Preklinisk institutt, v/styrer                                                                                  Bergen, 06.01.03.

Gades institutt, v/styrer                                                                                   Sak 02/2142  MED IHS
Institutt for indremedisin, v/styrer

Institutt for kirurgiske fag, v/styrer

Institutt for klinisk medisin og molekylærmedisin, v/styrer

Institutt for samfunnsmedisinske fag, v/styrer

Det medisinske fakultet, v/fakultetsdirektør

 

 

OPPFØLGING AV NY INSTITUTTSTRUKTUR VED DET MEDISINSKE FAKULTET. GJENNOMGANG AV ADMINISTRATIVE FUNKSJONER OG OPPGAVER MELLOM INSTITUTT OG FAKULTET

 

Som oppfølging av ny instituttstruktur vedtok fakultetsstyret 06.11.02 (jf styresak 120/02) å etablere et prosjekt for gjennomgang av administrative funksjoner og oppgaver mellom institutt og fakultet. For å lede dette arbeidet har dekanus oppnevnt en styringsgruppe med Bjarte Børkje, Haukeland Universitetssykehus, som leder. Inger Hjeldnes Senneseth, Det medisinske fakultet, er engasjert som prosjektleder. Styringsgruppen vil legge fram sin innstilling med sikte på vedtak i fakultetsstyret i juni 2003. Vedlagt følger styringsgruppens prosjektplan.

 

Denne henvendelsen sendes ledelsen ved de nye storinstituttene og fakultetssekretariatet som bes gi innspill om hvilke oppgaver det er hensiktsmessig å ha ved instituttet, eventuelt felles for flere institutter eller ved fakultetet.

 

Mål for prosjektet

Målet med styringsgruppens arbeid er å utvikle en hensiktsmessig administrasjon for fakultetet og instituttene som er tilpasset de nye reformene ved universitetene.

 

Fakultetsstyret har gitt styringsgruppen følgende mandat:

  • Foreta en gjennomgang av administrativ kompetanse som finnes ved fakultetet i dag.
  • Anbefale hvilke oppgaver som bør ligge ved fakultetet ut fra det synspunkt at det er relativt få og spesialiserte og av koordinerende art. Hvilke oppgaver kan legges til de nye instituttene, evt. samles for flere av de nye instituttene.
  • Angi hvilken administrativ kompetanse som kreves for å fristille instituttene slik det er beskrevet ovenfor og med de oppgavene som er angitt nedenfor.
  • Angi hvordan det kan opparbeides og tilføres nødvendig kompetanse for å få på plass den kompetanse som kreves for funksjonene i punktet ovenfor.
  • Fremme forslag til tidsplan for gjennomføring.

 

Gjennomgangen foretas separat for følgende administrative funksjoner:

-          økonomi

-          personal

-          forskning 

-          undervisning.

-          andre administrative oppgaver i relasjon til interne (UiB) eller eksterne instanser.

 

Styringsgruppen vil nedsette arbeidsgrupper med administrative representanter fra fakultets-sekretariatet og faglige og administrative representanter fra instituttene som skal foreta gjennomgang av arbeidsoppgavene og foreslå endret arbeidsdeling. Før arbeidsgruppenes mandat utarbeides vil styringsgruppen be om instituttenes og fakultetssekretariatets innspill om hvilke oppgaver disse anser som viktige å ha ved instituttet.

 

Delegering av oppgaver - konsekvenser

Hvilke oppgaver det vil være hensiktsmessig å legge ved fakultetet eller ved instituttene må baseres på en gjennomgang som belyser oppgavenes forventede omfang ut fra dagens situasjon, hva man med rimelighet kan forvente videre framover, og der det også tas hensyn til om delegering av oppgaver til instituttene er kostnadseffektivt. Det er ønskelig å bygge opp kompetanse og erfaring som til enhver tid sikrer utførelsen av arbeidsoppgavene ved instituttene og fakultetet og gjør disse minst mulig avhengig av enkeltpersoner og dermed mindre sårbar.

 

Administrative funksjoner og  myndighet kan tillegges ulike nivå, dvs. et institutt kan ha delegert totalbudsjett (inkl. lønn) og ha fullmakt til å styre personalressursene, mens de administrative funksjonene utføres felles for flere institutter eller på fakultetsnivå.

 
Økonomi- og personaladministrasjon

I løpet av de siste årene har det skjedd vesentlige endringer i rutiner knyttet til økonomi- og personalforvaltning, og mange  oppgaver er delegert fra sentraladministrasjonen til fakultetsnivå. Dette er oppgaver som krever spesiell kompetanse både på regelverk og bruk av datasystemer og har medført at saksbehandlingen i større grad er blitt personavhengig og dermed sårbar ved fravær (ferie, sykdom mv.).

 

Økonomi

Det har i prosessen med å få på plass en ny instituttstruktur vært et mål at instituttene skal tildeles totalbudsjett for lønn- og andre driftsmidler.

