Presentasjon av elektronisk informasjon, Postmøtet 12.05.97

På møtet vil vi presentere noen av utfordringene og mulighetene som ligger i elektronisk informasjon og status for ELIN-prosjektet. I tillegg vil 1.amanuensis Andreas L. Opdahl (Informasjonsvitenskap) presentere ModELIN-forprosjektet om bruk av skyggesystemer i administrasjonen (se siste ark).

Nedenfor følger en kort presentasjon av ELIN-prosjektet og noen hovedproblemstillinger til møtet.

1. Elektroniske informasjonstjenester

Bruken av elektroniske informasjonskilder som Verdensveven (Norsk språkråds navn på Internett) er sterkt voksende både ved Universitetet og i samfunnet ellers. Fra UiB sin informasjonstjeneste ble det foretatt mellom 40.000 og 70.000 nedlastninger (en side er flere nedlastninger) daglig i perioden 01.03.97 - 14.03.97. På Universitetets tjeneste er det pr. 18.03.97 publisert i overkant av 12.000 dokumenter på 40.000 vev-sider (grovt anslag). Flere miljøer ved UiB har i tillegg egne tjenester for elektronisk informasjonsformidling.

  • Internt på Universitetet øker også omfanget av elektroniske tjenester og den generelle bruken av elektronikk. Flere og flere arbeidsoppgaver løses elektronisk, saksbehandlingen er elektronisk, forskningen utføres ofte ved hjelp av elektronikk etc. En naturlig konsekvens av dette er at det også oppstår nye behov og muligheter for å utveksle disse dataene. Slik sett er vi inne i et tidsskifte.

    • 2. ELIN-prosjektet

    ELIN er et utviklingsprosjekt for utbygging og drift av ELektroniske INformasjonstjenester ved UiB. Prosjektet ble opprettet i 1995. Informasjonsavdelingen er ansvarlig for prosjektet med IT-avdelingen og UB som sentrale støttespillere. Det er etablert en styringsgruppe og en prosjektgruppe.

    Prosjektet er nå inne i en mellomfase etter å ha vist god måloppnåelse de to første årene. ELIN prioriterer for tiden strategisk jobbing for å få fram et dokument som synliggjør hvilke valg Universitetet står overfor, og hvordan prosjektet mener en bør satse videre på dette feltet. Med prosjektets begrensede ressurser har en således nedprioritert praktisk arbeid. Dette merker vi nå mer og mer konsekvensene av.

    Etter prosjektgruppens mening bør ELIN være summen av alle tiltak som bidrar til en elektronisk informasjonstjeneste ved Universitetet. Dette arbeidet vil være mangesidig, være basert på ulike initiativ og informasjonsbehov og ha tilknytning til ulike fagmiljøer på UiB. Noen tiltak vil primært være rettet mot Universitetets egne ansatte og studenter, mens andre vil ha som oppgave å spre informasjon eksternt om UiB eller gi ulike målgrupper i samfunnet mer spesialisert informasjon om personer og aktiviteter på UiB. Mange av tjenestene vil være referansetjenester, der vi ikke lager informasjonen selv, men peker videre til informasjonskilder som andre har laget, eller legger slike til rette for vår lokale bruk.

    3. Hvilke muligheter ligger i elektronisk informasjon?

    Verdensveven (World Wide Web - WWW) kom til UiB i 1993. I dag er vi fortsatt bare i begynnelsen av en prosess der mediet utvikler seg og ekspanderer hele tiden. Mediet inneholder mange muligheter og utfordringer vi nå bare kan se konturene av.

    Viktige fordeler ved å satse på elektronisk informasjon:

    * Kostnadseffektiv og rask informasjonsspredning. Økt tilgjegnelighet til fellesressursene.

    * Gir oppdatert informasjon der brukere leter etter den. Betyr økt tilgjengelighet.

    * Lettere administrasjon gjennom redusert behov for dobbeltarbeid og "gjeninnskriving", flere områder kan "databehandles".

    * Det er også sparegevinstene å hente i informasjonssamarbeid med andre institusjoner ved at vi f.eks. lenker oss til informasjon som UiO har laget (Oslo og Trondheim er nå klart "foran" UiB i sin satsing på dette mediet).

    * Lettere håndtering av store informasjonsmengder med avanserte muligheter for informasjonssøk og krysskobling av dokumenter. Dette åpner for nye forskningsmuligheter og -områder.

    * Tjenesteutvidelser ved at vi etablerer nye tjenester gjennom å integrere ulike former for informasjon. Elektronisk tilgjengelighet kan også virke revitaliserende på gamle tjenester (f.eks. økt etterspørsel etter bibliotektjenester).

    * I tråd med offentlig informasjonspolitikk å satse på elektronisk informasjon. Vi trenger ikke gå lenger enn til SIU for å se et forvaltningsorgan som satser seriøst på Internett.

    * Bruk av mediet profilerer UiB som en oppdatert institusjon i forkant av samfunnsutviklingen.

    Ulemper:

    * Viktige juridiske spørsmål er ikke avklart.

    * Kvalitetssikring er vanskelig i et mange-til-mange medium.

    * Krever en viss grad av teknisk kompetanse hos den enkelte medarbeider.

    * Mediet vokser og utvides uten styring, er uoversiktlig.

    * Hva med de som ikke har tilgang eller kompetanse?

