Alternativ programvare og standard filformat
Alternativ programvare ved UiB
Vedlegg: Ordforklaringar/forkortingar
Gruppa: medlemer og mandat
Arbeidsgruppe framsett etter IT-forum
4. oktober 2001
Oppdragsgjevar: IT-direktør Tor Bu
Deltakarar:
- Jan Berger Henriksen, Institutt for Informatikk
- Bjørn Tore Sund, Matematisk Institutt
- Arne, Solli, Historisk Institutt
- Jostein Mork, IT-avdelingen (leiar/sekretær)
Arbeidsgruppa sitt mandat:
1) Kome fram til ei løysing for tilgjengeleggjering av alternativ programvare.
2) Kome med forslag til standard filformat ved UiB.
Tilgjengeleggjering av alternativ programvare
Kvifor?
I denne delen av oppgåva er det på sin plass å klargjere kva som er meint med "alternativ programvare". Dette må ein sjå i lys av situasjonen idag og grunnlaget for at initiativet har kome no. Enkelte store programvareselskap har hatt og har svært store delar av marknaden. Det er ingen tvil om at programvare frå Microsoft har hatt og har den klart største brukarmassen både ved UiB og elles på noko som alle brukarar har: operativsystem og kontorstøtteprogramvare. Dei har hatt ei tilnærma monopolstilling på store område. Det er fleire grunnar til at UiB har ynskje om å avgrense avhengigheita av Microsoft og andre store selskap:
- Ynskjet om å vere uavhengig og kunne velge etter behov, som kanskje er ekstra sterkt i forskingsmiljø. Dette heng også ihop med eit politisk ynskje om å unngå at for stor makt havnar i eitt selskap.
- Det har vore eit problem at filer frå ein programvare ikkje er tilgjengeleg for andre med anna programvare, eller til og med same programvaren i ein annan versjon.
- Universitetet brukar kvart år store summar og mange arbeidstimar på kjøp av og administrasjon av programvarelisensar.
- Microsoft har starta ein meir offensiv prispolitikk, der rimelegare oppgraderingar ikkje lenger blir mogleg.
- Tryggleiksmessig er epostprogramvaren og nettlesaren frå Microsoft dei som utan samanlikning er mest utsette, først og fremst for virusangrep.
Korleis?
Det er hovedsakleg to måtar programvare kan tilgjengeleggjerast:
- CD-rom
- nedlasting via nett
Dernest er det fleire måtar å tilgjengeleggjere via CD-rom
eller via nett.
CD-rom kan evt. brennast og distribuerast av IT-avdelinga til studentar og tilsette etter ynskje/behov, eller det kan lagast ein "image" som brukarane eller lokale IT-ansvarlege kan brenne. Dette er eit spørsmål om kostnder i form av kroner (CD-ar og utstyr) og arbeid (brenning, distribusjon/kontroll og vedlikehald av utstyr).
Tilgjengeleggjering av programvare via nett kan også skje på
fleire måtar, der alternativa slik vi ser dei er:
- utlegging av peikarar på ei vevside til eksterne og eksisterande
nedlastingsstader
- programvaren kan lastast ned og tilgjengeleggjerast på vev (http)
- utlegging på ein ftp-server, men med peikarar på vevside(r)
Uansett framgangsmåte, må det følgjast av tilstrekkeleg
rettleiing på vev.
Vi har allereie eit distribusjonssystem med utlån av CD-ar for lisensiert programvare frå IT-avdelinga via lokale IT-ansvarlege og programvarekontaktar som installerer hos sluttbrukarar. Slik programvare blir også dels lagt på server der dei ovanfor nemnde har tilgang til å installere frå. Ein del programvare som UiB har site-lisens på, blir lagt på vevserver for nedlasting, der ein kun får tilgang om ein er tilknytta UiB sitt nett. Ein del programvare og linux-distribusjonar er også tilgjengeleg på ftp-serverar. Det er her naturleg å sjå kva andre universitet har gjort, og kva erfaringar dei har med dette. Andre norske universitet har erfaring med distribusjon av CD-ar.
