Bergen, 21. desember 2004

Sak 04/6499 Med kl/øh

Gades institutt

Institutt for biomedisin

Institutt for indremedisin

Institutt for kirurgiske fag

Institutt for klinisk medisin

Institutt for samfunnsmedisinske fag

Senter for internasjonal helse

Felles forskningssenter

BUDSJETT 2005/ÅRSPLAN - BUDSJETTRAMME

Fakultetsstyret vedtok fordeling av budsjett for 2005 den 15. desember d.å. Til grunn for vedtaket ligger sak 125/04[1] til fakultetsstyret, og sak 94/04[2] i universitetsstyret (UST).

Vi viser til følgende vedlegg med oversikt/spesifikasjoner over budsjettfordelingen:

Vedlegg 1 Budsjett 2005 - oversikt hovedfordeling

Vedlegg 2 Spesifikasjon rammebudsjett til instituttene (inkl. fastlønnsramme)

Vedlegg 3 Driftsmidler - stipendiater og post.doc.-stillinger

Vedlegg 4a Oversikt master og ph.d. kvoteprogram

Vedlegg 4b Oversikt forskerlinjestudenter

Vedlegg 5 Signaturprøveskjema og register over ansatte med bestillingsfullmakt

1. Universitetets strategi - mål, oppgaver og krav

Universitetets budsjett fastsetter virksomhetsmål for 2005, forankret i UiBs strategisk plan:

1.1 Forskning

1.1.1 Strategi

Strategisk plan har som hovedmål at Universitetet i Bergen skal være:

- En forskningsinstitusjon på internasjonalt nivå.

- Det ledende norske universitetet på utvalgte fagfelt.

- Blant de internasjonalt ledende miljø på enkelte fagområder.

Relevante satsinger for Det medisinske fakultet er:

- Utviklingsforskning.

- Fremragende forskningsmiljø som forbereder søknader om Sentre for fremragende forskning og tilsvarende miljøer.

- Nye lovende forskningsmiljø og forskningstema med potensial til å bli ledende på sine områder.

Fakultetet fortsetter med å intensivere et konstruktivt samarbeid mellom store forskningsgrupper, bl.a. på grunnlag av erfaringer gjort i SFF, FUGE og NFRs evaluerings-prosesser. En særlig utfordring er å integrere registerbasert forskning, basal laboratorieforskning og universitetets hovedsatsingsfelt i målrettede fellesprosjekter. Det er et uttalt mål å posisjonere 2-3 grupper for neste søknadsrunde til SFF i 2005 og fakultetet vil satse målrettet for å oppnå støttemidler fra UiB sentralt.

Det medisinske fakultet har et nært samarbeid med Helse Vest RHF og Haukeland Universitetssykehus spesielt. Dette gir konkrete resultater ved betydelig støtte til regional forskning og forskerutdanning og samarbeidsprosjekter innen blant annet translasjonsforskning og ernæring. Kontakten gjennom Samarbeidsutvalget mellom Helse Vest og UiB fungerer konstruktivt og godt, både på det prinsipielle nivå og i det konkrete samarbeidet.

1.1.2 Mål og oppgaver

UiB har i 2005 som mål å:[3]

Utgi 2.100 publikasjoner[4] (+3 %).
Uteksaminere 180 doktorgradskandidater (+18 %).
Antall eksternt finansierte rekrutteringsstillinger skal opprettholdes på samme nivå som 2004. Det vil si til 277 rekrutteringsstillinger.

Det medisinske fakultet er av universitetsstyret i 2005 ført opp med følgende minimumsmålsetninger:

Utgi minst 684 publikasjoner, dvs. +3,5% i forhold til 2003.
Uteksaminere minst 40 doktorander, dvs. +14,3 % i forhold til 2003.
Antall eksternt finansierte rekrutteringsstillinger skal opprettholdes på samme nivå som i 2004. Det vil si 55 rekrutteringsstillinger.

Fakultetet er pålagt å sette mål/forventninger til sine institutter og ta dette inn i tildelingsbrevene (Budsjett 2005 /årsplan). For 2005 vil fakultetet i samråd med instituttene sette opp måltall/forventninger til hvert enkelt institutt. Måltall er ment som en rettesnor for hva fakultetet anser som et ”minimumsresultat” for hvert enkelt institutt. Fra budsjettåret 2006 vil måltall og forventninger på instituttnivå integreres i budsjettprosessen og styringsdialogmøtene mellom instituttene og fakultetet.

Resultatuttelling for fullførte doktorgrader gir tverrfakultære kandidater høyere beløp enn ”ordinære” kandidater fra og med budsjettåret 2005 (jf fakultetetsstyresak 125/04). Tverrfakultær kandidat er kandidater hvor det eksisterer avtale om biveiledning mellom fakulteter internt ved UiB eller gjennom norgesnett- samarbeidet.

1.2 Utdanning

1.2.1 Strategi

Strategisk plan har som hovedmål at Universitetet i Bergen skal:

- Utvikle studentene sin faglige og intellektuelle modning og selvstendighet.