 

Innføring av ny finansieringsmodell for universitetene medfører at store deler av universitetenes inntekter i framtiden vil være knyttet til oppnådde resultater innen forskning, undervisning og formidling. Fakultetet og instituttene står dermed overfor utfordringer for å nå fram i konkurransen om interne og eksterne forskningsmidler som i stadig større grad kanaliseres til miljøer som kan vise til kvalitativt gode forskningsresultater. Forholdet til eksternt finansierte prosjekter ved Unifob eller andre eksterne samarbeidspartnere (Innovest) behandles i dag på instituttnivå der virksomheten foregår.

 

Personal

Fakultetene ivaretar i dag tilsetting av stipendiater, postdoktorer, førsteamanuenser og professorer. I forbindelse med overføring av driftsoppgavene for personalfeltet fra Personal- og økonomiavdelingen (PØA) ble det i høst gjennomført opplæring knyttet til de arbeidsoppgavene som nå er lagt ut på fakultetene og det er utarbeidet rutiner for oppgavene: http://www.uib.no/persok/rutiner/index.html

 

PØA presiserer at lov- og regelverk knyttet til de ulike oppgavene og rutinene må følges – ikke minst rutinene for registrering i SLP-4 (Statens lønns- og personalsystem).

 

Studie- og forskningsadministrasjon

Ny finansieringsmodell medfører at det blir svært viktig å kvalitetssikre data i Fdok og Felles studentsystem (FS), da disse danner grunnlag for fakultetets resultatbudsjett. Forsknings- og utdanningsavdelingen har de to siste årene etablert tverrfakultære brukergrupper for å ta i bruk, videreutvikle og gi opplæring i ulike moduler i FS, bl. a. i hovedfags- og doktorgradsmodulen.

 

Forskningsadministrasjon

Ved innføring av ny instituttstruktur er det vedtatt at visestyrere for forskning forutsettes å utgjøre representantene i Gruppe A i fakultetets Forskningsutvalg (FU). Visestyrer leder forskningsutvalgene på de nye storinstituttene.

 

Fakultetets forskningsutvalg har ansvar for å utforme fakultetets forskningspolitikk, gi råd til Fakultetsstyret og Dekanus i forskningspolitiske og strategiske spørsmål, samt ha et overordnet ansvar for den organiserte forskerutdanning. Gjennomgang av arbeidsoppgaver og ny arbeidsdeling mellom institutt/fakultet kan bl.a. være aktuelt når det gjelder opptak og framdriftsrapportering i doktorgradsprogrammet, samt forberedelse og avvikling av disputaser.

 

Studieadministrasjon

Det medisinske fakultet har et vidtfavnende studietilbud: helsefag, humanbiologiske fag, preklinisk odontologi og medisin. Fakultetet har i alle år hatt god rekruttering til medisinstudiet, men etablering av nye studietilbud vil medføre at fakultetet må konkurrere i et marked som ikke har så stort rekrutteringspotensiale som medisinstudiet.

 

Ved innføring av ny instituttstruktur er det vedtatt at visestyrere for undervisning forutsettes å utgjøre representantene i Gruppe A i fakultetets Studieutvalg (SU). Visestyrer leder Eksamens- og undervisningsutvalgene på de nye storinstituttene.

 

Administrasjon av medisinstudiet involverer alle institutter ved fakultetet, og det vil her være behov for å ha oppgaver av koordinerende art på fakultetssekretariatet. Det forutsettes at storinstituttene koordinerer undervisningen for sine fagområder. Det er viktig å sikre god administrativ kompetanse på instituttnivå i forhold til bl.a. informasjon, undervisnings- og eksamensadministrasjon, ved å ta i bruk flere moduler i FS og ved å benytte seg av de administrative støttesystemene som innføres for nettbasert informasjon om studier og undervisning.

 

Administrasjon av hovedfag-/masterstudier skjer oftest innenfor et institutt, og det skulle ligge til rette for en helhetlig administrasjon på instituttnivå. På fakultetsnivå må saksbehandling for fakultets-organene og kontakten med de sentrale avdelingene ivaretas.

 

Veien videre.

Denne henvendelsen sendes til de nye storinstituttene og fakultetssekretariatet som bes gi innspill om

 

-          hvilke administrative funksjoner utføres mest hensiktsmessig på instituttnivå

-          hvilke administrative funksjoner kan utføres felles for flere institutter

-          hvilke administrative funksjoner utføres mest hensiktsmessig på fakultetsnivå

 

Frist for tilbakemelding settes til 17.01.03. Det bes om generelle innspill fra instituttene og/eller kort og stikkordspreget tilbakemelding, for eksempel ved bruk av vedlagt tabell. Tilbakemelding sendes til inger.senneseth@medfa.uib.no.

 

 

Vennlig hilsen

 

 

Bjarte Børkje (s.)

leder av styringsgruppen

 

 

Inger Hjeldnes Senneseth (s.)

prosjektleder

 

 

Kopi: Tidligere institutter

          Styringsgruppens medlemmer