Ein del, spesielt studentar, ville finne det enklare å få tilgang til ein CD enn å laste det ned frå vev. Det er ikkje alle som har tilgang til ei datamaskin med internett-tilgang, og ved store nedlastingar kan dette ta lang tid og koste ein god del. Ei ordning med CD-distribusjon vil koste både tid og pengar. Det vil også vere usemje om kva ein skal ta med på ein slik standard-CD. Gjennomsnittsbandbreidda aukar stadig og gjer det til ein lågare terskel å laste ned over Internet. Med mange og til dels store program ville det kunne bli for liten plass på ein CD. Eit problem kan vere bestemme kva versjon som til ei kvar tid skal ligge på CD. Må det vere siste versjon eller det same som ligg tilgjengeleg på vev? Kor ofte skal ein endre innhaldet på CD-en? Så er det spørsmål om korleis dette skulle organiserast: Skal ein pålegge lokale IT-ansvarlege å sørge for tilgjengeleg CD-brennar? Kven skal betale? Det største problemet er nok likevel truleg rettigheitsproblematikken: Ein del programvare vil ikkje lovleg kunne brennast og distribuerast via CD.Ein del programvare har IT-avdelinga tilgjengeleg på CD frå før, noko som kan vere argument både for og imot å starte arbeid med dette. Ved distribusjon via vev vil ein lett kunne bytte ut kvar programvarepakke, og endre informasjon om installasjon og liknande. Ein kan legge noko programvare på UiB sine serverar og lage kopligar mot andre vevsider for annan programvare. Ein vil også lett kunne gjere informasjon tilgjengeleg, som produsenten sine vevsider, kontaktpersonar, m.m.. Eit av argumenta mot nedlasting via vev har vore bandbreidde, noko som blir eit stadig mindre problem for stadig fleire.
Kva?
For å velge kva som skal tilgjengeleggjerast for studentar og tilsette
ved UiB av alternativ programvare og operativsystem er det viktig å
ta utgangspunkt i kva brukarane har bruk for, kva som idag er tilgjengeleg,
og kva som finst ellers. Det er også viktig å vurdere kostnadane
og kvaliteten til dei eksisterande løysingane og det same for alternative
løysingar. Vi bør ta stilling til om UiB skal gi føringar
for kva som skal brukast, eller om det skal vere opp til ein kvar å
finne ut. For nokre typar programvare er det klart at det er aktuelt å
tilgjengeleggjere alternativ. Her er ein del programvaretypar og alternative
(fortrinnsvis gratis) valg:
- kontorstøtteprogramvare: Utanom MS Office og Corel WP Office:
StarOffice, OpenOffice...
- nettlesar: Utanom MS Internet Explorer og Netscape: Opera, Mozilla
- epostlesar: Utanom MS Outlook og Eudora: ?? (diverse)
- kalendarsystem: Utanom MS Exchange (truleg drifta av IT-avdelinga i
framtida) med Outlook-klient og Netscape (drift av IT-avdelinga no) med
Netscape-klient: vevklient til server som blir drifta av IT-avdelinga
- grafikkprogramvare: Utanom MS, Adobe, Corel, Macromedia: ?? (diverse)
- osv.
Konklusjon
Omsyn til kompatibilitet og at ein skal kunne opne dokument også seinare har vore avgjerande for våre konklusjonar. Vi meiner at ein generelt bør nytte så "enkle" format som mogleg når dokument skal lesast av mange, anten det gjeld på vevsider, i epost eller anna bruk.
Om kun rein tekst er nødvendig, tilrår vi bruk av TXT-formatet, til dømes i epost. For meir kompliserte dokument tilrår vi bruk av HTML eller PDF. Ved bruk av HTML bør kodenvere skriven for hand eller generert i programvare som lagar HTML-kode som er problemfri å lese også for andre program som kan lese HTML. Formatet PDF kan vere tjenleg å bruke for dokument som ikkje eller i liten grad skal endrast av andre, som t.d. skjema, reglement og avtalar, og der det er viktig at dokument under utskrift er mest mogleg identiske med originaldokumentet. Eit format som det foreløpig er vanskeleg å tilrå for dei fleste brukarar er XML, men dette vil truleg endre seg i løpet av kort tid. Ved konvertering av dokument (spesielt til PDF) er det viktig at ein tek vare på originaldokumentet.
