Regler for bruk av elektronisk post (e-post) i saksbehandling ved Universitetet i Bergen
(Rundskriv fra Universitetsdirektøren)
1. Arkivverdig og arkivuverdig e-post
2. E-postmottak
3. Adressering av e-post
4. Postbehandling
5. Arkiveksemplaret av e-post
6. Avsenders e-postadresse
7. Utsending av e-post
8. Utsending av dokumenter og større vedlegg til mange mottakere
9. Hvilke dokumenter kan sendes via e-post?
10. Lokale rutiner
1. Arkivverdig og arkivuverdig e-post
Disse reglene gjelder for e-post som dekkes av offentlighetslovens dokumentbegrep og arkivlovens og arkivforskriftens bestemmelser om dokumentbehandling. Dette innebærer at reglene omfatter e-post som på grunn av form og/eller innhold må regnes som saksdokument og følgelig er arkivverdig, mens dokument, som ikke regnes for å være arkivverdige, faller utenfor.
2. E-postmottak
I samsvar med arkivforskriften opprettes det et sentralt e-postmottak for alle enheter som fører egen postjournal. E-postmottakene skal ha samme standard-adresse med ordet post før den elektroniske forkortelsen på avdelingen/instituttet. E-postmottak til alle avdelinger opprettes av IT-avdelingen. Av sikkerhetsmessige grunner begrenses tilgangen til E-postmottaket til tre personer. Den enkelte avdeling må selv rekvirere E-postmottak og eventuelt endre tilgangen til dette ved at hver person som skal ha slik tilgang fyller ut IT-avdelingens standardskjema for tilgang til sentrale IT-systemer ved UiB og sender disse til IT-avdelingen. Det gis også mulighet for E-postmottak for enheter som ikke fører felles postjournal. Post som mottas eller sendes fra dette postmottaket videresendes i den utstrekning det er arkivverdig, til det sentrale E-postmottaket. De samme sikkerhetsrutiner gjelder for opprettelse av slike E-postmottak.
3. Adressering av e-post
Alle dokument som regnes som saksdokument (dvs. er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon) og som sendes elektronisk, skal adresseres til de enkelte e-postmottakene og ikke til enkeltpersoner. Enkeltpersoner som mottar saksdokumenter til sin egen e-postadresse, skal videresende saksdokumenter til e-postmottakene for registrering.
4. Postbehandling
Postmottaket skal sørge for at det blir tatt papirutskrift av dokumentet (arkiveksemplaret) som stemples, journalføres og fordeles på vanlig måte i tråd med arkivforskriften. I tillegg kan det ved hver avdeling utformes rutiner for lagring av e-post og vedlegg, slik at det er enkelt for saksbehandleren å hente frem den elektroniske versjonen. Postmottaket er også ansvarlig for viderefordeling av mottatt e-post internt, evt. ved videreforsendelse i henhold til adressegruppelister. Ansvaret for oppdatering av slike adressegruppelister tilligger postmottaket. Alle medarbeidere har ansvar for å videresende til enhetens e-postmottak personlig adressert e-post som viser seg å være tjenestepost, slik som praksis skal være for vanlig post.
5. Arkiveksemplaret av e-post
Papirutskriften av e-post med enhetens poststempel tjener som "original" og utgjør arkiveksemplaret. Det brukes poststempel med farge, slik at det "originale" dokumentet kan skjelnes fra kopier og konsepter. Dersom dokumentet ettersendes i papirutgave, skal utskriften lukes ut og erstattes av originalen, jf § 3-3, 2. ledd i Arkivforskriften
6. Avsenders e-postadresse
Enhetens e-postmottak skal være avsenderadresse når e-post brukes ved utsending av tjenestepost. Saksbehandlers e-postadresse kan eventuelt komme i tillegg.
7. Utsending av e-post
Rutiner for utsending av elektronisk post utformes lokalt, men må sikre at følgende hensyn blir ivaretatt: - E-post skal være kortfattet, uformatert informasjon - Formatert informasjon som Word- og Excel-dokumenter sendes som vedlegg - Det skal tas kopier/utskrifter av dokumentet til kopibok og saksarkiv - Det skal registreres i journalen at dokumentet er sendt - Gjeldende underskriftsfullmakter skal følges - Arkiveksemplaret av dokumentet må kunne identifiseres (for eksempel ved at dokumentet er underskrevet, har fått påført arkivkode eller lignende) Det må klargjøres i oversendelsen om dokumentet bare sendes elektronisk og følgelig skal journalføres hos mottaker, eller om det følger som vanlig post i tillegg, jfr. pkt. 5.
8. Utsending av dokumenter og større vedlegg til mange mottakere
Informasjon, større dokumenter (- som Word/excel-filer med grafikk etc.) , saker av generell interesse etc. bør legges ut på veven og ikke sendes som elektronisk post. Dersom e-post benyttes for å gjøre oppmersom på denne informasjonen, bør den adresseres til enhetenes e-postmottak. Postfordeling, prioritering, arbeidsfordeling og videre oppfølging vil da kunne skje internt.
9. Hvilke dokumenter kan sendes via e-post?
E-post bør av sikkerhetsmessige grunner ikke benyttes til å sende dokumenter som inneholder sensitive personalopplysninger, fortrolige opplysninger, eller i saker der det av økonomiske, sikkerhetsmessige eller andre grunner bør være original signatur på dokumentet.
10. Lokale rutiner
Innenfor rammen av offentlighetsloven, arkivforskriften og disse reglene utarbeider de enkelte enheter rutinebeskrivelser som sikrer forsvarlig bruk av e-post.