- Gi studentene utdanning på høyt nivå og innenfor de krav samfunnet og videre fagmiljø krever av en fullverdig universitetsutdannelse.

- Sørge for at studentene gjennomfører innenfor normert studietid.

Universitetet vil spesielt fokusere på:

- En kontinuerlig vurdering av utdanningen i forhold til kvalitet, relevans og effektivitet.

- Bruk av IKT som hjelpemiddel innenfor de enkelte utdanningstilbud.

- Å styrke institusjonens rolle i lærerutdanningen i dagens utdanningsmarked.

Det medisinske fakultetet har følgende utdanningsprogrammer:

- profesjonsutdanninger (medisin, preklinisk odontologi, farmasi)

- masterprogram (helsefag, humanbiologi, ernæring og engelskspråklige masterprogram)

- forskerlinje

- ph.d-program

- emner på bachelornivå (helsefag, humanbiologi, ernæring)

Handlingsplan for studiekvalitet følges opp med følgende evaluerings og kvalitetsutviklingstiltak:

- bruk av informasjons- og kommunikasjonsteknologi i undervisningen

- Medisinsk Ferdighetssenter

- selvutviklingsgrupper

- nye eksamensformer (interfakultært prosjekt)

- kvalitetssikring av fakultetets vitenskapelige publikasjoner

- evaluering av 150-planen

- ny PhD

- nye masterprogram

Fakultetet setter av midler for å stimulere prosjektorganisering/–drift ihht handlingsplanen.

1.2.2 Mål og oppgaver

UiB har i 2005 som mål å[5]:

Produsere 10.536 studiepoeng/årsenheter totalt (+ 0 %).
Uteksaminere 1.107 kandidater på mastergradsnivå (+ 2 %).
Ha 1.000 utvekslingsstudenter (inn- og utreisende) (+ 10 %).
Øke gjennomstrømningen med 5,3 poeng (+13 %) til 40,8 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet.

Det medisinske fakultet er av universitetsstyret i 2005 ført opp med følgende minimumsmålsetninger:

Produsere minst 1.009 studiepoeng/årsenheter for å opprettholde inntektene i budsjettets utdanningskomponent, dvs på samme nivå som i 2003.
Uteksaminere minst 201 kandidater på mastergradsnivå, dvs på samme nivå som i 2003.
Ha minst 87 utvekslingsstudenter (inn- og utreisende), dvs +10% fra 2003.
Øke gjennomstrømningen med 3,7 poeng til 45,9 studiepoeng pr. registrerte student for høyere og lavere grad samlet, dvs + 9 % fra 2003.

Fakultetet viderefører ikke mål for studiepoeng knyttet til medisinstudiet. Bevilgningen til dette ligger inne i instituttenes basisbevilgninger, jf fakultetsstyresak 125/04. Når det gjelder studiepoeng og kandidater knyttet til andre studier vil fakultetet for 2005, i samråd med instituttene sette opp mål/forventninger for hvert enkelt institutt.

Fakultetet har ikke fått midler til kvalitetsreformen i nevneverdig grad. Det er likevel forventet at fakultetet gjennomfører tiltak i tråd med reformens intensjoner. Revidert 150-plan og opprettelsen av Medisinsk ferdighetssenter er i tråd med kriteriene i kvalitetsreformen. Fagmiljøene vil følges opp og evalueres fortløpende, jf UST 79/2003.

Pliktarbeid for post docs og stipendiater bør også sees i sammenheng med kvalitetsreformens undervisningsbehov. Dette er også i samsvar med departementets synspunkter, hvor det pekes på at stipendiatene utgjør ”ein viktig undervisningsressurs no når Kvalitetsreforma er gjennomført”.

1.3 Formidling

Strategisk plan har som hovedmål at Universitetet i Bergen skal

- ha en utadrettet virksomhet med høy faglig og teknisk kvalitet

- være mer åpen og i dialog med samfunnet omkring

- gjennom sin utadrettede virksomhet vise det offentlige, de bevilgende myndigheter og samarbeidspartnere hva Universitetet i Bergen betyr for samfunnet som forsknings-, utdannings- og kulturinstitusjon.

Universitetet vil spesielt fokusere på

- å bygge ut sine formidlingstjenester gjennom ny informasjons- og kommunikasjonsteknologi og bedre organisering

- å prioritere tverrfaglig formidling og utstillingsvirksomhet gjennom Bergen Museum

Det medisinske fakultet har, i samsvar med UiBs strategiske plan, som mål å formidle kunnskap i samfunnet om forskingsmetodene og resultatene av forskingsvirksomheten og helsemessig nyutvikling.

Formidlingen forutsettes basert på saklig forskningsbasert, etterprøvbar og sikker informasjon gjennom media, om de medisinske og helsefagenes muligheter og begrensninger.

