HMS-håndboken er under revisjon, og HMS-portalen på intranettet er møtestedet for nye nettsider og oppdatert informasjon fra den gamle HMS-håndboken.

Ansvar innen helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved Universitetet i Bergen

Helse, miljø og sikkerhet er et linjelederansvar på lik linje med økonomi-, kvalitet-, personal- og driftsansvar. Figuren nedenfor viser linjeansvaret i helse-, miljø- og sikkerhetssaker ned til instituttnivå/avdelingsnivå. Ansvarsforhold på institutt/avdelingsnivå må avklares lokalt. Ledelsen har ansvar for å etablere, vedlikeholde og utvikle det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Ledere på alle nivå har ansvar for å ivareta hensyn til helse, miljø og sikkerhet i de aktiviteter de leder. De ansatte har plikt til å følge de krav som er satt for det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet. Verneombudene er de ansattes representanter i arbeidsmiljøsaker og vil være samarbeidspartnere for ledelsen. Verneombudene har en tilsynsfunksjon. Ansvar og oppgaver som er tillagt de enkelte funksjoner vil bli beskrevet i dette kapittelet.

2 ANSVAR I LINJEN

2.1 UNIVERSITETSSTYRET

Ansvar og oppgaver for Universitetsstyret i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Fastsette overordnet mål og strategi for helse, miljø og sikkerhet ved Universitetet i Bergen.
• Drøfte universitetets helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid jevnlig, slik at det er hensiktsmessig ut fra universitetets organisasjon og aktivitet.
• Årlig gjennomgang av status vedrørende helse, miljø og sikkerhet ved Universitetet i Bergen.

2.2 REKTOR

Rektor er leder for Universitetsstyret og er ansvarlig for at de helse-, miljø- og sikkerhetsoppgaver som er tillagt Universitetsstyret blir utført. Se lov om universiteter og høyskoler § 10-1. Rektor har et overordnet ansvar for å motivere og inspirere alle ansatte og studenter ved universitetet til forpliktende og aktiv deltakelse i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet.

2.3 UNIVERSITETSDIREKTØREN

Universitetsdirektøren er universitetets administrerende direktør, og har i henhold til Lov om universiteter og høgskoler § 10-3, det daglige ansvar for universitetets administrasjon. Universitetsdirektøren har fått delegert ansvar fra Universitetsstyret til å utforme, drive og føre tilsyn med helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet ved universitetet i h.h.t. Internkontrollforskriften. Universitetets hovedverneombud samarbeider med og melder til universitetsdirektøren. Ansvar og oppgaver for universitetsdirektøren i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Legge fram for Universitetsstyret elementer i tilknytning til etablering, vedlikehold og drift av det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet som må vedtas eller avklares politisk.
• Forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner av internkontrollen av HMS. Påse at ansvarlig linjeleder følger opp merknader og korrigerende tiltak.
• Holde Universitetsstyret orientert om eventuelle avvik som ikke kan løses administrativt eller som det vil ha betydelige budsjettmessige konsekvenser å få rettet opp.
• Påse at nødvendige administrative ressurser er tilgjengelige for å delegere ansvar og arbeidsoppgaver, eventuelt gjennom stillings- og arbeidsinstrukser innenfor det samlede administrative apparatet.

2.4 FAKULTETSSTYRET

Ansvar og oppgaver for fakultetsstyret i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Vedta delmål og strategier for fakultetets helse-, miljø- og sikkerhetsvirksomhet i h.h.t. de overordnede rammer og mål som Universitetsstyret og universitetsdirektøren har gitt for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon, for å oppfylle myndighetenes krav og egne mål innenfor fakultetets ansvarsområde.
• Årlig evaluere helse-, miljø- og sikkerhetstilstanden ved fakultetet i forhold til myndighetenes krav og egne mål basert på rapporter fra grunnenhetene.

