Det korte svaret er:
Departementet krever at vi gjør det slik for april, august og desember
(ved tertialraportering), men at vi nå vil gjøre det pr. måned
for å få likt føringsprinsipp for prosjektene gjennom hele året.
Det lange svaret er:
Institusjonene i Universitets- og høyskolesektoren følger "et
tilnærmet regnskapsprinsipp", og kriteriene og retningslinjene for
oss sier at vi skal ha korrekte periodiserte regnskaper ved regnskapsrapportering.
Dette regnskapsprinsippet innebærer at det er ulike prinsipper for BFV
og EFV. For EFV sier regnskapsprinsippet av vi bruker en modell (regnskapsprinsipp)
som heter "løpende avregning uten fortjeneste". Dette betyr
at inntektene for et EFV-prosjekt til enhver tid skal være lik aktiviteten,
og det målet vi bruker for aktiviteten er sum utgifter. (Når vi
får en prosjektregnskapsmodul, vil vi ha et verktøy til å måle
aktiviteten etter andre mål (eks. timer brukt, eller % ferdig)).
Pr. i dag rapporterer vi eksternt til dep. hvert tertial, og frem til i dag
har vi periodiset EFV samlet for UiB ved tertialrapportering og pr. prosjekt
ved årsslutt.
Ved UiB har vi økonomistyringsrutiner som du kjenner godt. Budsjettering
i OF og rapportering av avvik mellom budsjett og regnskap regelmessig. Økonomistyringen
knyttet til EFV har ikke vært like god som for BFV. For 2005 er et av
målene for økonomistyring ved UiB at også den eksternt finansierte
virksomhetene skal budsjetteres og
følges opp fortløpende. Det er universitetsledelsen som ønsker
bedre økonomistyring innenfor EFV. Dette betyr at vi må etablere
en rutine
som sikrer lik periodisering for budsjettene og regnskapene
for det enkelte eksternt finansierte prosjekt. Inntektene for
det enkelte prosjektet skal budsjetteres lik planlagt
aktivitet (dvs planlagte kostnader) pr. måned.
Da vil dette stemme overens med regnskapsførte inntekter og utgifter. Så det er altså interne behov ved UiB for bedre økonomistyring av EFV-prosjektene som gjør prosjektbudsjettene må periodiseres.
Og så til spm. ditt og talleksempelet;
Forutsetter at du mener at 20. mill. er fakturert som inntekt på en 3-art.
Da vil
35x3 pr. 31/1 og 28/2 vise de beløpene du refererer til. 1/2 og 1/3
vil periodiseringen bli tilbakeført. Det er kun ved månedsslutt
at prosjektregnskapene vil være korrekt periodisert, for det er kun ved
månedsslutt at det skal tas ut økonomistyringsrapporter. Midt
i måneden, vil saldo på det enkelte prosjekt vise saldoen som tidligere,
altså fakturerte inntekter minus kostnader.
Kirsti
>
> Hei Kirsti
> Kan du si noe om bakgrunnen for ii)? Hvorfor skal artskontoen
35x3 vise saldo for det enkelte prosjekt ved månedsslutt? Er
det føringer fra departementet som sier dette, eller er det
noen som har funnet på dette her ved UiB?
>
>
Betyr dette at et prosjekt på 20 mill som skal gå over tre år
med 60.000 i månedlige lønnsutbetalinger skal vise -19.940.000
på art 35x3 i beg av februar og -19.880.000 i beg av mars?
>
>
Hva er hensikten med å sikre lik periodisering for budsjettene og regnskapene
for det enkelte eksternt finansierte prosjekt?
>
Og er dette det samme som å ha likt kostnads og inntektsbeløp?
>
> Tore
Sent: Wednesday, July 06, 2005 2:10 PM
To: 'of-brukere@uib.no'
Til institutter og avdelinger ved Universitetet i Bergen.
Som det ble informert om på brukerforaene, er det innført nye
rutiner knyttet til regnskapsføring og budsjettering av eksternt finansiert
virksomhet ved Universitetet i Bergen. Det er rutiner knyttet til følgende
to områder:
i) Regnskapsføring og budsjettering av prosjekter som regnskapsføres i Unifob AS men der UiB er kontraktspart.
Ii) Regnskapsføring og budsjettering av inntekter knyttet til de eksternt finansierte prosjektene generelt.
Vedr. i) Regnskapsføring og budsjettering av prosjekter som regnskapsføres
i Unifob AS men der UiB er kontraktspart.
Vi viser til rundskriv datert 27.12.2004 om harmonisering av rutiner mellom
UiB og Unifob AS.
http://www.uib.no/persok/prosjektadm/aktuelt/documents/2004_12_27_harmonisk.doc
Hvert tertial regnskapsføres prosjektaktivitet fra prosjekter i Unifob
AS med kategorisering U1, U2 og U4. Det er regnskapskontoret som
foretar denne regnskapsbelastningen, og prosjektaktivitet blir belastet instituttene
ved UiB iht. den institutt-tilknytningskode som er registrert på prosjektet
i prosjektregisteret. Dette er prosjekter som per.def skal være eiet
av instituttene selv om de er utført i Unifob AS, og der UiB er kontraktspart.
Egentlig skulle prosjektmidlene først gått via UiB og så til
Unifob men her skjer det ennå teknisk sett omvendt fordi rutinen er
nyere enn praksis.
Instituttene skal selv budsjettere all EFV-virksomhet som føres på sine
stedkoder, også denne aktiviteten for U1, U2 og U4 prosjektene. Det er
vanskelig å estimere disse prosjektene.
Anbefaler at dere bruker fjorårssaldo fra desember og deler på tre.
Det er nå opprettet et prosjekt som heter 698999 Budsjett UF-prosjekter,
som kan brukes for de institutter som velger å budsjettere denne virksomheten
samlet pr. institutt.
På sikt er det meningen dette skal formaliseres i et samarbeidsforhold der instiuttene har større eierskap til også disse prosjektene.
Vedr. ii) Regnskapsføring og budsjettering av inntekter knyttet til
de eksternt finansierte prosjektene generelt.
For 2005 er et av målene for økonomistyring ved UiB at også den eksternt finansierte virksomhetene skal budsjetteres og følges opp fortløpende. Dette betyr at vi må etablere en rutine som sikrer lik periodisering for budsjettene og regnskapene for det enkelte eksternt finansierte prosjekt.
Inntektene for det enkelte prosjektet skal budsjetteres lik planlagt aktivitet (dvs planlagte kostnader) pr. måned. Da vil dette stemme overens med regnskapsførte inntekter og utgifter. Etter hver månedsslutt (lukket regnskap) vil artskontoene 35x3 vise saldo for det enkelte prosjekt ved månedsslutt.
Dette betyr at samme rutine som vi hittil har utført en gang i året (ved årsslutt) nå vil bli utført hver måned.
Noen av foilene fra brukerforaene omhandler disse nye rutinene. Disse foilene
kan dere finne på følgende sti:
http://www.uib.no/persok/regnskap/kursdok/documents/Brukerforumvar_2005.ppt
Med hilsen
Kirsti R. Aarøen
regnskapssjef