Det er varslet at UFD og UiB sentralt tar i bruk antall publikasjoner ved tildeling av budsjettmidler for 2006. Fordelingen vil da ta utgangspunkt i tall fra den nye publikasjons-basen FRIDA som nå er i drift. Registrering i 2004 danner basis for tildelinger i 2006.

Formidlingsavdelingen ved UiB utfører formidlingstjenester for universitetets miljøer. Det er satt av en sentral avsetning på kr. 4.000.000 til delfinansiering av bestillinger som kommer fra miljøene. Dette gjør at Formidlingsavdelingen kan tilby tjenester til særlig lav kostnad for miljøene. Universitetsdirektøren oppfordrer miljøene til å bruke formidlingsavdelingen aktivt.

Fakultetet vil følge opp instituttenes planer når det gjelder forskning, undervisning og formidling gjennom styringsdialogmøtene med instituttene.

1.4 Omdisponeringer som følge av omstillingsarbeid mv.

Fakultetet er pålagt å følge opp egne planer for undervisning, forskning og formidling innenfor universitetets overordende strategier. Fakultetet skal, innen 31. mars 2005 i tillegg legge frem planer for omdisponeringer innenfor 4-5 % av sine budsjettrammer over en 2-3 års periode. Forslagene til omdisponeringer må være realiserbare og det skal redegjøres både for de kort- og langsiktige effektene av tiltakene. Fakultetet vil komme tilbake til denne saken.

Det pågår nå et omfattende omstillingsarbeid både ved UiB generelt og fakultetet spesielt. Fakultetet og instituttene må følge opp de ulike omstillingsprosessene i samarbeid med de sentrale stabsavdelingene med hovedfokus på en hensiktsmessig ressursutnyttelse i tråd med universitetsstyrets intensjoner med omstillingsarbeidet. Fakultetet viser ellers til bemannings- og funksjonsplaner som er utarbeidet ved instituttene og som skal realiseres i årene framover.

I 2005 innføres elektronisk fakturabehandling. Fakultetet forventer at dette forenkler de lokale økonomifunksjonene ved instituttene. Instituttene forventes å omdisponere ressursene til andre formål slik at innsparingen realiseres, jf UST 29/04.

2. Budsjettrammer/virkemidler

2.1 Budsjettramme for bevilgningsfinansiert virksomhet

Budsjettrammen for den bevilgningsfinansierte virksomheten ved fakultetet for 2005 er:

Bevilgningsfinansiert virksomhet – annuum	Sum
Inntekter	277 800 000
Kostnader	277 800 000
Overskudd	0

I fakultetets budsjettramme er det tatt hensyn til:

- En generell pris- og lønnskompensasjon på 2,5 %. Merk at dette også skal dekke 2005-effekten av lønnsoppgjøret i 2005.

- Det er lagt inn en økning i resultatmidler for avlagte studiepoeng på kr 1.144.000 og en økning i resultatmidler innen forskning på kr 1.597.000.

- Det er videreført 4 stipendiatstillinger fra 2004 med kr 2.204.000. Videre er det lagt inn delfinansiering på kr 128.000 for en stilling i medisinsk etikk.

- Som følge av omlegging av universitetets IT- tjenester er kr 752.000 overført IT- avdelingen.

- Stipendiatstillinger som i 2004 ble fordelt med en månedslønn skal finansieres på helårsbasis i 2005. Den økte finansieringen er foretatt gjennom en omfordeling av strategiske forskningsmidler mellom fakultetene (jfr. Styresak 94/04). Fakultetets budsjettramme reduseres da med kr 958.000

- Det er lagt inn en generell økning i husleietilskuddet på 2,5%. Husleien øker tilsvarende. Videre er husleietilskuddet redusert med kr 1.899.000 etter arealjusteringer. Redusert tilskudd motsvares av lavere leiekostnader.

Dersom fakultetet har en akkumulert positiv saldo fra 2004 vil fakultetets kostnadsramme for 2005 bli justert tilsvarende opp. Tilsvarende vil en akkumulert negativ saldo fra 2004 redusere rammen for 2005.

Intern fordeling

Fakultetsstyret (sak 125/04) vedtok den 15.12.04 følgende fordeling for 2005:

Bevilgningsfinansiert virksomhet – annuum	Sum
Lønnskostnader	209 173 400
Andre driftskostnader	68 526 600
Positiv saldo	100 000
Total budsjettramme	277 800 000

For mer detaljert oversikt over tildelinger til instituttene vises til Vedlegg 1-4.

Inntekter

Fakultetets, og dermed instituttenes inntekter gjelder statsoppdraget og godskrives fakultetet/instituttene månedsvis i alle måneder unntatt juni (pga utbetaling feriepenger). Dvs. at avdelingen får tilført 1/11 av disse inntektene i de øvrige månedene.

Innenfor den bevilgningsfinansierte virksomheten kan fakultetet/instituttene i tillegg ha såkalte ”instituttinntekter” som omfatter refusjoner, kurs o.l. Slike inntekter gir økt finansieringsgrunnlag på kostnadssiden. Instituttene må selv budsjettere disse inntektene i økonomisystemet og i tillegg innarbeide dette på kostnadssiden i egne disponeringsplaner. Dette skal gjøres ved årets begynnelse.

Fakultetet og instituttene kan få økt inntektsbudsjett ved evt. ekstratildelinger.

2.2 Budsjettramme, eksternt finansiert virksomhet

Budsjettrammen for den eksternt virksomheten ved fakultetet for 2005 er:

Eksternt finansiert virksomhet	postdoktorer/ stipendiater	Annet	Sum
Inntekter	31 618 000	46 910 000	78 528 000
Kostnader	31 618 000	46 910 000	78 528 000
Overskudd	0	0	0

Det er lagt til grunn i budsjettet at instituttene ved fakultetet skal ha 55 eksternt finansierte stipendiater og postdoktorer i 2005. Det er ikke lenger noe skille mellom ansvarslinjene for individuelle rekrutteringsstillinger og rekrutteringsstillinger i prosjekter. Fakultetet er selv ansvarlig for personal- og økonomisaker knyttet til alle disse stillingene.

Rammen for den øvrige eksternt finansierte virksomheten er å forstå som et anslag på hva instituttene ved fakultetet samlet bør oppnå i 2005.

Fakultetet har tidligere budsjettert eksternt finansierte rekrutteringsstillinger. Denne oppgaven skal nå utføres på instituttnivå, andre eksternt finansierte prosjekter tar fakultetet ansvar for å budsjettere i 2005. Fra 2006 skal også dette utføres ved instituttene. Fakultetet vil gi ekstra oppfølging med råd og veiledning til instituttene når det gjelder budsjettering i starten av året. Krav til budsjettdetaljering for de eksternt finansierte prosjektene er gitt i punkt 4.2. Budsjettskjema for hvert enkelt prosjekt skal oversendes PØA med kopi til fakultetet ved prosjektoppretting. For rekrutteringsstillinger er det fakultetet som utfører denne oppgaven.

2.3 Felles avsetninger innenfor UiB budsjettet

I 2005-budsjettet er det satt av kroner 45 millioner innen universitetets strategiske forskningssatsinger. Kroner 42,7 millioner av disse er satt av innenfor tematiske områder, mens kroner 2,3 millioner ennå ikke er knyttet til konkrete tiltak.

Det er satt av kroner 5,2 millioner til 18 ennå ikke fordelte stipendiatstillinger.

Universitetsdirektøren vil komme tilbake med forslag til fordeling av stipendiatstillingene og de strategiske forskningsmidlene i løpet av første kvartal 2005.

Instituttene ved Det medisinske fakultet har mange dyktige og hardtarbeidende forsknings- og undervisningsmiljø innenfor UiBs sentrale forskningssatsinger som vil være aktuelle ved tildelinger fra felles avsetninger. Fakultetet arbeider målrettet for at vesentlige beløp fra fellessatsinger ved UiB tilflyter fagmiljøene ved vårt fakultet.

2.4 Virkemidler

Instituttene disponerer rammer tildelt innenfor den bevilgningsfinansierte virksomheten med de føringer som er gitt, innenfor gjeldende regler i økonomireglementet med tilhørende rutiner, innenfor den myndighet som er fastsatt i Regelsamlingen/ myndighetskartet, - og ellers innenfor de generelle retningslinjer som er omtalt i punkt 4 i dette brevet.

3. Plan for virksomheten, viderefordeling og forvaltning av bevilgninger, rapportering og oppfølging av resultater

Fakultetene og instituttene skal utarbeide disponeringsplan for bruk av tildelte midler. Fakultetsstyresak/instituttstyresak om fordeling av tildelte midler, det periodiserte budsjettet, forskningsmeldingen og utdanningsmeldingen skal normalt dekke dette behovet.

Fakultetene har ansvar for å fordele bevilgningene til instituttene. Generelle retningslinjer for forvaltning av budsjettene er gitt i Regelsamlingens del 7. Fakultetets budsjettdisponeringer skal legges inn i økonomisystemet, slik at fakultetets økonomiplan blir synlig som et budsjett. På samme måte skal instituttene synliggjøre sin disponering av budsjettet i økonomisystemet.

Fakultetet vil forholde seg til denne økonomiplanen og etter behov innhente avviksforklaring i forbindelse med fakultetets månedsrapportering.

Fakultetsstyret blir orientert om status for regnskap mot budsjett minimum fire ganger per år. Fakultetet legger til grunn at det samme blir gjort på instituttnivå.

Det vises for øvrig til rapporteringskrav i Regelsamlingens del 7.

Fakultetet gjennomfører en formalisert styringsdialog med instituttene hvor oppfølging av mål og krav inngår.

4. Generelle retningslinjer for 2005

4.1 Kontostreng og kontoplan

Opprettelse av nye analyseverdier skal gå via fakultetsadministrasjonen, helst på e-post. Analyseverdier skal opprettes der andre koder i økonomisystemet ikke kan brukes. Dette betyr at det ikke skal opprettes analyseverdier der det for eksempel finnes en artskode som dekker behovet. Personal- og økonomiavdelingen kan uten varsel deaktivere slike analyseverdier.

