Virksomhetsplan for ELIN-prosjektet i 1996.

versjon 1.3


Oppsummering

ELIN-prosjektet har fått tilført midler som sikrer fortsatt drift i 1996. Prosjektet vil ta utgangspunkt i det arbeidet som ble utført i 1995 og følge opp dette. Videre utvikling av de elektroniske informasjonstjenestene vil bli høyt prioritert, mens driftsoppgavene i større grad enn tidligere vil bli overført til den ansvarlige enhet.

Styringsgruppen, bestående av Info.dir, IT-dir. og Overbibliotekar, vil ha det overordnede ansvar for prosjektet også i 1996. Prosjektgruppen blir gjort litt mindre og vil bestå av 6 personer. Den daglige driften vil som tidligere bli ivaretatt av prosjektleder, prosjektmedarbeider og sivilarbeider.


Kort om ELIN-prosjektet i 1995

ELIN er et prosjekt for utvikling og drift av elektroniske informasjonstjenester ved UiB. Prosjektet ble startet opp januar 95. Første fase varte frem til 31/12-95. ELIN har tatt utgangspunkt i UiB's eksisterende informasjonsstruktur og analysert denne. Vi har sett det som viktig å støtte UiB's målsetninger og utvikle de elektroniske tjenestene til nyttige vertøy for universitetets studenter og ansatte. På dette grunnlag er det laget og satt i drift et elektronisk informasjonssystem for universitetet.

Tidlig i prosjektperioden ble det klart at det ville være en umulig oppgave å lage et ferdig system i løpet av året. Vi har derfor konsentrert oss om å lage selve grunnstrukturen i systemet og lage planer for den organisatoriske tilknytningen. Vi så det også som viktig å få gjort de mest sentrale informasjonskildene ved UiB tilgjengelig. Det elektroniske informasjonssystemet fremstår i dag som et nyttig verktøy helt på høyde med det som finnes ved de andre universitetene. Tilbakemeldingen fra brukerne våre har også bekreftet dette - den har vært entydig positiv.

Det er imidlertid også klart at det fortsatt gjenstår mye før vi kan si å ha et fullverdig produkt. Informasjonssystemet er ikke i stand til å "stå på egne ben" og mye arbeid gjenstår med videreutvikling og kompetanseoppbygging i brukermiljøene. Det synes også klart at det elektroniske informasjonssystemet vanskelig vil kunne fungere uten en form for sentralisert styring og vedlikehold. ELIN-prosjektet må derfor jobbe for å få etablert en fast ressurs som kan ivareta de overordnede driftsoppgaver for informasjonssystemet og sørge for videre utvikling. Dette blir hovedutfordringer for ELIN-prosjektet i 1996.


Utfordringer og målsetting

ELIN-prosjektet vil få store utfordringer også i 1996.

Grunnlaget til et elektronisk informasjonssystem er lagt. Nå blir det om å gjøre å få med bredden i brukermiljøene og få etablert driftsrutiner og ansvarsforhold. Dette vil ikke bli noen enkel oppgave. Selv om mange er opptatt av WWW og Internett er det langt igjen til dette er en naturlig del av hverdagen til folk flest. Den tekniske utviklingen innen elektronisk informasjonsformidling går dessuten svært raskt og vi må sørge for å videreutvikle tjenestene våre i takt med denne.

Vi setter opp følgende målsetting for ELIN-prosjektet i 1996:

Videreutvikle produktene, etablere organisatorisk tilknytning og arbeide for økt bruk av de elektroniske informasjonstjenestene ved UiB.


