlertidig tilsetting med mindre det er et vikariat.
• Kan oppgavene bli utført ved å ta i bruk eller utvikle den kompetansen som allerede finnes i organisasjonen?
• Kan stillingen stå ledig i en periode?
• Må det opprettes ny stilling? Det skjer i så fall ved drøftinger lokalt og deretter sentralt med tjenestemannsorganisasjonene.

2.2 Stillings- og kravanalyse

Hvis det er behov for å tilsette, er neste trinn å foreta en stillingsanalyse som innebærer å overveie følgende:

• Hvilke oppgaver skal ligge til stillingen?
• Hvilken kompetanse og hvilke personlige egenskaper trenger vedkommende?
• Bør det foretas endringer i forhold til stillingens organisatoriske plassering?
• Er stillingen plassert i riktig stillingskategori (stillingskode)?
• Eventuell omgjøring av eksisterende stilling (inndragning av ubesatt stilling og opprettelse av ny) dersom det er vesentlig endring i arbeidsoppgavene. Ved stillingsendring som fører til plassering i en annen stillingskode, skal saken drøftes med tjenestemanns-organisasjonene både lokalt og sentralt.

Kravanalysen dreier seg om hva vi forlanger eller ønsker av den som skal utføre arbeidet. Det gjelder utdanning, erfaring, ev. lederkompetanse og personlige egenskaper.

Gjennomgang av stillingsinnhold og kvalifikasjonskrav er nødvendig hver gang en stilling er ledig. Det er slett ikke alltid det er behov for å tilsette en med de samme kvalifikasjoner som forrige gang stillingen ble besatt. Dessuten må en være klar over at eventuelle opprykk i lokale forhandlinger er personlige og ikke følger stillingen automatisk.

Dette arbeidet utføres av stillingens nærmeste overordnede i samråd med enhetens øvrige ledelse. Ofte vil det også være naturlig å innhente opplysninger til stillings- og kravanalysen hos medarbeidere i enheten.

3 Utlysing

Utlysingstekster skal godkjennes av tilsettingsorganet.

3.1 Medievalg

Personalseksjonen sørger for utlysing av ledige stillinger etter at utlysingstekstene er godkjent. Annonsering skjer ved kortfattede henvisningsannonser i enkelte av Oslo-avisene som viser til fullstendig utlysingstekst i Norsk lysingsblad, hos Aetat og på Internett: http://www.hio.no/ og www.finn.no. I tillegg kan det annonseres i aktuelle fagtidsskrift dersom en avdeling/enhet ber om det. Professorstillinger annonseres også i de andre skandinaviske landene. Utgifter til ordinær utlysing bæres av Personalseksjonen, utgifter til utlysing i fagtidsskrift eller større annonse enn vanlig standard i Oslo-avisene, må bæres av avdeling/enhet.

3.2 Utforming av utlysingstekst

En godt utformet annonsetekst utgjør et helt nødvendig grunnlag i den videre prosess med å tilsette den best kvalifiserte og egnede søkeren. Retningslinjer og mal for utforming av utlysingstekster ligger på HiO-veven.

Overskrift

Overskriften skal inneholde fagområde og stillingsbetegnelse. Eksempel på undervisnings- og forskerstilling: Naturfag - førsteamanuensis/førstelektor/ høgskolelektor. Administrativ stilling: Økonomi - førstekonsulent. Å bruke bare generelle betegnelser som "Førstekonsulent" bør unngås.

Presentasjon

Innledningsvis i teksten gis det en kort presentasjon og informasjon om avdelingen eller enheten.

Stillingsforhold

Det skal framgå om den ledige stillingen lyses ut for fast eller midlertidig tilsetting, eller om den er et vikariat. Ved fast tilsetting formuleres teksten slik: "Det er ledig stilling som ...". Tidspunkt for når stillingen er ledig ev. om tiltredelse skal skje så snart som mulig, må også komme fram. Ved midlertidig tilsetting eller tilsetting i vikariat skal det framgå hvor lenge stillingen er ledig.

Stillingens plassering i organisasjonen

Det bør opplyses om i hvilken enhet stillingen er plassert. I noen tilfeller er det også naturlig å opplyse om hvem som er nærmeste overordnede.

Arbeids- og ansvarsområder

Det gis en kort beskrivelse av arbeidsområder og oppgaver. Er det utarbeidet stillings- beskrivelse, er det viktig at hovedpunktene kommer fram i utlysingsteksten. Ved utlysing av professorstillinger skal det også utarbeides stillingsbetenkning. Stillingsbetenkningen har utfyllende opplysninger om stillingen og arbeidsoppgavene.

Kvalifikasjonskrav

Utlysingsteksten skal inneholde krav og ønsker om utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Den bør ikke være så spesifikk at interessante søkere utelukkes, men heller ikke så generell at blir vanskelig å velge ut de best kvalifiserte. Teksten skal ikke skreddersys for å passe til en person som ønskes som søker.

Undervisnings- og forskerstillinger (UF-stillinger)

For undervisnings- og forskerstillinger er det fastsatt formelle kvalifi­kasjons­krav som må oppfylles for den enkelte stillingskategori (stillingskode). Ved tilsetting i slike stillinger skal søkerne normalt vurderes av et sakkyndig utvalg, og opplysning om dette skal være med i utlysingsteksten. Ved midler­tidig tilsetting i ett år eller mindre kan sakkyndig vurdering utelates, jf. pkt. 4.2.

Tekniske og administrative stillinger (TA-stillinger)

I Lønnspolitikk for Høgskolen i Oslo gis det rettledende beskrivelse av kvalifikasjons­krav for den enkelte stillingskode for tekniske og administrative stillinger. Kvalifikasjonskravene i utlysingsteksten skal samsvare med de basiskravene som er angitt for de respektive stillingene. For spesielle stillinger kan dette fravikes.

4 Behandling av søknader

4.1 Utvidet søkerliste

Personalseksjonen tar i mot og registrerer søknader. Søknader som blir sendt direkte til avdeling eller kontaktperson, videresendes umiddelbart til Personalseksjonen for registrering. Personalseksjonen skriver utvidet søker­liste som inneholder opplysninger om navn, adresse, alder og fullstendige opplysninger om søkernes utdanning og praksis.

Når utvidet søkerliste er satt opp, sendes den sammen med søknadene til avdeling/enhet for videre behandling.

4.2 Sakkyndig utvalg

Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger oppnevner tilsettings­utvalget, etter forslag fra avdeling, sakkyndig utvalg som vurderer søkernes faglige kvalifikasjoner. Midlertidig tilsetting for ett år eller mindre kan unntas fra sakkyndig vurdering. Ved tilsetting i vikariater for inntil ett år, bør det likevel vurderes om det skal foretas sakkyndig vurdering hvis det er sannsynlig at vikariatet kan bli forlenget.

Tilsettingsutvalget kan gjøre vedtak om unntak fra bestemmelsen om sakkyndig vurdering dersom det kun melder seg søkere på høgskolelektor-/høgskolelærernivå, jf. UH-loven § 30 nr. 4.

Se Personalseksjonens administrative rutiner for oppnevning og oppfølging av sakkyndig utvalg. Sammensetning av sakkyndig utvalg er regulert i rund­skriv F-14-95 fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet. Vær opp­merksom på at begge kjønn skal være representert, jf. UH-loven § 30 nr. 4.

4.3 Vurdering av søknader

Søknad med CV og vedlegg er den første informasjonen vi får om søkeren. På bakgrunn av papirene skal vi avgjøre om vedkommende er tilstrekkelig interessant til å bli innkalt til intervju. Det kan imidlertid være grunn til å påpeke at søknad med vedlegg som regel gir svært begrenset informasjon om personen bortsett fra det rent formelle - navn, alder, sivilstatus, utdannelse og arbeidserfaring.

Det vil likevel være nødvendig å analysere søknaden godt. Del gjerne søknadene i tre bunker:

1. "Ja-bunken" (kvalifiserte/aktuelle)

2. "Tja-bunken" (mulig kvalifiserte/aktuelle)

3. "Nei-bunken" (ikke kvalifiserte/aktuelle)

Følgende punkter kan brukes som en uprioritert sjekkliste ved utvelgelse. Manglende dekning av ett av kriteriene er nødvendigvis ikke ensbetydende med at søkeren er uinteressant eller ukvalifisert. Vektlegging av de ulike punktene vil være avhengig av hva slags stilling man skal besette:

• Har søkeren tilstrekkelig og relevant utdanning for stillingen?
• Har søkeren "tatt poenget" i annonsen og utformet en søknad som er relevant i forhold til stillingsspesifikasjonen og arbeidsfeltet?
• Hvilke arbeidsoppgaver og ansvarsforhold har vedkommende hatt, og i hvor stor grad samsvarer disse med kravene til stillingen?
• Bærer søknad og CV preg av en målbevisst person som vet hva hun/han vil?
• Er søknaden ordentlig utformet, oversiktlig skrevet, eller bærer den preg av å være "slengt inn" i all hast?
• Er søkeren ustabil i sine arbeidsforhold - har skiftet jobb ofte?
• Vurder attester og vitnemål.

Vitnemål kan inneholde både gode og dårlige karakterer. Ved vurdering av disse, bør det ses litt på utdanningssituasjonen - jobbet f. eks. vedkommende parallelt med skolegang, eller var det andre forhold som kan ha virket inn på prestasjonene? Vitnemål av eldre dato behøver ikke å si noe om vedkom­men­des kunnskaper og innsatsvilje i dag. Dessuten gir ikke bestandig utdannings­resultater/karakterer svar på hvordan vedkommende vil lykkes i arbeidslivet.

Det vi kan lese ut av attester er ofte begrenset. Det er høyst ulik praksis når det gjelder attestenes innhold og omfang - fra sluttattester som bare inneholder stillingsbetegnelse og hvor lenge vedkommende har vært tilsatt, til mer blomstrende beskrivelser av arbeidsoppgaver og kvalifikasjoner. Attestskrivere bruker også ordene forskjellig og legger ulike kriterier til grunn for sin vurdering av medarbeideren.