Forslag til standard filformat for UiB
Filformat det er aktuelt å standardisere på, er først og fremst dokument med tekst og grafikk, då det i hovedsak er der vi meiner behovet er. Format for lyd-, bilde-, video-format m.m. kjem vi ikkje til å ta stilling til. Andre bør evt. ta stilling til om det også er behov for dette. Vi meiner det er natuleg å gi ei slik oppgåve til dei som brukar desse formata i størst grad, og har mest erfaring med dette.
Det er klart at det blir skrivne mange ulike dokument med ulike formål ved UiB. Vår anbefaling kan sjølvsagt ikkje gjelde alle dokument som blir skrivne ved UiB. Det vi må konsentrere oss om, er dokument som skal arkiverast, og dokument som skal distribuerast. Vi må her hugse på at det ofte kan vere mottakarar som kan ha anna operativsystem og anna programvare enn avsendaren.
Det kan vere praktisk å dele dokument for elektronisk informasjon inn i to hovudgrupper:
- dokument som kun skal kunne lesast av andre, og
- dokument som også skal kunne endrast av andre.
Vi meiner det først og fremst er fem format som er aktuelle.
DOC-formatet som har vore formatet til MS Word i mange år er det eine aktuelle tekstformatet. Dette er de facto standard for dei fleste brukarar, og er det er i bruk adminstrative system ved UiB som lagar rapportar i dette formatet. Ei ulempe med dette filformatet er at det er MS-proprietært og at ein erfaringsmessig ikkje har vore sikker på å kunne opne dokumentet med ein seinare versjon av programvaren. Ikkje alle har MS Word, og eit mål med arbeidet til gruppa er å ikkje gjere seg for avhengig av ein kommersiell leverandør.
RTF-formatet er eit alternativ til doc-formatet. Dette er eit enklare format: det inneheld mindre formateringar og tek ikkje med seg grafikk. Dette kan vere enklare å få opna, og kan lagast av bl.a. MS Word, WordPerfect, StarOffice, LaTex og fleire. Eit problem kan vere at eit rtf-dokument ikkje treng å sjå heilt likt ut i andre program. Det viser seg også at programvare som kan opne rtf-dokument stort sett også kan opne doc-filer.
HTML er åpent, men kan ha høgare terskel for å editere, og har ikkje alle funskjonalitetar/moglegheiter som .doc. MS Word 97 (som fortsatt er standard for mange brukerar ved UiB) kan lagre doc-filer i HTML-format. Elles er det moglegheiter for å inkludere grafikk, og koplingar til andre dokument. Ein bør også ha tilgang til ein vevserver for å distribuere HTML med grafikk og/eller relative hyperkoplingar. Eit problem med HTML kan vere at ulike leserar ikkje brukar same versjonen. Til dømes lagar MS Word ein HTML-kode med eigne tilpassingar. Somme vevsider let seg ikkje opne i alle nettleserar, men berre til dømes i MS Internet Explorer. Dette gjeld helst meir kompliserte vevsider som ikkje brukar (berre/standard) HTML.
PDF er Adobe-proprietært og på Windows- og Mac-plattformene treng ein Adobe Acrobat (Destiller) for å lage eller editere dokument i dette formatet. For Unix finst det gratis alternativ for å lage PDF-dokument, men ein får ikkje heilt dei same moglegheitene som Adobe Acrobat (f.eks. skjema for elektronisk utfylling), men dokumenta kan vere meir versjonskompatible. PDF-formatet kan lagast av dokument i andre format og er portabelt i den forstand at det skal sjå likt ut for ulike brukarar. PDF-dokument kan låsast eller gjevast tilgang for (mindre) endringar eller kommentarar. PDF-dokument kan lesast på alle plattformer av alle som har gratisprogrammet Acrobat Reader, eller ein plug-in i nettlesaren. PDF-dokument eignar seg godt for skjema, brukarrettleiingar og annan dokumentasjon, men bør ikkje vere eit format alle skal kunne lage.