Forslag til delprosjekter

For å nå målsettingen vil vi etablere en rekke delprosjekter. De fleste av disse vil bli gjennomført innen ELIN-prosjektet, men vi vil også prøve å trekke inn ressurser utenfor prosjektgruppen i større grad enn tidligere. Vi vet fra arbeidet i 1995 at det også blir etablert delprosjekter underveis Denne listen er derfor foreløpig:


Fakulteter, institutter og sentraladministrasjonen

Ingen av fakultetene har hittil presentert seg i informasjonssystemet på en tilfredstillende måte. ELIN-prosjektet har satt minimumskrav til hvordan en slik presentasjon skal være. Vi vil jobbe for å få fakultetene til å akseptere dette og få dem til å bruke ressurser på å etablere tenesten og oppfylle minimumskravene. Et slik arbeid må gjøres i samarbeid med de lokale EDB-avdelingene, IT-avdelingen og UB. ELIN-prosjektet vil prioritere de fakultetene som hittil har gjort minst. Det vil i første rekke si Psykologi, Mat.Nat. og Odontologi.

Mål: Få alle fakulteter, institutter og sentraladministrasjonen presentert på www etter de krav som styleguide og retningslinjer setter for utforming og organisatorisk tilknytning.


Øke tilgjengeligheten.

Det er fortsatt mange ansatte og studenter ved UiB som ikke har tilfredstillende tilgang til det elektroniske informasjonssystemet. ELIN-prosjektet bør være en pådriver når det gjelder å få økt tilgjengeligheten av disse tjenestene. Spesielt studentene må prioriteres.

Mål: Etablere prosjekt mellom UB og IT-organet for å få utplassert terminaler på fakultetsbibliotekene.


Konsulenttjenester

ELIN vil hjelpe til med å få i gang aktivitet ute på de enkelte enhetene. Ofte er det ikke mye hjelp som trengs for å få enheten i gang. Det bør utarbeides en oppsøkende konsulenttjeneste, som i all hovedsak innebærer at vi oppsøker enheten og hjelper dem i gang. Inkludert i denne pakken bør det være dokumentasjon og programvare. Et godt samarbeide med IT-avdelingen vil være nødvendig for å nå dette målet. Skulle det oppstå problemer er det også viktig at ELIN fungerer som et kompetansesenter hvor man kan henvende seg for å få hjelp.

Mål: Kunne tilby en slik tjeneste til alle enheter som trenger det og utarbeide forslag til opplæring av studenter og ansatte.


Seminar for informasjonsansvarlige

ELIN må gjennomføre et seminar for de som skal ha ansvaret for de elektroniske informasjonstjenestene ved hver enkel enhet. Et slikt seminar må holdes i samarbeid med IT-avdelingen og UB. Seminaret bør omfatte gjennomgang av oppgaver og ansvar til de informasjonsansvarlige, tekniske tips og gjennomgang av styleguide.

Mål: Få utpekt informasjonsansvarlige ved hver enhet i løpet av året og få gitt opplæring i de plikter som følger med dette ansvaret.


Drifting av faste oppgaver

ELIN-prosjektet har påtatt seg mange faste oppgaver i løpet av året og disse vil kreve fortsatt oppfølging og drift. Vi kan nevne de viktigste oppgavene:

En annen viktig oppgave er arbeidet med å holde et overoppsyn med hva som legges ut på systemet, og komme med pålegg og anbefalinger der vi finner det nødvendig. ELIN-prosjektet må utarbeide forslag til myndighetskart over hvem som har ansvar for drift av de enkelte tjenestene i det elektroniske informasjonssystemet.

Mål: Drifte de faste oppgavene på en tilfredstillende måte og legge frem forslag til endring i myndighetskartene til UiB.


Overføring av driftsansvar

ELIN-prosjektet ser det som naturlig å overføre driftsansvar til den enhet som produserer informasjonen. Utover i -96 vil vi trappe ned slikt produksjonsarbeid og ideelt sett må alt driftsansvar være overført når prosjektet avsluttes. Dette er en oppgave som ELIN-prosjektet må prioritere svært høyt. Noen av de sentrale oppgavene er det ikke naturlig å flytte over på andre enheter. Eksempel på dette er vedlikehold av hovedsidene på www og overordnede kontroll-oppgaver. Her må prosjektet arbeide for å få satt av midler til etablering av en fast redaksjon som kan overta de sentrale forpliktelsene til ELIN-prosjektet på permanent basis. En slik redaksjon vil også ha viktige oppgaver med hensyn til kompetanseoppbygging og koordinering av utviklingsarbeid innen dette feltet.

Mål: Forslag til etablering av sentral redaksjon utarbeides.


Studentenes behov og SiB

Det er ønskelig med etableringen av tjenester i det elektroniske informasjonssystemet som ivaretar studentenes behov på en tilfredstillende måte. Dette og opplæring av studentene i bruk av systemet er en prioritert oppgave som det må finnes en løsning på. ELIN-prosjektet må samarbeide med Studentsamskipnaden, IT-avdelingen, Forsknings- og utdanningsavdelingen og fakultetene for å få satt denne utfordringen på dagsorden.

Mål: Etablere kontakt med alle de involverte partene. Et slikt arbeid er i gangsatt gjennom PAI-prosjektet. Utarbeide forslag til opplæring av alle nye studenter.


Administrasjonen ved UiB

Det bør innføres rutiner for å gjøre alle møteinnkallinger og møtereferater tilgjengelig elektronisk. Dokumenter i tilknyttning til Kollegiet er et godt eksempel. Vi må jobbe for å få etablert tekniske og administrative løsninger som gjør dette mulig på en enkel måte. ELIN må også etablere et "område for administative dokumenter" hvor felles maler, osv. gjøres tilgjengelig.

Mål: Alle innkallinger og referater fra Kollegiet samt "område for administative dokumenter" skal gjøres elektronisk tilgjengelig i 1996


Bedre strukturering av sentrale publikasjoner.

Undervisningskatalogen, studiekatalogene og andre er ofte dårlig strukturerte og følgelig lite egnet for elektronisk publisering. Rutinene for hvordan disse publikasjonene oppdateres er også ofte mangelfulle og ikke innrettet på de krav som stilles ved elektronisk publisering. Hittil har dette likevel fungert fordi vi har brukt mye manuelt arbeid ved hver utgivelse. Skal vi publisere effektivt må det ryddes opp. ELIN-prosjektet må jobbe for å få rettet opp i dette da det vil være store besparelser å hente på sikt, gjerne gjennom et samarbeid med "utvalg for arkivering" ved IT-avd.

Mål: Utarbeide beskrivelse av hvordan publikasjoner bør lages for lett å kunne oppdateres og publiseres både på trykt og elektronisk form.


SGML

UiO har hatt gode erfaringer med å bruke SGML til strukturert koding av sentrale publikasjoner. Kompetansen bør opp på dette feltet ved UiB. Brukt på hensiktsmessig måte kan SGML være et effektivt verktøy, og UiB bør utrede mulighetene for å satse på SGML. ELIN-prosjektet må se på dette og utarbeide forslag til et eget SGML-prosjekt ved UiB. Dette arbeidet er allerede igangsatt og vil bli videreført i 1996

Mål: Utarbeide forslag til et eget SGML-prosjekt ved UiB


Modellering av informasjonsstrukturen

ELIN bør kartlegge informasjonsstrukturen ved UiB og gjennomføre en systematisk modellering. En klarere forståelse av denne vil lette arbeidet med ansvarsplassering og være et viktig hjelpemiddel i det videre arbeidet. Dette delprosjektet er allerede igangsatt med Anne Asserson som ansvarlig.

Mål: Utarbeide en rapport med resultater fra dette arbeidet.


Samarbeid med de andre universitetene

ELIN må opprettholde kontakten med de andre universitetene. Vi må arbeide sammen med den gruppen som er nedsatt for å oppnå en mer helhetlig presentasjon ved universitetene på landsbasis. Det bør også samarbeides om å få samkjørt retningslinjene ved universitetene. Dette er arbeid hvor vi også kan oppnå en betydelig effektiviseringsgevinst.

Mål: Videreutvikle samarbeidet. Delta på de møter som arrangeres.



Øyvind Thomassen
ELIN-prosjektet