4.4 Utvelgelse til intervju

Intervjuet vil være det beste redskapet for å vurdere søkerne. Det er derfor viktig at det gjøres et grundig arbeid ved utvelgelse til intervju. Vurderingen skal utelukkende skje ut fra de krav som er satt til stillingen.

Ved tilsetting i undervisnings- og forskerstillinger vil uttalelse fra sakkyndig utvalg være styrende for hvem som kalles inn til intervju.

Som ett av tiltakene i Regjeringens handlingsplan mot rasisme og diskrim­inering 2002 - 2006er det etpålegg om at statlige virksomheter, for hver stilling de lyser ut, innkaller minst én søker med innvandrerbakgrunn til intervju, forutsatt at kvalifikasjonene for stillingen er oppfylt. Dersom det er søkere med innvandrerbakgrunn som ikke er innkalt til intervju/ innstilt til stillingen, skal dette forklares i innstillingen. Tiltaket er et prøveprosjekt for perioden 1. september 2002 - 31. september 2004.

Hvis det blant kvalifiserte søkere er noen som oppgir å være funksjons­hemmet/­yrkeshemmet, skal minst én slik søker innkalles til intervju. Slik søker kan tilsettes selv om det finnes bedre kvalifiserte søkere til stillingen. Se forskrift til tjenestemannsloven § 9.

Utvelgelse av intervjukandidater skal begrunnes i innstillingen.

5 Intervju og referanseinnhenting

5.1 Forberedelse til intervjuet

Et godt intervju må forberedes grundig. Jo grundigere forarbeid, jo mer relevant informasjon vil man sitte igjen med etter intervjuet. Det forutsettes at du har satt deg nøye inn i stillings- og kravanalysen som er beskrevet i annonseteksten, i miljøet vedkommende stillingssøker skal fungere i og eventuelt annet bakgrunnsmateriale som er viktig for utvelgelsen.

Hvem skal delta under intervjuet?

Stillingens nærmeste overordnede, eller dennes stedfortreder, skal alltid delta og bør lede intervjuet. Dersom en annen skal utforme den skriftlige innstillingen, må vedkommende selvsagt være til stede. En representant for de tilsatte, utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap, har rett til å delta ved alle intervjuer. Det bør vanligvis ikke delta mer enn tre personer ved intervjuer, bortsett fra ved tilsetting i lederstillinger og professorstillinger. (Se for øvrig personalreglementet om sammensetning av intervjugrupper.)

Prøveforelesning?

Som ledd i innstillingsarbeidet er det anledning til å kreve prøveforelesning dersom dette er tatt med i utlysingsteksten, jf. personalreglementet.

Generell forberedelse før intervjuene

• Avtal tidspunkt for intervju i samråd med tjenestemannsrepresentantene så tidlig som mulig.
• Sett opp en intervjuplan. For et førstegangsintervju bør det vanligvis beregnes 1 - 1,5 time, inkludert en ettervurderingstid på 10 - 15 minutter. Dette vil imidlertid variere avhengig av type stilling. Husk å oppsummere inntrykkene umiddelbart etter hvert intervju. I intervjuplanen må det også settes av tid til pauser. Det yter ikke de søkerne som kommer på slutten av en lang intervjurunde rettferdighet, dersom intervjuerne er slitne og uopplagte.
• Vis hensyn til søkere langveisfra ved tildeling av intervjutidspunkt.
• Reserver et egnet lokale hvor alle kan føle seg vel, og legg forholdene til rette slik at man unngår avbrytelser.
• Klargjør eventuelt aktuelt informasjonsmateriell om høgskolen og stillingen - organisasjonskart, aktuell stillingsspesifikk informasjon, kopi av utvidet søkerliste, etc.
• Klargjør videre framdriftsplan for tilsettingsprosessen, slik at intervjuet kan avsluttes med informasjon om når innstilling og endelig vedtak vil foreligge.
• Intervjudeltakernes roller må være klarlagt på forhånd. Tjenestemannsrepresentantene har observatørstatus, men har også anledning til å stille spørsmål. Lederen styrer prosessen og har vanligvis hovedansvar for intervjuet i sin helhet. Vedkommende kan gjennomføre hele intervjuet alene, eller la seg bistå av andre deltakere.
• Informer aktuelle kandidater om at originalvitnemål og attester tas med til intervju.

Det kan iblant være en fordel at to eller flere sammen intervjuer kandidaten. To intervjuere kan komplettere hverandres innfallsvinkler. Det at man er to, gir den ene intervjueren mulighet til å tenke seg om mens den andre spør. Det øker muligheten til å lytte, fange opp signaler og forberede videre framdrift underveis i intervjuet. Forutsetningen for at et intervju med flere intervjuere skal fungere, er at disse samspiller godt underveis. Dette krever at man sammen har forberedt seg på spørsmål og fordeling av roller, og at intervjuerne har tillit til hverandres vurderinger.