2.5 DEKANUS

Ansvar og oppgaver for dekanus i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• På vegne av fakultetsstyret føre tilsyn med fakultetets helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at saker innen helse-, miljø- og sikkerhetsområdet som trenger en politisk avklaring blir fremlagt for styret uten unødvendig opphold.
• I samarbeid med fakultetsdirektøren sørge for at fakultetet følger opp egne mål, overordnede mål og myndighetskrav innen helse, miljø og sikkerhet.
• Dekanus har et overordnet ansvar for å holde motivasjon og engasjement oppe for det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet blant ansatte i den faglige organisasjon og blant studentene. (Se Forskrift for fakultetsorganene ved UiB § 5)

• I samarbeid med dekanus sørge for at fakultetet følger opp egne mål, overordnede mål og myndighetskrav innen helse, miljø og sikkerhet.
• Se til at instituttene/sentrene arbeider systematisk med helse, miljø og sikkerhet.
• Koordinere helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid mellom instituttene/sentrene.
• Følge opp innrapportert status for helse, miljø og sikkerhet fra instituttene/sentrene.
• Utarbeide en samlet helse-, miljø- og sikkerhetstatus for fakultetet som skal legges frem for fakultetsstyret.
• Lede fakultetssekretariatet og forestå lederoppgaver som fremgår av punkt 2.8.

2.7 INSTITUTTSTYRET ELLER INSTITUTTRÅDET

Institutter med tilsatt instituttleder har instituttråd. Institutter med valgt instituttstyrer har instituttstyre.

Ansvar og oppgaver for instituttrådet i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Gi råd relatert til status for arbeid med helse, miljø og sikkerhet, inkl. innspill til årsrapport for lokalt HMS-arbeid.
• Behandle og gi råd knyttet til instituttets prioriteringer og strategier for helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid.
• Rådet skal ikke gå inn i saker relatert til enkeltpersoner.
  

Ansvar og oppgaver for instituttstyret i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Vedta delmål og strategier for instituttets helse-, miljø- og sikkerhetsvirksomhet i h.h.t. de overordnede rammer og mål som Universitetsstyret, universitetsdirektøren og fakultetsstyret har gitt for virksomhetens helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter.
• Sørge for at nødvendige midler blir stilt til disposisjon for å oppfylle myndighetenes krav og egne mål innenfor instituttets ansvarsområde.
• Årlig evaluere helse-, miljø- og sikkerhetstilstand ved instituttet i forhold til myndighetenes krav og egne målsetninger basert på en samlet rapport fra grunnenheten.

2.8 INSTITUTTSTYREREN/INSTITUTTLEDEREN/AVDELINGSLEDEREN

Ved institutter med valgt styrer er instituttstyret instituttets øverste organ. Instituttstyrer er styrets leder og opptrer på vegne av styret. Ved institutter med tilsatt instituttleder opptrer instituttrådet som rådgivende organ for leder.

Instituttstyreren/instituttlederen/avdelingslederen er ansvarlig for lokal tilpasning av Universitetet i Bergen sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet, og gjennomføring av de lokale aktivitetene ved instituttet/avdelingen (se kap. 3 og Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Se forskrift med veiledning og kommentarer under www.arbeidstilsynet.no.

Ansvar og oppgaver for instituttstyreren (på vegne av instituttstyret)/instituttlederen/avdelingslederen i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet:

• Beskrive hvem som er tillagt/delegert oppgaver innen det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet og hvordan den lokale rapportering skal foregå.
• Utarbeide lokale mål tilpasset universitetet sine mål for helse, miljø og sikkerhet.
• Arbeide systematisk med å tilegne seg informasjon om status for psykososialt, organisatorisk og fysisk/kjemisk arbeidsmiljø.
• Utarbeide handlingsplan for å nå fastsatte mål.
• Iverksette nødvendige tiltak for å drive en kontinuerlig forbedringsprosess innen helse, miljø og sikkerhet.
• Legge tilrette for medvirkning fra sine medarbeidere i helse-, miljø- og sikkerhetsaktiviteter/tiltak på instituttet/avdelingen.
• Foreta en gjennomgang (revisjon) av enhetens interne HMS-arbeid for å se om rutinene fungerer etter intensjonene. (ref. HMS-håndboken kap. 5.9)
• Dokumentere egen helse-, miljø- og sikkerhetsaktivitet og årlig rapportere helse-, miljø- og sikkerhetsstatus til nivået over. (ref. figur for Ansvar i linjen).
• Rapportere saker som ikke kan løses på instituttnivå til nivået over (ref. figur for Ansvar i linjen og HMS-håndboken kap. 5.1).

2.9 KONTORSJEF

Kontorsjefen vil, i egenskap av daglig, administrativ leder, ha en sentral rolle i det lokale helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. De oppgaver kontorsjefen får delegert må beskrives. Fullstendig fordeling av ansvar og oppgaver mellom kontorsjef og instituttstyrer/-leder/avdelingsleder må avklares på institutt/avdelingsnivå.

2.10 MELLOMLEDER/ARBEIDSLEDER/PROSJEKTLEDER

Mellomleder/arbeidsleder er en person som organisatorisk er en foresatt med rett og plikt til å gi tjenestelig pålegg til en undergitt, men som ikke har anvisningsmyndighet. Dette er f.eks. vitenskapelig tilsatte som leder prosjekt eller teknisk-, administrativt-, bibliotekspersonale o.a. som har varige lederoppgaver.

De har følgende oppgaver:

• Påta seg lederansvar for helse, miljø og sikkerhet i den aktiviteten han/hun leder.
• Vurdere konsekvens for arbeidsmiljøet av de aktiviteter som blir utført.
• Holde seg orientert om helse-, miljø- og sikkerhetssituasjonen og treffe nødvendige tiltak.(Ref. AML § 2-3.3)

Arbeidstaker i forhold til det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet, er en person som har plikt til å etterkomme administrative pålegg gitt av en administrativt foresatt. Dette er varig eller midlertidig tilsatte i vitenskapelig-, teknisk- eller administrative stillinger ved universitetet. Ved opphold på universitetets eiendom og under feltarbeider m.v. har også eksternt lønnet personale og studenter, etter forskrift om internkontroll, tilsvarende plikt som arbeidstakere.

Alle arbeidstakere ved Universitet i Bergen plikter å sette seg inn i det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet. Den enkelte arbeidstaker plikter også å følge de bestemmelser som fremgår av systemet. Enhver som er tilsatt ved universitetet kan av sin administrativt foresatte pålegges plikter i forbindelse med utvikling og drift av det systematiske arbeidet med helse, miljø og sikkerhet, innen sitt arbeidsområde ved institusjonen. Slik plikt kan ikke pålegges verneombud. Et institutt kan således legge opp sitt systematiske arbeide med helse, miljø og sikkerhet slik at navngitte medarbeidere har konkrete plikter i bestemte rom eller ved bestemt virksomhet. En slik plikt utføres da på vegne av den lederen som har ansvaret, og som også skal undertegne dokumentasjonen. Dersom det oppdages forhold på arbeidsplassen som ikke er i samsvar med de retningslinjer som kommer til uttrykk i det systematiske arbeide med helse, miljø og sikkerhet, skal dette så snart som mulig meldes til lederen ved instituttet/avdelingen.

Det forutsettes av alle:

• at det vises ansvar for egen og andres sikkerhet,
• at man tar initiativ og er en pådriver i helse,- miljø-, og sikkerhetsarbeidet på eget arbeidsområde, og
• at man holder seg orientert om arbeidsmiljøsituasjonen på egen arbeidsplass.

3.1 UNIVERSITETETS HOVEDVERNEOMBUD (UHVO)

UHVO er valgt blandt de ti hovedverneombudene og har ansvar for å koordinere hovedverneombudene sine aktiviteter. UHVO er fristilt 50% av sin arbeidstid til arbeid som UHVO. UHVO er observatør i AMU, og representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det sentrale systemet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet ved universitetet. UHVO samarbeider med og melder til Universitetsdirektøren.

3.2 HOVEDVERNEOMBUD (HVO)

Det er ti hovedverneombud ved Universitetet i Bergen. Disse har ansvar for å samordne verneombudenes virksomhet i sitt område. HVO representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av internkontrollsystemet som blir administert fra fakultetsnivå. Se forøvrig Arbeidsmiljøloven kapittel 6..

De ti hovedverneområdene er som følger:

1. Det historisk filosofiske fakultet
2. Det matematisk-naturvitenskapelige fakultet
3. Det medisinske fakultet
4. Det odontologiske fakultet
5. Det samfunnsvitenskapelige fakultet
6. Det juridiske fakultet
7. Det psykologiske fakultet
8. Universitetets administrasjonen
9. Universitetsbiblioteket
10. Bergen Museum

3.3 VERNEOMBUD (VO)

Det er valgt verneombud slik at virksomheten ved hvert institutt og avdeling er dekket. Verneombudet skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudet skal se til at virksomheten er innrettet og vedlikeholdt, og at arbeidet blir utført på en slik måte at hensynet til arbeidstakernes sikkerhet, helse og velferd er ivaretatt i samsvar med bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven. Se for øvrig Arbeidsmiljøloven, kapittel 6.

Verneombudet representerer arbeidstakerne i arbeidet med etablering og vedlikehold av det lokale internkontrollsystemet for instituttet/avdelingen. Verneombudet og leder ved instituttet/ avdelingen skal samarbeide ved gjennomføring av de praktiske aktivitetene ved avdeling/institutt (se også kap. 3.3 og 3.4).

3.4 ARBEIDSMILJØUTVALGET

AMU sine oppgaver er gitt i Arbeidsmiljøloven kapittel 7. Arbeidsmiljøutvalget trekker opp hovedretningslinjene for de satsingsområdene som til en hver tid gjelder for arbeidsmiljø- og sikkerhetsarbeidet ved universitetet. Arbeidstakerne og arbeidsgiver har hver fire medlemmer med personlige varamedlemmer. Arbeidstakerne representeres av Akademikerne, Parat, NTL og Forskerforbundet. Universitetets hovedverneombud, bedriftslegen og bedriftssykepleier møter fast som observatører. Studentrådet oppnevner en observatør m/vararepresentant.

AMU har følgende underutvalg :

• AKAN-utvalget
• Attføringsutvalget

4 STØTTEFUNKSJONER INNEN HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

4.1 BEDRIFTSHELSETJENESTEN (BHT)

Bedriftshelsetjensten (BHT) er UiBs fagavdeling i krysningspunktet mellom helse og arbeidsmiljø. Avdelingen disponerer kompetanse knyttet til helsefag, yrkeshygiene og utarbeidelse av metoder for systematisk innsats rettet mot eget arbeidsmiljø. Avdelingens viktigste oppgave er å bidra til at det ikke oppstår helseplager, skader eller sykdom forårsaket av arbeidsmiljøet. BHT bistår også ved arbeidsrelatert skade/sykdom og dersom andre helseplager krever tilpasninger på arbeidsstedet.

Avdelingen har en fri og uavhengig rolle i arbeidsmiljøspørsmål. Alle arbeidstakere og representanter for arbeidsgiver på alle nivå kan bruke avdelingen. Ved spørsmål relatert til egen helse eller andre forhold av personlig karakter kan den enkelte ta direkte kontakt med BHT. For øvrig skal leder som hovedregel orienteres og evt. formidle kontakt med BHT. BHT har i utgangspunktet taushetsplikt, og fullmakt fra arbeidstaker er da en forutsetning for at informasjon innhentet av BHT kan brukes til å løse saker. Arbeidstakere som blir innkalt på oppfordring fra arbeidsgiver (misbruk av rusmidler, psykiske problemer, sikkerhetsrisiko …) skal informeres om grunnlaget og rammer for videre tiltak.

BHTs bidrag til et godt arbeidsmiljø er basert på råd og praktisk hjelp; ansvaret for at nødvendige tiltak blir gjennomført ligger hos arbeidsgiver.

For nærmere omtale av BHTs tjenestetilbud henvises til Intranett, under Tjenester.

4.2 EIENDOMSAVDELINGEN (EIA)

EIA er en stabsavdeling. Avdelingen skal gjennom planlegging og daglig forvaltning sikre at Universitetet i Bergen og tilsluttede virksomheters behov for arealer, bygninger, bygningsteknisk infrastruktur og drift av denne blir oppfylt. Eiendomsavdelingen har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av universitetets samlede bygningsmasse. Avdelingen er også ansvarlig for planlegging og gjennomføring av nye byggeprosjekt og drift og renhold av bygningene. I tillegg kommer ansvar for post-, transport- og materiell-funksjonen.

I Regelsamling del 9 omtales retningslinjer vedr. drifts- og eiendomsforvaltning.

EIA samarbeider med Bedriftshelsetjenesten om ivaretagelse av helse, miljø og sikkerhet ved byggeprosjekter, drift og vedlikehold av bygningsmassen.

Kontor for drift:
Kontor for drift skal planlegge og forestå løpende drift og nærmere definert vedlikehold av bygninger og utomhusarealer, samt løpende drift, vedlikehold og fornyelse av tekniske installasjoner for å skape best mulig fysisk arbeidsmiljø.

Oppgaver som har spesiell betydning for helse, miljø og sikkerhet:

• Tilsyn og drift av tekniske installasjoner som lys, luft, vann, varme/kjøl, orden, strøm, sikkerhet/brann
• Inneklima.
• Byggrenhold
• Internt brannvern
• Avfallshåndtering

Ved behov for hjelp og veiledning i oppgaver som har med driftsforhold rettes henvendelse til Driftsleder i det aktuelle området.

Kontor for ombygging og vedlikehold:
Kontor for ombygging og vedlikehold skal planlegge og ha det prosjekt-administrative ansvaret ved modernisering, ombygging, rehabilitering og utbedring av bygninger, utearealer og tekniske installasjoner, nærmere definert vedlikehold av bygninger, samt være teknisk koordinator når Statsbygg eller andre er prosjektleder/byggherre. Kontoret er óg ansvarlig for planlegging av inventar og utstyr i UiB sine bygg.

Oppgaver som har spesiell betydning for helse, miljø og sikkerhet:

• Ansvar for planlegging og gjennomføring av utbygging, ombygging og større planlagte vedlikeholdsoppgaver.

4.3 PERSONAL- OG ØKONOMIAVDELINGEN (PØA)

PØA fungerer som rådgiver og gir bistand til ledere og ansatte i forbindelse med personalkonflikter. Avdelingen gir også veiledning i bruk av medarbeidersamtaler.

Ved sykefravær og bedriftsintern attføring ivaretar PØA en del sentrale administrative oppgaver, samt gir råd og veiledning om behandling av slike saker ved institutt og fakultet.

UiBs interne opplæring innen helse, miljø og sikkerhet, herunder den faste verneombudopplæringen, gjennomføres av PØA i samarbeid med Bedriftshelsetjenesten. PØA er også sekretariat for AMU og ved valg av verneombud.

PØA har tilsynsansvar og gir retningslinjer for universitetets innkjøpsvirksomhet, og samarbeider med Bedriftshelsetjenesten ved utarbeiding av anbefalinger om helse-, miljø- og sikkerhetskrav til ulike typer varer og utstyr.

For nærmere opplysninger vises til informasjon på Intranett under UiB-enheter.

4.4 UNIVERSITETSDIREKTØREN/KOLLEGIESEKRETARIATET

Universitetsdirektøren/Kollegiesekretariatet er ansvarlig for å forberede, gjennomføre og rapportere interne revisjoner (herunder revisjon av universitetet sitt systematiske arbeid med helse, miljø og sikkerhet). Kollegiesekretariatet koordinerer tilsynet og følger opp at dette skjer på en tilfredsstillende måte. (ref. Regelsamling del 5.5.1 og HMS-håndboken kap. 5.9)

4.5 ANDRE AKTØRER

Tjenestemannsorganisasjonene
Tjenestemannsorganisasjonene bistår sine medlemmer i saker som gjelder lønns- og arbeidsvilkår og vil gir råd og hjelp i alle forhold som knytter seg til arbeidssituasjonen. De hovedtillitsvalgte ved UiB kommer fra Parat, Akademikerne, Forskerforbundet og NTL.
 

Referanser:
Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften)
Regelsamling for Universitetet i Bergen

Nærmere opplysninger: Bedriftshelsetjenesten

Vedlegg:
Hovedverneombud og verneombud
Medlemmer i Arbeidsmiljøutvalget

Utarbeidet av: Olav Vindedal
Godkjent av: Kåre Rommetveit
Dato: 26.10.01
Erstatter: 01.08.97