XML er eit format som ikkje er så ulikt HTML. Den største fordelen med XML er at ein kan tilpasse kodinga av teksten etter eige behov. Dette gjer at ein treng kjennskap til kva koding som er brukt for å få dokumentet til så sjå ut slik det er meint. Ein viktig skilnad frå HTML er også at ein kan kode tekst etter innhald, og ikkje berre etter utsjånad. Dette formatet har lenge vore sett på som framtida, men har likevel enno ikkje fått like stor utbreiing som HTML hjå dei fleste brukarar. Terskelen for bruk av XML er også noko høgare enn for bruk av HTML. Med god tilrettelegging, kan dette likevel vere eit format som kan vere aktuelt å standardisere på.
Vi kan anbefale alle desse formata vurdert etter visse kriterium:
Kven er mottakar?
Skal dokumentet arvkiverast?
Trengst det grafikk i dokumentet?
Korleis skal dokumentet tilgjengeleggjerast?
Skal dokumentet kunne endrast av andre, i så fall av kven?
Gruppa meiner at formata HTML og PDF er ynskjelege for dokument som i utgangspunktet er meint for lesing og ikkje redigering av mottakaren. PDF-formatet er spesielt eigna for dokument der mottakaren vanskeleg skal kunne endre dokumentet. Det eignar seg også godt til skjema, fordi ein også kan legge inn felt som kan fyllast inn online, for så å skrive det ut. XML ser vi på som eit dokument med potensiale, men vi ser ikkje at det er nok innarbeidd til at vi kan satse på det enno. Eit anna argument mot å velge XML som standard, er at Microsoft også her ser ut til å bruke dette på ein måte som gjer at ein kan måtte trenge Microsoft sin programvare for å lese det. Eit viktig moment med valg av standard filformat er at det skal vere ope, slik at alle skal kune lese det.
Vi har testa eit par verktøy for å konvertere dokument frå doc-format til XML. Dei verktøya vi fann kostar ein del pengar og fungerte, etter det vi fann ut, ikkje heilt som dei skulle. Det er også store avgrensingar i form av operativsystem og programvare ein treng. Vi vil difor ikkje kunne tilrå at folk skaffar seg desse for å konvertere dokument til XML-format.
Microsoft Office XP og StarOffice kan lagre dokument i XML-format (standard format for StarOffice/OpenOffice). Eit minus med XML er at det trengs ein DTD (ikkje ein kva for ein som helst DTD, men den rette) for å lese dokumentet. Det kan tenkast å bli eit problem å få tak i den rette DTD-en. Men det kan vise seg at XML er eit godt format som ein i framtida bør satse på. ELINE har valt dette som eit standard-format.
PDF er eit format som er praktisk for dokument som kun skal kunne lesast av mottakar, eller evt. fyllast inn data i tabellar. Enkelte problem på unix-maskiner med å skrive ut PDF-dokument frå Acrobat 5.0 håpar vi er forbigåande. Uansett bør ein ved konvertering også ta vare på originaldokumentet, først og fremst til PDF-format, men også andre format som HTML og XML.
I Word 97 kan ein velge å lagre dokument som HTML. Den HTML-koden som då vert laga, er ein noko spesiell HTML-kode, som ikkje fungerer like godt i alle andre applikasjonar. I Word 2000 kan ein ikkje lagre som HTML, men som vevside, noko som tyder at andre element også kan inkluderast, som CSS (Cascading Style Sheet). Konvertering i Word er altså ikkje eintydig eller problemfri, og ikkje versjonsuavhengig. HTML-fomatet er også kome i fleire versjonar, men er ein open standard der innhaldet likevel vil kunne lesast.
Som ein generell regel kan ein seie at for dokument som skal kunne lesast av mange, bør ein velge enklast mogleg format. For epost tilrår vi at ein brukar rein tekst utan formateringar, og ikkje HTML eller andre format. Dokument som krev grafikk og formateringar bør helst leggast på vev eller anna felles tilgjengeleg område på server. Om ikkje så mange skal ha dokumentet, kan ein sende det som vedlegg til epost. Vev-sider ved UiB meiner vi bør lagast slik at dei kan lesast av vanlege nettleserar (både standard og alternative), og utan at ein treng plug-ins som ikkje føl med standard-installasjonar, eller spesiell konfigurasjon av nettlesaren.