Spesiell forberedelse før hvert intervju

• Gå nøye gjennom søknad og CV før intervjuet og noter spørsmål som melder seg. Vær spesielt oppmerksom på utdanningsforløp og overganger fra en jobb til en annen. Eventuelle utelatte perioder i CV bør sjekkes. Hvis søkeren har skiftet jobb svært ofte eller svært sjelden, kan det være relevant å spørre om hva som ligger til grunn for dette. Det er imidlertid viktig ikke å lage seg for mange hypoteser i forkant av intervjuet. En åpen holdning er det beste utgangspunktet for å få fram relevant informasjon.
• Spørsmålsstillingene under intervjuet skal være jobbrelaterte og kjønnsnøytrale. Det er ikke anledning til å spørre om graviditet eller barnefødsler.Det kan heller ikke kreves at søkerne skal gi opplysninger om hvordan de stiller seg til politiske, religiøse eller kulturelle spørsmål, eller om homofil legning eller samlivsform, jf. aml. § 55 A.

5.2 Intervjuteknikk

Å bli en god intervjuer krever trening. Det å følge opp hvert svar med nye spørsmål om samme tema, er noe av det viktigste en intervjuer kan gjøre. Det er viktig å lytte aktivt samtidig som en selv styrer og holder kontroll over samtalen. Intervjueren må ha kjennskap til de lover og regler som gjelder ved en tilsetting.

Spørreteknikk

• Gå fra det generelle til det spesifikke, fra det upersonlige til det personlige
• Vis varsomhet ved sensitive spørsmål - vent til du har oppnådd et tillitsforhold
• Still åpne spørsmål. Spørsmål som begynner med hvorfor, hvordan, hva vil kunne åpne opp og gi rom for individuelle refleksjoner
• Still enkle, korte spørsmål - bruk et forståelig språk
• Ikke vær redd for pauser
• Still ett spørsmål av gangen
• Unngå ledende spørsmål, ikke legg svarene i munnen på søkeren
• Få fram klare svar - still oppfølgingsspørsmål. Eksempel:

- Hvordan/hva mener du?

- Kan du si noe mer om det?

- Kan du konkretisere, gi eksempler?

- Hvordan vil du beskrive.../kan du utdype?

- Kan du sette meg bedre inn i situasjonen?

Lytteteknikk og observering

• Lytt mer enn du snakker
• Vis aktiv oppmerksomhet - vær konsentrert og nysgjerrig
• La personen snakke ferdig
• Lytt mellom linjene - Hva er det hun/han ikke sier? Har søkeren vanskelig for å uttrykke seg?
• Lytt etter hele meningen - ikke foreta "løse" antagelser
• Observer kroppsspråk og atferd under intervjuet
• Noter ned stikkord om det du vil huske.

5.3 Gjennomføring av intervjuet

Målet for et intervju er primært å få nok informasjon til å kunne velge den best kvalifiserte søkeren til stillingen. I tillegg er intervjuet en mulighet til å presentere stillingen og høgskolen på en slik måte at kvalifiserte søkere ønsker å ta jobben. Ved tilsetting i UF-stillinger hvor søkerne har vært vurdert av sakkyndig utvalg, skal søkernes faglige kompetanse ikke vurderes på nytt av dem som intervjuer. Intervjuet vil da dreie seg om utlysingstekstens øvrige krav og ønsker og skikkethet for stillingen, som for eksempel evne til samarbeid, nytenkning, osv.

Gode intervjuer kan gjennomføres på mange måter. Her følger en aktuell framgangsmåte:

"Oppvarming"

• Sørg for at drikke, gjerne vann, er satt fram
• Ønsk velkommen og presenter deltakerne
• Skap god atmosfære ved noen alminnelige bemerkninger. Først når en søker er avslappet og føler seg trygg, vil vedkommende gi et riktig bilde av seg selv.

Orientering om intervjuet, organisasjonen og stillingen

• Skisser i grove trekk opplegget for intervjuet - angi en tidsramme.
• Gi en kortfattet oversikt over høgskolen, egen avdeling/enhet og stillingens organisatoriske plassering.
• Si litt om stillingen - eventuelle tillegg til utlysingen. En utdyping av stillingens innhold og forventninger til søkeren bør først komme inn mot slutten av intervjuet.

Innhenting av informasjon om søkeren - eksempler på spørsmål:

Motivasjon for å søke

• Hva fikk deg til å søke?
• Hva er det som frister deg ved denne jobben?

Utdanning og yrkeserfaring

• Si litt om din utdanning og yrkeserfaring som du mener er relevant for denne stillingen.
• Fortell om din nåværende stilling og ansvarsområde.
• Hva liker du best - og dårligst - i din nåværende stilling?
• Hva synes du er vanskeligst i din nåværende stilling?
• Fortell om noe du er stolt over å ha utrettet eller er misfornøyd med
• Hvorfor vil du skifte stilling?
• Spør om ev. "hull" i utdannings- eller yrkesløp?

Personlighet

• Hvordan vil du beskrive deg selv som person?
• Hva vil du trekke fram som dine sterke sider, og på hvilke områder har du et utviklingspotensial?
• Hva er viktig for deg i jobbsammenheng?
• Hva motiverer deg?
• Hva stresser deg?
• Hvordan vurderer du din evne i forhold til, eksempelvis: samarbeid, selvstendighet, initiativ, mot, skriftlig og muntlig framstilling, arbeidskapasitet, m.m.?
• Hvordan tror du at din sjef/dine kolleger vil beskrive deg?
• Hva slags leder lykkes du best sammen med?

Motivasjon og ambisjoner

• Hva tror du at du kan tilføre/bidra med i denne stillingen?
• Hvilke planer/ambisjoner har du for framtida?
• Hvorfor bør vi velge deg?

Annet

• Andre forhold vi bør vite om eller du vil informere om?

Utfyllende informasjon og besvaring av spørsmål

• Klargjøring av forhold rundt arbeidsoppgaver, ansvar, samarbeidsrelasjoner, forventninger, etc.
• Spørsmålsrunde og forsikring om at søkeren har fått de informasjoner vedkommende ønsker
• Ikke lag et "glansbilde" av virksomheten og stillingen. Begge parter er tjent med åpenhet og oppriktighet.
• Sjekk ut om stillingen fortsatt er interessant for søkeren

Avrunding av intervjuet

• Tilsettingsprosessens videre gang - når kan søkeren forvente å få nærmere beskjed?
• Avklaring av oppsigelsestid og andre spørsmål vedrørende tiltredelse
• Noter referanser om dette ikke er gjort tidligere ? navn, bedrift, relasjon til søkeren
• Spør hvilket lønnsnivå søkeren har nå. NB! - Ingen forhandling om lønn under intervjuet!
• Opplys eventuelt om antall søkere og hvor mange som er innkalt til intervju
• Lever eventuelt ut informasjonsmateriell og utvidet søkerliste
• NB! - Lov aldri bort en stilling under et intervju!
• Framvisning av originale vitnemål og attester

5.4 Oppsummering

Det er viktig å foreta en vurdering så raskt som mulig mens alle inntrykk er helt ferske. Med mange søkere er det vanskelig å huske informasjon om den enkelte i ettertid og å kunne skille intervjukandidatene fra hverandre. Finn ut hvilke sterke og svake sider søkeren har relatert til denne stillingen, og begrunn gjerne din vurdering. OBS! Søkeren skal vurderes i forhold til kravene i utlysingsteksten.

• Oppsummer sammen med dem som har deltatt under intervjuet - skriv ned spontane inntrykk
• Ranger kandidaten i forhold til nøkkelfaktorer som erfaring, utdanning, profesjonell fremtreden, evne til å kommunisere og sosial intelligens
• Ranger også mindre åpenbare egenskaper som motivasjon og entusiasme
• Sammenlign vurderingen fra intervjuet med krav og ønsker i utlysingsteksten så ingen nødvendige kvalifikasjoner blir glemt

5.5 Innhenting av referanser

Referanser skal brukes i utvelgelsesprosessen som en siste sjekk når man sitter igjen med kandidater som peker seg ut som spesielt interessante. Referanseintervjuet kan blant annet være med på å avgjøre rekkefølgen hvis to står likt i sluttspurten.

Forbered deg!

Forbered de spørsmål som du vil stille like nøye som når du skal gjennomføre et intervju. Det er viktig å dekke alle områder du synes er vesentlige for arbeidet, bruk gjerne kravspesifikasjonen som utgangspunkt. Hva er det du vil vite? Hvilke svakheter har du mistanke om, eller innen hvilke områder er du i tvil når det gjelder kandidaten? Det er viktig å få bekreftet eller avkreftet inntrykk som søkeren har gitt under intervjuet.

Spørreteknikk

"Som man spør får man svar". Det er med referanser som med attester, man nevner som regel ikke de dårlige sidene frivillig, eller hva som eventuelt ikke har gått så bra. Styr samtalen og still konkrete spørsmål som du har bestemt deg for. Begynn med åpne spørsmål. Deretter bør du stille utdypende oppfølgingsspørsmål for å sjekke at du tolker referansen korrekt. Eksempel: Betyr det at...? Hva legger du i at vedkommende er dyktig? Kan du gi eksempel på hva du mener med...? Hvordan arbeider vedkommende?

Referansesamtalen

Presenter deg og fortell hva det gjelder. Spør om det passer eller om dere skal avtale et annet tidspunkt for samtalen. Forklar kort hvilken jobb kandidaten har søkt på, hva jobben innebærer og litt om arbeidsplasssen. Det gjør det lettere for referansen å relatere sin informasjon til det du trenger å vite. Husk at all informasjon referansene gir, er konfidensiell og skal behandles deretter.

Eksempler på aktuelle områder og spørsmål:

• Referansens relasjon til søkeren
• Arbeidsoppgaver, ansvar og myndighet
• Kvalitet på gjennomført arbeid - hva gikk bra/mindre bra?
• Sterke og svake sider - f.eks.: Hva vil du si hvis du må trekke fram noe negativt?
• Spesielle egenskaper som er viktige for arbeidet, for eksempel nøyaktighet
• Spesielle kunnskaper som er viktige for arbeidet, for eksempel språkferdighet/engelsk
• Lojalitet/fravær/misbruk
• Hvorfor sluttet/slutter personen?
• Ville du tilsatt vedkommende på nytt?
• Vil du kunne anbefale vedkommende til den stillingen jeg har skissert?