    4. Ansvarsfordeling.

    Informasjonsdirektøren er utnevnt til ansvarlig redaktør for vev-sidene til UiB. Det vil si at det juridiske og etiske ansvaret er plassert i denne stillingen. Selv om viktige juridiske spørsmål fortsatt er uklare, særlig hvordan dette vil virke overfor privat, uoffisiell informasjon fra f. eks. studenter. Men selvsagt har Universitetet et etisk og moralsk ansvar for det som ligger ute på våre maskiner.

    Hvem har så ansvaret for legge ut og oppdatere innholdet i den elektroniske informasjonen? Dette er fordelt slik at ELIN-prosjektet har tatt ansvar for noen sentrale oppgaver som har vært viktig for Universitetet som institusjon, ellers følger dette ansvaret den normale ansvarsfordelingen mellom avdelinger og fakulteter.

    5. Utfordringer for UiB med elektronisk informasjon

    * Prioritering : Universitetet må avklare hva det vil bruke elektroniske informasjonstjenester til. Det må prioriteres mellom alle de mulighetene dette mediet gir.

    * Strategi: Utviklingen av elektroniske medier kan på en måte ikke styres. Likefullt vil Universitetet ha et ansvar for å følge med på utviklingen, i det minste i sin egen "gård". Det bør være et mål å få til en styrt, strategisk utvikling av offisiell elektronisk informasjon på Universitetet. Her vil det være naturlig å skille mellom intern kommunikasjon (Intranett) og ekstern kommunikasjon (Internett eller Verdensveven)

    *Utvikling: Videre må Universitetet utvikle rutiner og kompetanse til å kunne ivareta det juridiske og det moralske ansvaret for innholdet på våre vev-sider. Hvordan kontrollere (jurdisk) uoffisiell eller privat informasjon på UiB-servere? Hva med politisk informasjon?

    * Muligheter: Dette gir Universitetet muligheten til å få en effektiv utnyttelse av mediet som tjener Universitetets mål. En fortsettelse på dagens nivå vil føre til en lite effektiv utbygging av elektronisk informasjon der flere tiltak er bygget opp på forskjellig vis uten indre sammenheng og kommunikasjon. UiB har store deler av infrastrukturen og kompetansen som er nødvendig, men utnytter det ikke. I steden skjer en tilfeldig og ad-hoc-basert utbygging av informasjonstjenester.

    6. Organiasjon.

    Universitetet har behov for kompetanse innenfor feltet. Det bør etableres et lite "kraftsentrum" hvor denne kompetansen finnes og hvor folk kan henvende seg med sine behov. Dette må bygges opp med et minimum av varighet i organisasjonen for å sikre kontinuitet i arbeidet. De siste årene har vi merket stor konkurranse om den kompetansen som har blitt bygget opp i ELIN-prosjektet. Begge prosjektmedarbeiderne har gått vider til godt betalte jobber utenfor Universitetet, blant annet fordi vi ikke har kunnet tilby noen varighet i arbeidsforholdet så lenge ELIN er et prosjekt som forlenges hvert år.

    Det er også et spørsmål om ikke UiB trenger et forum som kan treffe beslutninger i saker som angår dette mediet?

    Sist, men ikke minst, må det ligge en fungerende og effektiv infrastruktur (nettverk) i bunn.

    7. Hva kan UiB oppnå?

    Universitetet kan oppnå store fordeler med å satse på elektronisk informasjon. Nedenfor vil vi antyde noen eksempler på kort og lang sikt. På kort sikt;

    * Legge alle fellesressurser ut på Veven (som Forvaltningshåndboken)

    * Enhetlig presentasjon av alle enheter ved UiB på Veven

    * Legge ut alle felles maler på veven.

    * Legge ut alle skjemaer, standardformularer etc.

    * Sentral studieinformasjon (norsk og engelsk)

    * Presentasjon av Universitetet i Bergen (norsk og engelsk)

    * Informasjon til Universitetets gjester (norsk og engelsk).

    På lang sikt:

    * Etablere Veven som felles inngangsport for alle som er ved eller ønsker noe fra UiB. Betyr at Veven i størst mulig utstrekning blir vindu til alle informasjonssystemer.

    * Brukerne overtar rutineoppgaver ved å gi eller hente informasjonen selv (f.eks. rombooking).

    8. Konklusjon: Universitetet står overfor et veivalg mellom å fortsette med ad-hoc-pregede minimumsløsninger som etterhvert vil skape et mer uoversiktlig system eller å satse grundig og langsiktig på å utnytte elektroniske informasjonstjenester i arbeidet for å nå Universitetets mål.

    Asle Haukaas,

    prosjektleder

    09.05.97




    ModELIN-forprosjektet

    "Skyggesystemer" er automatiserte eller manuelle småsystemer for informasjonsbehandling som dupliserer eller overlapper med et eller flere sentrale systemer.

    Skyggesystemer er typisk uhyre enkle, og de kan dermed lages og vedlikeholdes lokalt i organisasjonen for å tilfredsstille lokale behov som ikke dekkes av de sentrale systemene. ModELIN-forprosjektet has diskutert status for skyggesystemene, og stiller seg kritisk til å ha som strategi å utrydde dem til fordel for de sentrale systemene. Antagelig bør Universitetet i stedet legge opp til en strategi hvor det legges til rette for at sentrale systemer og skyggesystemer best mulig spiller på lag.

    Andreas L. Opdahl, førsteamanuensis,

    Institutt for informasjonsvitenskap