En rapport fra ELIN-prosjektet

Evaluering av ELIN-prosjektet - 1995

7. desember 1995


Innledning

ELIN-prosjektet ble startet januar 1995. Prosjekt ble igangsatt for sikre at utvikling og drift av elektroniske informasjonstjenester skulle skje innenfor rammen av organisasjonen som helhet. Utviklingen av nye verktøy innen EDB-basert informasjonsformilding hadde gitt dette området en svært kraftig vekst og det syntes klart at UiB burde ta stilling til de utfordringer og muligheter dette gav. En bredt sammensatt prosjektgruppe ble etablert i januar -95 med Morten Steffensen som prosjektleder. En prosjektmedarbeider og en sivilarbeider ble senere tilsatt. Prosjektet ble ledet av en styringsgruppe bestående av direktørene for Informasjonsavdelingen, IT-avdelingen og Universitetsbiblioteket.

Prosjektgruppen fikk som målsetting å utvikle en informasjonsarkitektur ved UiB som effektivt og kostnadsreduserende kunne utnyttes til interne og eksterne formål. Informasjonsarkitekturen skulle omfatte informasjonsbehovene på alle de administrative og faglige nivåer ved UiB, fra sentraladministrasjonens behov og ned til de enkelte avdelingers behov. Det ble også lagt vekt på at gruppen skulle identifisere målgruppene og legge tilrette en del sentral informasjon for disse.


ELIN-prosjektets virksomhet

I løpet av året har prosjektgruppen hatt 13 møter og styringsgruppen har hatt 5 møter. Det har også vært avholdt to heldagsseminarer. Når prosjektgruppen nå legger frem denne evalueringsrapporten ser vi tilbake på et år preget av hektisk aktivitet. For å løse de pålagte oppgaver har det vært gjennomført en rekke uformelle møter med de sentrale avdelingene og alle fakultetene. Den daglige driften av prosjektet har i hovedsak vært utført av prosjektmedarbeideren og sivilarbeideren, godt støttet av prosjektleder. Disse har fortløpende tatt seg av henvendelser fra brukermiljøene og hjulpet til med tilrettelegging av sentral informasjon.

Samarbeid med andre avdelinger
Det er også grunn til å nevne samarbeidet vi har hatt med IT-avdelingen. I og med at de sentrale tjenerne er driftet av dem har det vært tvingende nødvendig med et godt samarbeid. Dette har fungert svært bra og vi er meget glad for den hjelp og støttet vi har fått derfra. Vi håper at dette samarbeidet vil kunne fortsette også i 1996.

intern satsing
Vi kunne raskt definere at våre potensielle brukere delte seg i to hovedkategorier: Interne og eksterne. Prosjektet valgte å prioritere den interne målgruppen og mesteparten av det arbeidet vi har gjort har vært rettet mot denne. Likevel har vi jo laget mange produkter som kommer eksterne brukere til gode. Et godt eksempel på det er UiB-magasinet som er interessant lesning både for interne og eksterne lesere. Noen få produkter er også rettet kun mot eksterne brukere, et godt eksempel er den engelsk-språklige informasjonsbrosjyren vi la ut.

Dokumenter vi har publisert:
Den beste måten å se hva vi har gjort er selvsagt å ta en titt på den elektroniske informasjons-tjenesten. Men vi kan raskt nevne de viktigste produktene her:


Nasjonalt samarbeid
ELIN-prosjektet var den 5/9 vert for et seminar for informasjon- og www-ansvarlige ved de fire universitetene. Temaet var å utrede mulighetene for et nærmere samarbeid mellom universitetene når det gjaldt presentasjon på www og samordne håndteringen av aktuelle problemstillinger. Seminaret var meget nyttig og vi vil fortsette slike seminarer i begynnelsen av hvert semester. Neste gang blir i Tromsø, januar-96. Et eget referat er utarbeidet fra møtet URL: http:/www.uib.no/elin/sam-sem_ref.html

Kollegiet-behandling
ELIN-prosjektet leverte sin innstilling til behandling i Kollegiet den 2/11. Dette representerte en milepæl i prosjektet og betydde at mange av de ansvarsforhold som tidligere var blitt ivaretatt etter ad-hoc metoden nå fikk sin faste forankring i UiB's organisasjon. Det ligger mye arbeid foran ELIN-prosjektet med å sette Kollegiets vedtak ut i livet og få satt i gang de tiltak som er nødvendige for å oppnå dette. Frodi utviklingen innenfor dette feltet går så fort vil vi også fortløpende måtte oppdatere disse.


Erfaringer

Bruken av tjenesten
Vi har sett en kraftig økning i bruken av disse tjenestene i løpet av prosjektperioden. Fordi UiB har et 10-talls tjenere og bruken av cache-tjenere har blitt mer utbredt, er det vanskelig å finne ut nøyaktig hvor stor den er. Vi regner med at total-trafikken nå nærmer seg 1.000.000 nedlastinger i uken. Dette tallet representerer mellom 25.000 og 75.000 personer. Av disse er omkring 20% lokal trafikk, 15% fra Norge og 65% fra utlandet.