Lytt mellom linjene!

Hva er det referansen ikke sier? Har vedkommende vanskelig for å uttrykke seg? Virker det som personen veier sine ord? Svarer vedkommende ikke direkte på spørsmålene? Veldig mye snakk kan dekke over at noe annet ikke er helt som det skal. Lytt mellom linjene.

Hvem ringer, når, hvor lenge?

Ring selv! Det er like galt å delegere referanseinnhentingen som ikke å utføre intervjuet selv. For å få greie på det man selv synes er viktigst, må man selv vurdere svarene, lytte til nyansene, stille oppfølgingsspørsmål etc.

Ring referansene i så nær tilknytning til intervjuene som mulig. Da har du kandidaten friskt i minne og kan lettere stille de spørsmål som er relevante.

Til en referansesamtale som dekker både hva kandidaten har jobbet med, hvordan vedkommende har utført arbeidet og hvordan vedkommende er som person, bør du beregne fra 10 til 25 minutter.

Valg av referanser

For søkere det er aktuelt å innstille, skal det innhentes minimum to referanser. En av dem bør være nærmeste leder. Om dette ikke lar seg gjøre, eller du trenger et kompletterende bilde, kan du for eksempel snakke med kolleger, veiledere, lærere. Ved tilsetting av ledere kan underordnede og/eller tillitsvalgte kontaktes i tillegg til vedkommendes leder. Du skal ikke kontakte andre referanser enn det kandidaten selv har oppgitt, eller som er avklart med vedkommende.

Referanse hos nåværende arbeidsgiver

Det er ønskelig å snakke med nåværende arbeidsgiver for å få opplysninger av ny dato. Imidlertid bør det vises forståelse for at en søker kan ha grunner for ikke å ville gjøre kjent for sin arbeidsgiver at hun/han søker annen jobb. Alternative referanser kan være en tidligere leder ved nåværende arbeidsplass eller en leder fra tidligere arbeidsforhold som ikke ligger langt tilbake i tid. Viser det seg at det er aktuelt å innstille søkeren, bør vedkommende likevel oppfordres til å oppgi nåværende leder som referanse. Vurder situasjonen!

Hvis kandidaten ikke vil oppgi referanser?

Om en søker ikke vil oppgi referanser fra et arbeidsforhold, bør man være ekstra oppmerksom. Svar som at "alle har sluttet", "han har gått av med pensjon", "hun har flyttet utenlands" etc. kan være unnskyldninger og tyde på at søkeren ikke vil at du skal snakke med dem. Gå til bunns i dette, det går an å få tak i de fleste bare man vil.

5.6 Bruk av annengangsintervju

Etter førstegangsintervjuet kan man, i heldigste fall, sitte med flere kandidater som synes like aktuelle til stillingen. Det kan da være nyttig å gå mer i dybden på områder man fortsatt er usikre på hos kandidatene. Bruk av annengangsintervju kan være avhengig av type stilling som skal besettes.

Før et slikt intervju bør man gjenoppfriske inntrykkene fra førstegangsintervjuet. Referansene skal alltid kontaktes før et annengangsintervju og vurderes sammen med øvrig tilgjengelig informasjon om kandidaten. En ny samtale legges opp utfra en helhetsvurdering av søkerens sterke og svake sider. Vi understreker at samtaleformen er den mest hensiktsmessige ved annengangsintervjuet. Vi får da anledning til å undersøke søkerens holdninger til spesielle problemstillinger og gå mer i dybden på kvalifikasjoner.

Vær oppmerksom på at annengangsintervjuet ikke skal være en gjentakelse av det første intervjuet, men ha som hovedsiktemål å avklare usikkerheter og uklarheter før endelig vurdering gjøres og innstilling skrives. Eventuelt nye deltakerne i annen runde må få informasjon om førstegangsintervjuet og referansinnhentingen.

5.7 Helhetlig vurdering

I statlig forvaltning er man forpliktet til å rekruttere/tilsette på grunnlag av kvalifikasjoner. Vurderingen skal bygge på utdanning, praksis og personlig egnethet for stillingen. Det er viktig å foreta en helhetlig vurdering av alle kvalifiserte søkere, spesielt når det både er eksterne og interne søkere. Vær oppmerksom på at funksjonshemmet/yrkeshemmet søker kan tilsettes selv om det finnes bedre kvalifiserte søkere til stillingen.

Det vises til bestemmelser om kjønnskvotering i høgskolens tilpasningsavtale til Hovedavtalen pkt. 9.3.2., jf. Hovedavtalen § 21.

6 Innstillingsdokument

Tilsetting foretas på bakgrunn av et skriftlig saksdokument - en innstilling. Det vanlige er at nærmeste overordnede har innstillingsmyndighet og ansvar for at saksframlegget blir oversendt Personalseksjonen minst én uke før tilsettingsmøtet. Også for tilsettinger som går til styret, sendes saken til Personalseksjonen minst to uker før styremøtet.

Tilsettingssaker skal være så godt opplyst som mulig før vedtak treffes, jf. forvaltningsloven §17. Det innebærer at alle opplysninger som har betydning for saken skal være med i dokumentet, dvs. alle momenter som har hatt betydning for vurdering og rangering av kandidatene. Konklusjonene skal være logiske og etterprøvbare.

6.1 Om stillingen

Innledning

Av overskriften skal det komme fram hvilken type stilling det gjelder, hvor den organisatorisk er plassert (avdeling, seksjon, etc.) og utlysingens referansenummer.

Presenter bakgrunnen for tilsettingssaken - om det er en nyopprettet stilling, om den er blitt ledig pga. fratreden, om det er et vikariat og eventuelt for hvem, eller om det er en midlertidig tilsetting og eventuelt bakgrunnen for midlertidigheten. Disse forholdene kan det gis opplysninger om enten i innstillingsdokumentet eller i et oversendelsesnotat når innstillingen sendes Personalseksjonen.

Beskriv når og på hvilken måte/i hvilke medier stillingen ble utlyst. Ta med søknadsfristen og gi opplysning om antall søkere.

Når søkere til undervisnings- og forskerstillinger har vært vurdert av sakkyndig utvalg, gis det opplysninger i dokumentet om utvalgets rangering.

Stillingsspesifikasjon og kvalifikasjonskrav

Beskriv arbeids- og ansvarsområdet for stillingen, faglig virkefelt og hovedutfordringer. Hold deg til beskrivelsen i utlysingsteksten! For lederstillinger noteres gjerne antall underordnede.

Beskriv kvalifikasjonskravene slik de er utformet i utlysingen, gjerne som et sammendrag av den teksten som er brukt. Ta også med kravene til personlige egenskaper og skikkethet.

6.2 Om intervjuet

List opp hvilke søkere som har vært til intervju, helst med både søkernummer og navn, og begrunn utvalget. Dersom det er kvalifiserte søkere med innvandrerbakgrunn som ikke er innkalt til intervju skal dette forklares i innstillingen. Det må også begrunnes hvorfor tilsynelatende aktuelle kandidater ut fra utvidet søkerliste ikke er innkalt til intervju. Ellers kan man risikere at tilsettingsorganet returnerer saken.

Gi en orientering om hvem som deltok under intervjuet ? navn, stillingsbetegnelse, evt. også stedfortreder for ? Dersom tjenestemannsrepresentant ikke deltok, må det redegjøres for dette.

Gi eventuelt en kort skisse over intervjuets hovedpunkter.

6.3 Omtale og vurdering

Alle søkere som er intervjuet skal omtales. Grundigheten i presentasjonen er imidlertid i noen grad avhengig av om vedkommende er aktuell å innstille, og om det er kommet fram spesielle forhold som bør omtales. Det er viktig at fremstillingen er strukturert, at ikke beskrivelser og vurderinger blandes sammen og at vurderingene forankres i opplysninger som har kommet fram og ikke framstår som subjektiv "synsing".

Omtalen bør inneholde:

• Søkernummer, navn og alder
• Kort sammenfatning av formell kompetanse slik den er dokumentert i søknaden med vedlegg
• Kort sammenfatning av arbeidserfaring slik den er dokumentert i søknaden med vedlegg
• Beskrivelse av inntrykk fra intervjuet og omtale av en eventuell prøveforelesning
• Referat fra referanseinnhentingen. Referansens relasjon til søkeren må framkomme. Innstillende leder kan være en av referansene for søker fra egen enhet.
• Vurdering av søkerens kvalifikasjoner og egnethet - faglig og personlig
• Konklusjon om søkeren kan innstilles eller ikke.

Etter beskrivelse og vurdering av hver enkelt kandidat, foretas det til slutt en sammenlikning av de kandidater det er aktuelt å innstille. Den samlede vurderingen skal være en saklig begrunnelse og argumentasjon for innstillingsrekkefølgen.

6. 4 Innstilling

Innstillingen skal normalt omfatte tre søkere rangert i prioritert rekkefølge. Er færre enn tre søkere kvalifisert for stillingen, innstilles bare de kvalifiserte. Dette bør i så fall begrunnes særskilt. Innstillingslista kan utvides (normalt ikke utover fire-fem), men det er kun søkere som er kvalifisert og skikket for stillingen som kan føres opp. Ved innstilling av søkere som ikke har praktisk-pedagogisk utdanning skal krav om kurs i høgskolepedagogikk tas med, se eksempel 1 nedenfor. Innstillingsdokumentet avsluttes med innstilling.

Eksempel 1:

Innstilling i prioritert rekkefølgetil stilling som førsteamanuensis/førstelektor/høgskolelektor ved Avdeling for lærerutdanning:

1. Kari Nordmann - førsteamanuensis

2. Hans Hansen - førsteamanuensis - krav om kurs i høgskolepedagogikk

3. Ole Olesen - høgskolelektor - krav om kurs i høgskolepedagogikk

Eksempel 2:

Innstilling til vikariat som førstekonsulent/konsulent ved Avdeling for ingeniørutdanning for perioden 01.01.01 - 31.12.01:

1. Hans Hansen - førstekonsulent

2. Kari Nordmann - førstekonsulent

3. Ole Olesen - konsulent

Vikariatet er for Ola Nordmann.

Innstillingsdokumentet dateres og underskrives av innstillende myndighet

(Se personalreglementet kapittel 4.)

6.5 Vedlegg

Saken oversendes Personalseksjonen via avdelingsadministrasjonen/ seksjonen vedlagt følgende dokumenter i tillegg til innstillingsdokumentet:

• Kunngjøringstekst (og stillingsbetenkning for professorstillinger)
• Utvidet søkerliste
• Sakkyndig utvalgs uttalelse (for UF-stillinger) og ev. kommentarer fra søkere og tilleggsuttalelse fra utvalget

7 Sentrale bestemmelser

7.1 Offentlig søkerliste

Offentlighetsloven gir alle adgang til søkerliste som inneholder: søkernes navn, alder, stilling eller yrkestittel, bosteds- eller arbeidskommune, antall søkere og kjønnsfordeling. Opplysninger om en søker kan unntas fra offent­lighet dersom vedkommende ber om det. Personalseksjonen setter opp offentlig søkerliste.

7.2 Søkernes rettigheter

Søkere til en stilling i det offentlige har krav på mange opplysninger, se forskrift til forvaltningsloven om partsoffentlighet ved tilsetting. Søkerne har bl.a. krav på å få informasjon om/tilgang til:

• utvidet søkerliste
• søknad med vedlegg til søkere som er innstilt eller tilsatt i stillingen
• hvem som er innstilt til stillingen, og rekkefølgen de er innstilt i
• eventuell dissens ved tilsettingen

Søkere har ikke rett til å få begrunnelse for innstillingen, det er heller ikke klageadgang etter forvaltningsloven, men vedkommende kan komme med merknader. Hvis en søker kommer med merknader til innstillingen i forkant av tilsettingsmøtet, vil disse bli lagt fram for tilsettingsorganet.

Arbeidsgiver har anledning til å yte service utover det lovpålagte, som f.eks. når søkere ber om personlig tilbakemelding etter intervju og utvelgelse. Å gi en slik tilbakemelding kan være en vanskelig oppgave som i tilfelle bør utføres av den som har gjennomført intervjuet og som har god erfaring med rekrutteringsarbeid. Denne type service etterspørres stadig mer, og det kan tjene høgskolens ry på sikt å ha en positiv holdning også til søkere som ikke oppnår tilsetting.

7.3 Tjenestemannsrepresentantenes rettigheter

Tjenestemannsorganisasjonene har oppnevnt representanter med vara­representanter til tilsettingsutvalget og tilsettingsrådet. Disse tjeneste­manns­representantene deltar også på intervjuer til stillinger. De har tilgang til alle saksdokumenter i en tilsettingssak. Øvrige tillitsvalgte har ikke tilgang til andre opplysninger eller dokumenter i en tilsettingssak enn de opplysninger som alle har tilgang til, dvs. søkerliste etter offentlighetsloven, se pkt 7.2

7.4 Konfidensiell behandling

Det er viktig at alle søkere er sikret konfidensiell behandling, det gjelder både interne og eksterne søkere. Dokumenter i en tilsettingssak må opp­bevares på en forsvarlig måte, og alle som har en rolle i tilsettings­prosessen må behandle opplysninger de får konfidensielt, se forvaltnings­loven § 13 om taushetsplikt.

7.5 Habilitet

Spørsmål om habilitet kan dukke opp også i tilsettingssaker. Se forvaltningsloven § 6-10.

8 Oversikt over relevante lover og dokumenter

• Lov om statens tjenestemenn m.m.
• Lov om universiteter og høgskoler
• Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker
• Forskrift til forvaltningsloven om partsoffentlighet i saker om tilsetting i den offentlige forvaltning
• Rundskriv F-14/95 fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet: Felles stillingsstruktur ved høgskoler og universiteter.
• Reglementer for opprykk til førsteamanuensis, førstelektor og førstebibliotekar.
• Retningslinjer fra Utdannings- og forskningsdepartementet for tilsetting i utdanningsstillinger
• Personalreglement for HiO
• Veiledning for sakkyndig utvalg (utarbeidet av HiO)
• Adm. rutiner for oppnevning og oppfølging av sakkyndig utvalg - ved tilsetting i stilling som førsteamanuensis/førstelektor/førstebibliotekar/høgskolelektor
• Adm. rutiner for oppnevning og oppfølging av sakkyndig utvalg - ved tilsetting i stilling som professor
• Retningslinjer for tilsetting i stilling som professor II
• Retningslinjer for sakkyndig utvalg ved tilsetting i stipendiatstillinger
• Retningslinjer - lønnsplassering ved utlysing av stillinger - vedlegg til Lønnspolitikk ved HiO
• Rutiner for saker som behandles i tilsettingsråd/-utvalg
• Retningslinjer for utforming av stillingsannonser