Motpartsegmentets kode 00 skal alltid brukes for ordinære transaksjoner (også for internhandel). Det vises i denne sammenheng til bruk av artsklasse 9.

For øvrig er det ingen vesentlige endringer i kontoplan og kontostreng.

4.2 Budsjettering

Fakultet og institutt kan selv velge graden av detaljering på budsjettene i økonomisystemet (B3), men det skal minimum budsjetteres på følgende arter:

3000 andre inntekter

3031 inntekter fra oppdragsforskning

3231 inntekter fra bidragsforskning

3411 inntekter statsoppdrag UFD

4000 investeringer

5000 løslønn uten sosiale kostnader

5011 fastlønn uten sosiale kostnader

5191 ferielønn

5261 gruppelivsforsikring

5411 arbeidsgiveravgift

5421 pensjonsinnskudd

6000 andre driftskostnader

9011 dekningsbidragsinntekt

9021 inntekt, intern lønn

9041 internhusleie, inntekt

9051 inntekt, egeninnstas fra BFV

9052 inntekt, tilskudd fra BFV til indirekte kostnader

9089 andre interne inntekter

9111 dekningsbidragskostnad

9121 interne lønnskostnader

9141 internhusleie, kostnad

9151 egeninnsats fra BFV

9152 tilskudd fra BFV til indirekte kostnader

9189 andre interne kostnader

Forøvrig skal det budsjetteres på detaljarter for alle enkeltavsetninger over 1 million. Dvs at dersom budsjettet til løslønn eksempelvis inneholder et planlagt forbruk på sensur på over 1 million (eks. sosiale kostnader) så skal dette budsjetteres på art 5121.

Kravene til budsjettering gjelder også for den eksternt finansierte virksomhetene som føres på fakultetets stedkoder. Det skal lages et særskilt budsjett for denne virksomheten.

Budsjettet blir lagt inn på desember måned i økonomisystemet i budsjett B1. Fakultetene og avdelingene skal periodisere både inntekts- og kostnadsbudsjettene sine i økonomisystemet, i budsjett B3 innen utgangen av januar. Budsjettene skal periodiseres på inntil 12 måneder. Budsjettene skal i rimelig grad være konsistent med konteringen. Eksempelvis skal fastlønn med sosiale kostnader budsjetteres på de sted- og prosjektkoder hvor konteringen ventes å komme.

Virksomheten skal budsjetteres nedenfra og opp, dvs. at en tar utgangspunkt i de konkrete planene og slik utleder et månedsbudsjett.

Instituttene skal fordele beregnet forbruk av tildelte rammer på månedsbasis i økonomisystemet. Budsjettering inkludert periodisering av både bevilgnings- og eksternt finansierte bevilgninger foretas på instituttnivå og aggregeres opp på fakultetsnivå. Frist for dette arbeidet er fra UiB sentralt satt til utgangen av januar. Periodisering har tom 2004 vært gjort på fakultetetsnivå basert på forrige års forbruksmønster.

Fakultetet vil våren 2005 bistå instituttene med å etablere rutiner og felles forståelse av økonomistyring på instituttnivå. Det vil bli gjennomført besøk ved alle institutt og det kan bli avholdt seminarer med gjennomgang av oppgitte tema etter behov. Plan for oppfølging av økonomistyring på instituttnivå sendes ut i starten av januar 2005.

I de siste årene har det vært fokusert mye på nye tekniske systemer og verktøy innen økonomistyring. Også økonomiregelverket har vært – og er – i stadig endring. Til sammen gir dette behov for økt innsats på den faglige delen av økonomistyring slik at den daglige økonomistyringen bedres. Dette gjelder spesielt den eksternt finansierte delen av virksomheten. Det vises her spesielt til krav til intern rapportering som er omtalt i pkt. 3. Dette skal prioriteres i 2005.

4.3 Sosiale kostnader

I 2005 er ferielønnssatsen 12 %. Arbeidsgiverandelen av pensjonspremien er økt med 0,12 prosentpoeng til 12,12 % av brutto årslønn inkludert OU- midler. Arbeidstakerandelen av pensjonspremien (2 %) er inkludert i lønnsutgiftene (for eksempel 5011). Gruppelivsforsikring vil være ca. 600 kroner for hver person. Arbeidsgiveravgiften er 14,1 % og blir regnet av lønn, ferielønn, pensjon og gruppelivsforsikring. For arbeidstakere over 62 år er arbeidsgiveravgiften 10,1 %. Det totale påslaget for sosiale kostnader er 43,6 % på lønnskostnader som skal ha innberegnet pensjon (som art 5011) og 28,3 % på lønnskostnader uten pensjon (som art 5111). Se http://www.uib.no/persok/regnskap/rutine/index.htm for flere detaljer om sosiale kostnader.

4.4 Internhusleie

Prisene øker i samme omfang som fakultetenes og avdelingenes kompensasjon for lønns- og prisstigningen. Det vil si 2,5 %. Dette gir følgende nye priser:

- kontorer kroner 938 per kvm

- laboratorier/undervisningslokaler kroner 1.313 per kvm

- annet kroner 234 per kvm

Fakultet og institutt kan redusere sine kostnader dersom arealbruken effektiviseres. Forvaltningen av universitetets bygningsmasse skjer gjennom programmet LYDIA. Data fra LYDIA danner grunnlag for beregning av arealdisponering og leiepriser. Fakultetet arbeider for å videreføre internhusleiemodellen ut til instituttene slik at gevinsten for mer effektiv arealbruk tilfaller grunnmiljøene. Egen sak om dette fremmes i fakultetetsstyret.

En mindre del av husleien gjelder arealer eksternt finansierte stillinger legger beslag på. Denne delen må fakultetet pr i dag, selv dekke inn gjennom bidrag fra eksternt finansierte prosjekter jfr. pkt 4.6. Foreløpig oversikt for 2004 viser at prosjektene bidrar med noe mer i husleie enn kravet til inndekning fakultet har fått fra UiB sentralt. Dette vil bli gevinsten for instituttene ved bedre arealutnyttelse når internhusleiemodellen videreføres til instituttnivå.

4.5 Modell for dekningsbidrag

Fra 2004 er alt dekningsbidrag fra eksternt finansierte prosjekter godskrevet det ansvarssted hvor det prosjektet føres – normalt et institutt. UiB felles belaster ansvarsstedet med kr. 45.000 i administrasjonskostnader pr. eksternt finansiert årsverk med 1/12 hver måned. Fakultetet som forvalter arealene har fullmakt til å belaste ansvarsstedet med husleie og eventuelle andre kostnader. Husleiebelastningen er i 2004 og 2005, kr. 40.000 pr. årsverk.

Foreløpig oversikt for 2004 viser at av kr 6,5 mill. i dekningsbidrag går kr 5 mill. til dekning av administrative og arealmessige infrastrukturkostnader. Instituttene godskrives automatisk 1,5 mill kr i positiv saldo fra eksternt finansierte prosjekter (deknings-bidrag overstiger administrative/arealkostnader). Midlene styrker ressursgrunnlaget ved instituttene.

4.6 Innkjøp

Internrevisjonen har ved flere gjennomganger avdekket svakheter ved innkjøpsvirksomheten ved universitetet; - herunder innkjøp foretatt fra leverandører universitetet ikke har rammeavtale med. For enkeltkjøp skal det, etter universitetsstyrets vedtak, benyttes felles rammeavtaler for de produktkategorier hvor slike er opprettet, jf. Innkjøpsguiden, http://www.uib.no/UIB/guide/

For kjøp innenfor rammeavtalene er det ingen beløpsbegrensing innenfor totalbudsjett. Det gjøres spesielt oppmerksom på samordnende kjøp som skjer i regi av Kontor for innkjøp for enkelte produkter; - erfaringene fra PC-innkjøp (normalt to ganger i året) har gitt betydelige besparelser. Generelt sett gir slik samordning av kjøpsvolum gode vilkår. Innkjøpsguiden viser også til anbefalte leverandører for de fleste produktkategorier der universitetet har etablert gunstige rabattavtaler m.m. Dette gjelder for kjøp under terskelverdi, kr. 200.000 (eksklusiv mva).

For alle kjøp utenom rammeavtaler der anskaffelsesverdien overstiger kr. 200.000 (eks. mva), skal det kunngjøres offentlig via Norsk Lysingsblad. Slike kjøp koordineres av Kontor for innkjøp i tett samarbeid med fagmiljøene. Henvendelse kan skje til kjetil.skog@uib.no, tlf. 55 58 20 53. Større anskaffelser over totalt NOK 1.800.000, eks. mva krever EØS-kunngjøring. Dette er en tidkrevende prosedyre (ca 60 dager for innhenting av tilbud). Det er derfor viktig å starte samarbeidet med Kontor for innkjøp i god tid.

I forbindelse med effektivisering og omlegging av universitetets innkjøpsvirksomhet er institutter og avdelinger pålagt å tildele bestillerrollen til 2 - 4 personer ved enheten (jfr. informasjon gitt på høstens brukersamlinger for økonomiområdet samt besøksrunde til alle grunnenheter). For øvrig vises det til UST 80/04 om effektivisering av innkjøpsvirksomheten og UST 96/03 om bestillerrollen.

4.7 Budsjettdisponeringsmyndighet, bestillingsrett og signaturprøver – elektronisk anvisning

Det kom et nytt reglement for økonomistyring i staten i 2004. I dette er benevnelsen anvisning tatt inn i budsjettdisponeringsfullmakt. Regelsamlingens punkt 7.3.3 og 7.3.4 vil bli ajourført i tråd med reglementet i første halvår 2005

Person med budsjettdisponeringsmyndighet kan foreta delegeringen av bestillingsretten til bestiller. Delegeringen skal skje skriftlig med angivelse av bestillingsrammer som kan spesifiseres både økonomisk og eventuelt innen produktområder.

Instituttene fyller ut skjema; ”Tildeling av bestillingsrett”, jf vedlegg 5 (på nettet: http://www.uib.no/persok/innkjop/index.htm), og sender skjemaet til Regnskapskontoret.

Selv om UiB fra 1/1-2005 går over til bruk av elektronisk signatur for inngående fakturaer er det fortsatt behov for signaturprøver for inntekter og andre kostnader som skal til betaling. Skjema for signaturprøver må derfor sendes inn, jf vedlegg 5.

Fakultetet ber instituttene fylle ut de to skjemaene og sende dem til Regnskapskontoret

5. Budsjettfordeling 2005

5.1 Hovedfordeling av rammer

Fakultetets budsjett på 277,8 mill. kroner har stramme rammer og gir lite rom for tiltak utenom basisdriften. I løpet av 2005 skal det tilsettes styrere ved instituttene og senteret. Rammetildelinger gjør at grunnenhetene disponere ressurser med stor frihet til å foreta interne omdisponeringer og omprioriteringer. Langsiktig og helhetlig planlegging og en god økonomistyring av totaløkonomien er en forutsetning for å få dette til.

Fakultetstyret tildeler totalbudsjett hvor instituttene og senteret kan disponere innenfor totalrammen. Inntil tilsatte styrere er på plass må grunnenhetene søke fakultetet om omdisponeringer mellom lønn til drift. Tilsatte styrere har fullmakt til å foreta slike omdisponeringer.

Fakultetet vil i 2005 foreta særlig oppfølging og støtte av instituttene når det gjelder økonomistyring. Rammetildelinger og tilsatte styrere medfører endrede krav til planlegging, kontroll og oppfølging av ressurser som instituttene rår over. Fakultetet vil bidra til å oppnå gode rutiner innen økonomifeltet ved å foreta møter med alle enhetene og bidra til opplæring og veiledning etter behov og ønsker.

Nedenfor kommenteres kort enkelte utvalgte poster i budsjettet. For øvrige poster vises det til budsjettfordelingssak (125/04) vedtatt i fakultetsstyret den 15.12.04.

5.2 Lønnsbudsjett

Rekrutteringsstillinger og fastlønnsbudsjett

Fakultetsstyret vedtok delegerte lønnsrammer med virkning fra budsjettåret 2004 i tråd med vedtatte prinsipper (sak 134/03). For 2005 videreføres lønnsrammene som ble gitt i 2004 uten pris- og lønnskompensasjon.

Fakultetet har store deler av budsjettet ”bundet opp” i lønnskostnader. Lønnsandelen i budsjettet for 2004 og budsjettforslaget for 2005 er omlag 87% (lønnskostnader i % av totalkostnader eksl. refusjoner og internhusleie). Den meget høye lønnsandelen gir små rom for satsinger utenom basisdriften. På sikt har instituttene en mulighet for å oppnå større handlingsrom innenfor tildelte lønnsbudsjett når personell slutter, ved ulønnede permisjoner og ved refusjoner av sykemeldinger. Det matematisk-naturvitenskaplige fakultet har gode erfaringer fra 2003 og 2004 med en slik aktiv styring av delegerte lønnsrammer.

Andre delegerte lønnskostnader

Bevilgningen skal dekke sensur- og eksamenskostnader, kostnader ved bedømmelse av doktorgrader og behov for timelønnet undervisningshonorar ved instituttene.

Ved fakultetet er det om lag 17 post docs og 46 stipendiater med undervisningsplikt for 2005. Fakultetet forventer at pliktarbeid for post docs og stipendiater med opptil 25% av kontraktslengden følges opp aktivt til beste for stillingsinnehaver og grunnenhet. Posten er slått sammen for å signalisere at instituttene og senteret står fritt til å disponere midlene innenfor rammene som er gitt.

5.3 Resultatmidler forskning og undervisning

Fakultetetsstyret vedtok å videreføre en resultatmodell for forskning, basert på oppnådde grader ut fra 3-årig gjennomsnittstall lik den som Utdannings og forskningsdepartementet og UiB sentralt benytter. Enhetsprisen pr avlagt grad er endret fra kr 200.000 pr kandidat til henholdsvis kroner 240.000 for tverrfakultære kandidater (T) og kr 190.000 for ”ordinære” kandidater (O). Den nye prisstrukturen vil gjelde fra og med budsjettåret 2005.

Oversikt fordeling instituttnivå:

Fakultetet vedtok å videreføre UiBs modell for resultatmidler for utdanning i fordelingen av resultatmidler til instituttene, jf fakultetsstyresak 125/04. Som en overgangsordning vedtok fakultetsstyret å tildele resultatmidler basert på gjennomsnittlig avlagte grader. Enhetsprisen pr kandidat ble satt til kr 20.000.

Oversikt fordeling instituttnivå:

5.4 Andre budsjettposter på fakultetsnivå med interesse for instituttene, jf vedlegg 1

Medisinsk Ferdighetssenter

Avsetning til drift av senteret med tillegg av eksisterende 0,5 stillinger, legges til Institutt for indremedisin. Egen sak om Medisinsk Ferdighetssenter legges fram for fakultetsstyret.

Utenlandsopphold post.doc- stillinger

Bevilgningen dekker opphold for 5 tilsatte i 6 måneder ihht NFRs satser, utenlandsopphold.

Forskerutdanning (videre- og etterutdanning, forskerlinje og -kurs)

Bevilgningen skal dekke utgifter til seminar, utarbeidelse av forskerkurs, nasjonal koordinering m.m. Fakultetet budsjetterer med kr 455.500 til videreføring av nåværende aktivitet og planlegging av videre- og etterutdanning i andre studieprogram.

Fra 1. mai 2004 ble økonomiadministrasjon for kurs legers videre- og etterutdanning overført fra fakultetet til Den norske Lægeforening (DNLF). Utkast til avtale med DNLF foreligger.

Teknisk/administrativt personale - tilskudd til opplæring, faglige reiser

Universitetet er inne i en betydelig omstilling av faglig og teknisk/administrativt personale. For å få til vellykkede omstillingsprosesser settes det av ressurser til å gjennomføre pro-sessene og følge opp ansatte. Nye interne og eksterne rammebetingelser krever systematisk satsing på å utvikle og tilpasse organisasjonen, ledelsesformer og de ansattes kompetanse.

Utgifter til kompetanseheving og tilsetting i stillinger med høyere kompetansekrav, vil på grunnlag av pågående bemannings- og funksjonsplaner i forbindelse med omstillingsprosjektet ved fakultetet føre til økte kostnader.

Behandling av søknader om tilskudd fra teknisk/administrativt personale er delegert til fakultetet. Tilskudd er basert på 50% delfinansiering fra fagmiljøet. I tillegg til sentrale avsetninger foreslås samme bevilgning som i 2004 på fakultetsnivå.

Arbeidsmiljøtiltak

Arbeidsmiljøutvalget anmoder fakultetene å sette av kr 100.000 - 200.000 til arbeidsmiljøtiltak rettet mot enkeltmedarbeidere og arbeidsmiljøtiltak i forbindelse med ordinært vedlikehold. Fakultetet vil opprettholde bevilgningen på samme nivå som tidligere.

Strategisk satsing

Bakgrunnen for avsetning til strategisk satsing er behovet for en målrettet personalforvaltning i forbindelse med etablering av større forskningsgrupper og ved nytilsetting. Økningen er begrunnet med behov for ekstra ressurser (startpakker) ved nytilsettinger i vitenskapelige stillinger inkl. tilsetting av instituttstyrere. Det er snakk om opptakspakker med elementer til drift, utstyr og lønnsmidler i slike sammenhenger.

Evaluering og kvalitetsutvikling

På grunnlag av kollegiets vedtak om iverksetting av et program for evaluering og kvalitetsutvikling ved universitetet, skal fakultetene utarbeide opplegg for evaluering og kvalitetsutvikling av sin forsknings- og undervisningsvirksomhet, samt administrative støttefunksjoner.

I Studieutvalgets regi er 150-planen inkl. undervisningen ved de samarbeidende sykehus evaluert og ny revidert 150-plan er vedtatt. I 2005 skal sykepleievitenskap evalueres. Innen forskning gjenstår de tre neste loci for evaluering. Økningen er knyttet til oppfølging av evalueringer og revisjon av medisinstudiet. Avsetningen dekker også det årlige Studiekvalitetsseminaret.

Avsetningen økes og videreføres samme formål og stilles til disposisjon for Studieutvalg og Forskningsutvalg.

5.5 Pålegg om innsparing, ufordelt og positiv saldo

Fakultetet er pålagt innsparing med 2,3 mill. kroner i 2005 og en positiv saldo på budsjettrammen med 0,1 mill. kroner, jf tabell prognose innsparing.

Dersom fakultetet/instituttene har positiv saldo fra 2004 vil fakultetets/instituttenes kostnadsramme for 2005 bli justert tilsvarende opp. Tilsvarende vil en negativ saldo fra 2004 redusere rammen for 2005.

Regnskap 2004 og saldering budsjett 2005 fremmes for fakultetsstyret i egen sak i mars 2005.

Johs. Teigland

Fakultetsdirektør

Ørjan Hauge

Seniorkonsulent

Vedlegg

[2] www.uib.no/ust/dokumenter/saklister/2004/11-25/094.htm

[3] Prosentvis endring fra 2003 både for institusjons- og fakultetsmål.

[4] Dette omfatter artikler i nasjonale og internasjonale vitenskapelige tidsskrift med refereeordning, faglige bøker, kapitler i faglige bøker og rapporter utgitt på eget forlag.

[5] Prosentvis endring fra 2003 både for institusjons- og fakultetsmål.