Konklusjon
Gruppa vil gjere alternativ "gratis" programvare tilgjengeleg via ei vevside. For ein del programvare vil vi legge ut linkar til ei offisiell vevside for nedlasting av programvaren. Noko programvare vil kunne bli lasta ned til server ved UiB slik at brukarane kan hente den derifrå. Vi meiner det er fornuftig å bruke begge desse måtane fordi noko programvare krev at ein registrerer seg ved nedlasting, og i tillegg kan ein då velge kva ein vil laste ned (operativsystem, språk, versjon, m.m.). Nokre nedlastingar vil vere så store at det er eit argument å spare bandbreidde ved å legge dei lokalt. Dessutan vil noko programvare kunne tilpassast UiB-brukarar. Tilråing om valg av versjon kan vere aktuelt for begge framgangsmåtane. Vi vil organisere vevsida etter type programvare/operativsystem, og også informere kort om kvar nedlasting: - installasjon, bruksområde og/eller eventuelt anna etter behov. Det skal vere mogleg å kome med forslag til endringar som kva programvare som skal tilgjengeleggjeras og installasjons- og brukarrettleiing.
Vedlegg
Ordforklaringar/forkortingar
| TXT | TXT er eit format for rein tekst, utan tekstformateringar. |
| DOC | DOC (Document format) er Microsoft sitt proprietære format. Ulike versjonar av Word har ulike versjonar av DOC-formatet. |
| RTF | Rich Text Format er eit Microsoft-proprietært format som er enklare enn DOC, men meir avansert enn TXT. |
| Portable Document Format kan lagast i Windows og Mac med det lisensierte programmet Adobe Acrobat. På UNIX finst det gratis alternativ. PDF-dokument kan lagast av andre format og blir identiske av utsjånad i forhold til originalen, men er ikkje eigna for særleg endring. PDF kan lesast i gratis-programmet Adobe Acrobat Reader eller ein Acrobat Reader-plugin til ein nettlesar. | |
| HTML | Hypertext Markup Language er ein open standard for tekstkoding laga for www, med moglegheit for tekst, grafikk, hyperkoplingar, m.m. HTML er utsjånadsorientert. |
| CSS | Cascading Style Sheet er ein standard som utvider moglegheita for formatering av html-sider. CSS-definisjonar kan leggast inne i eit HTML-dokument eller i eit eige dokument referert til frå HTML-dokumentet. |
| XML | Extensible Markup Language er ein open standard bygd på HTML, men som kan vere både utsjånads-og innhaldsorientert. Ein kan bruke ulike DTD-ar, og XML er difor meir fleksibelt enn HTML. Andre slike standarder er XSL (Extensible Stylesheet Language), XHTML (format som kan lesast både som XML og HTML), SGML (Standard Generalized Markup Language) |
| DTD | Ein DTD (Document Type Definition) er eit tilleggsdokument til XML-dokument, som definerer kodinga i XML-dokumentet. Det finst mange DTD-ar, og ein kan fritt lage sine eigne. |
| "Gratis programvare" | Programvare ein slepp å kjøpe lisens for å bruke, kan kallast "gratis" programvare. Noko programvare kan betalast med reklame i vindauget når programvaren er i bruk. Det er i beste fall "diskutabelt" om dette kan kallast gratis programvare. Kostnader i form av brukarstøtte, opplæring og ting som ikkje fungerer som ein er van med kjem sjølvsagt utanom uansett om ein betalar for lisensen eller ikkje. |
| "Fri programvare" | Fri programvare er programvare som fritt kan brukast, studerast og tilpassast eller vidareutviklast og distribuerast, men berre som fri programvare. Ein kan ta betalt for distribusjon, men programvaren må fortsat vere fri. "Free software" har altså ikkje med pris å gjere. Kjeldekoden føl oftast med. |