Samarbeid med andre avdelinger/fakulteter
Stort sett har våre henvendelser blitt godt mottatt hos de vi har vært i kontakt med. Ettersom ELIN-prosjektets arbeidsgruppe kun består av 1 1/2 person er det lite med konkret hjelp vi har kunnet tilby. Stor sett har vi måttet begrense oss til rene rådgivningstjenester evt. kombinert med en demostrasjon. Dette har gjort at det har vært vanskelig å få satt i gang den nødvendige satsing hos "kunden". Ofte har det også vist seg at nødvendig programvare ikke har vært installert på de lokale datamaskinene. Kunnskapen om Internett og UiB's elektroniske informasjonstjeneste har derfor vært minimal. Det er ikke lett å overbevise et fakultet om å satse 100.000,- i lønnsmidler på noe de knapt vet hva er. Våre henvendelser gjerne opp med en uttalelse av type: "Vi skal sette i gang - bare vi får midler". Og dermed stopper det hele opp før det har begynt. Erfaringen viser at vi har gode hovedsider og grunnstruktur, samt at endel instituttet og andre med ildsjeler har tatt dette i bruk. Dessverre har mellomsjiktet, fakultetene, satset alt for lite på dette. Kanskje er det nettopp her de organisatoriske gevinstene hadde vært størst.

Omlegging av rutiner
Noe av det vanskeligste ved ELIN-prosjektets arbeid har vært å få lagt om arbeidsrutinene til andre. Når f.eks. telefonkatalogen skal oppdateres en gang pr mnd. betyr det at personalavdelingen må oppdatere alle endringer 6 ganger pr. semester mot bare en tidligere. Dette krever selvsagt ekstra ressurser, og det er derfor veldig vanskelig å få slike endringer gjennomført. Ofte er også en betydelig andel opplæring og egeninnsats nødvendig for at systemet skal fungere. Opplæring og hjelp til utviklingsarbeid er oppgaver som ELIN-prosjektet ikke har kunnet påta seg selv om vi absolutt ser behovet.

Samarbeidet med IT-avd. og UB
ELIN-prosjektet har hatt et nært samarbeid med IT-avdelingen gjennom hele prosjektperioden. Dette har vært helt nødvendig for å sikre fremdriften i prosjektet. Ikke bare drifter IT-avdelingen tjenermaskinene og nettverket, de sitter også på verdifull kompetanse og har et brukerstøttesenter hvor det har vært veldig greit å henvise problemer av teknisk art. Når det gjelder UB har ikke samarbeidet vært på langt nær så intimt. Ser vi tilbake på året som er gått tror jeg nok både ELIN-prosjektet og UB hadde kommet lengre ved et tettere samarbeid.


Oppsummering

ELIN-prosjekt ble igangsatt for sikre at utvikling og drift av elektroniske informasjonstjenester skulle skje innenfor rammen av organisasjonen som helhet. ELIN har tatt utgangspunkt i UiB's eksisterende informasjonsstruktur og analysert denne. Vi har også sett det som viktig å støtte UiB's målsetninger. På dette grunnlag er det utviklet og satt i drift et elektronisk informasjonssystem for universitetet.

Vi har derfor konsentrert oss om å lage selve grunnstrukturen i systemet. Vi så det også som viktig å få gjort de mest sentrale informasjonskildene ved UiB tilgjengelig. Det elektroniske informasjonssystemet fremstår i dag som et nyttig verktøy helt på høyde med det som finnes ved de andre universitetene. Tilbakemeldingen fra brukerne våre har også bekreftet dette - den har vært entydig positiv.

Det er imidlertid også klart at det fortsatt gjenstår en del før vi kan si å ha et fullverdig produkt. Informasjonssystemet er ikke i stand til å 'stå på egne ben' og mye arbeid gjenstår med videreutvikling og kompetanseoppbygging i brukermiljøene. Derfor ser vi det som helt nødvendig at ELIN-prosjektet blir forlenget.

Vedlegg:

Liste over deltagere:

For å sikre prosjektet best mulig beslutningsgrunnlag ble det etablert en bredt sammensatt prosjektgruppe på 6 personer hvorav en leder og en deltidsansatt medarbeider. Denne gruppen ofte (ca. hver 3. uke) for å komme med innspill og oppfølginger. Det er også opprettet en utvidet prosjekt-gruppe. Her er ytterligere 4 personer hentet inn fra mijøer med relasjon til dette.

Disse har vært med i ELIN-prosjektet:

Prosjektleder


Prosjektmedarbeider


Sivilarbeider


Styringsgruppen


Prosjektgruppen: