SKJEMA

HVEM
svarer på
HVA?

UiB : Personal- og økonomiavdelingen: Utlysing og tilsetting

Introduksjonsprogram for nytilsatte ved Universitetet i Bergen

Definisjoner:

Med nærmeste overordnete leder menes:

	På instituttnivå:	Instituttstyrer eller kontorsjef
	På fakultetsnivå:	Fakultetsdirektør
	Ved Universitetsbiblioteket:	Overbibliotekar
	Ved sentraladm. avdelinger:	Avdelingsdirektør eller kontor/seksjonsleder
	---------------------
	Eller andre med tilsvarende lederfunksjoner på det enkelte nivå.

Tid: Straks tilsettingsvedtaket er truffet

• Ønske velkommen
  Straks tilsettingsvedtaket er klart tar nærmeste overordnete leder ved instituttet/avdelingen kontakt med den nytilsatte - skriftlig eller muntlig - og ønsker velkommen. Tiltredelsesdato og evt. andre praktiske spørsmål bør tas opp for snarlig avklaring. Informasjon om instituttets undervisningsplan, studiehåndbok o.l. bør sendes tilsatte i undervisningsstillinger.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• Tilsettingsbrev og opplysningsskjema
  Når fakultetet/UB/Personal- og økonomiavdelingen har fått melding om tilsettingsvedtaket sendes et tilsettingsbrev med opplysningsskjema som den nytilsatte må fylle ut og returnere snarest mulig.
  Ansvarlig: Fakultetet/UB/Personal- og økonomiavdelingen.
  
• Informasjonsmateriell om UiB
  Som vedlegg til tilsettingsbrevet sender fakultetet/UB/Personal- og økonomiavdelingen en del informasjonsmateriell til den nytilsatte, bl.a.:
  - Velkomstbrosjyre
  - Brosjyre om UiB
  - Universitetets årsmelding og UiB-magasinet
  - Særavtale om lønns- og arbeidsvilkår for undervisnings- og forskerstillinger (til vit.   personale)
  - Tilbud om kredittkort
  - Orientering om gruppelivsforsikring
  - Lov om universiteter og høgskoler
  - Lov om statens tjenestemenn m.m. med forskrifter
  - Fellesbestemmelsene for staten
  Ansvarlig: Fakultetet/UB/Personal- og økonomiavdelingen.
  
• Oppnevne kontaktperson for den nytilsatte
  Nærmeste overordnete leder oppnevner en kontaktperson ved instituttet/avdelingen, og informerer den nye medarbeideren om hvem dette blir. I tillegg til den overordnete skal også kontaktpersonen ha et særlig ansvar for at vedkommende finner seg til rette. Kontaktpersonen skal være behjelpelig med informasjon om både arbeidsmessige og sosiale, tekniske og administrative forhold. Orientering om miljø- og sikkerhetstiltak er en viktig del av introduksjonen. Ordningen bør vare til ca. én måned etter tiltredelsen, eller lenger dersom det viser seg at den nytilsatte har behov for det.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• For vitenskapelig personale: Planlegge arbeidsbelastningen de første 100 dagene den nytilsatte fungerer i stillingen
  Instituttet må planlegge arbeidsbelastningen de første 2-3 månedene for nytilsatte i vitenskapelig stilling. I arbeidsplanen må det avsettes rikelig tid til å forberede undervisningen og forskningen. Vedkommende bør ikke straks belastes med administrative oppgaver, dette må gjøres gradvis. Det må også tas hensyn til at vedkommende må få tid til å avvikle andre forpliktelser som bl.a. kan medføre reiser.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• For teknisk, administrativt og bibliotekpersonale: Planlegge introduksjon, veiledning og opplæring i prøvetiden (6 måneder), slik at arbeidsgivers forpliktelser i henhold til prøvetidsreglene blir ivaretatt. Introduksjonen må også omfatte miljø- og sikkerhetstiltak.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  

Tid: Når tiltredelsesdato er avklart

• Tilrettelegge arbeidsplassen
  I god tid før tiltredelsesdagen forbereder instituttet/avdelingen arbeidsplassen for den nytilsatte. Vedkommende bør kontaktes med spørsmål om spesielle utstyrsbehov e.l. Nødvendig kontor, telefon, PC, laboratorie-plass/-utstyr eller annet må være i orden tiltredelsesdagen. På pulten settes en hilsen fra instituttet/avdelingen med informasjon om hvem som kan svare på spørsmål av praktisk art.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• Invitasjon til velkomstmøte
  Nærmeste overordnete leder inviterer den nytilsatte til et lite velkomstmøte første arbeidsdagen. (Dekanus og fakultetsdirektør bør inviteres til møtet for vitenskapelig tilsatte.) Et kart over universitetsområdene (A4-format) legges ved innbydelsen. Her må både instituttet/avdelingen (og evt. fakultetssekretariatet) være avmerket, samt hvor det er mulig å parkere.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  

Tid: Tiltredelsesdagen

• Velkomstmøte og informasjonsmappe
  Ved fremmøte første dag skal den nytilsatte bli tatt i mot av nærmeste overordnete leder og kontaktpersonen. Velkomstmøtet holdes samme dag.
  Under velkomstmøtet utleveres en informasjonsmappe som inneholder en del praktiske opplysninger, f.eks.:
  - Miljø- og sikkerhetstiltak ved instituttet/avdelingen, og ved UiB som institusjon.
  - Service fra fakultetssekretariatet og sentrale avdelinger.
  - Informasjon om IT-service, rettigheter og plikter for brukerne av UiBs IT-system, m.v.
  - Universitetets telefonkatalog og undervisningskatalogen.
  - Informasjon om SEP, UB og BIBSYS
  - m.v.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• Omvisning
  Nærmeste overordnete leder/kontaktpersonen viser den nytilsatte rundt på instituttet/avdelingen, inkludert bibliotek og vedkommendes kontor- og/eller lab.plass m.v., og sørger for at alle tilsatte ved instituttet/avdelingen blir presentert. Kontaktpersonen tar den nytilsatte med til lunsj e.l.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder og kontaktperson.
  
• Sjekkliste
  Nærmeste overordnete leder overleverer en sjekkliste første dag. Listen skal gi oversikt over de viktigste tiltakene i introduksjonsprogrammet, samt oversikt over utstyr m.v. vedkommende skal få til disposisjon, f.eks. nøkler, eventuell parkeringsløyve m.v. Kopi av listen sendes fakultetet (for instituttpersonale) og til Personal- og økonomiavdelingen. Listen gjennomgåes etter ca. 2 måneder (for kontroll av at tiltakene blir gjennomført), i forbindelse med den faste introduksjonssamtalen (se nedenfor).
  For vitenskapelig tilsatte skal listen gjennomgås på ny etter de første 100 dagene i jobben.
  For teknisk, administrativt og bibliotekpersonale skal listen gjennomgåes på ny senest etter 5 måneder.
  Etter 6 mndr. skal alle tiltakene være gjennomført.
  Listen skal så undertegnes av begge parter (dersom introduksjonsprogrammet og andre tiltak som er nevnt i listen er oppfylt). Kopi av undertegnet sjekkliste sendes fakultetet (for instituttpersonalet) og til Personal- og økonomiavdelingen.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  

Tid: De første seks månedene

• Samtaler med nærmeste overordnete leder
  Etter ca. to måneder i stillingen skal instituttstyrer/avdelingsdirektør/overbibliotekar holde en samtale med den nytilsatte. Formålet er at nærmeste overordnete leder skal få inntrykk av om vedkommende finner seg til rette i arbeidssituasjonen og i miljøet, slik at eventuelle misforståelser/problemer kan bli oppklart og om mulig løst. Universitetets etiske retningslinjer (herunder forvaltningsetikk) skal gjennomgås. Lederen skal også kontrollere at introduksjonsprogrammet (sjekklisten) blir fulgt opp.
  For vitenskapelig personale skal samtalen følges opp når vedkommende har fungert ca. 100 dager i stillingen. Da skal sjekklisten gjennomgåes på ny og arbeidsplaner for den nærmeste tiden framover diskuteres.
  For teknisk/administrativt/bibliotekstillinger skal neste samtale holdes senest etter 5 måneder, og oppfølgingen av sjekklisten skal kontrolleres på ny.
  Dersom noe i sjekklisten ikke er oppfylt etter 6 mndr., og saken fortsatt er aktuell, skal nytt gjennomføringstidspunkt avtales. Se ovenfor om undertegning og utsending av kopi.
  Ansvarlig: Nærmeste overordnete leder.
  
• Arbeidskontrakt
  Snarest mulig etter tiltredelsen skal en arbeidskontrakt utferdiges. Her fremgår de generelle arbeidsvilkårene for universitetets tjenestemenn. Denne skal undertegnes av både universitetet og den nytilsatte.
  Ansvarlig: Fakultetet/UB/Personal- og økonomiavdelingen.
  
• Invitasjon til introduksjonskurs
  I løpet av de første seks månedene bør alle nytilsatte bli invitert til og få anledning til å delta i et introduksjonskurs hvor det blir gitt nærmere informasjon om universitetet som organisasjon, om lønns- og arbeidsvilkår m.v.
  Ansvarlig: Personal- og økonomiavdelingen.
  
• Møte med rektor og universitetsdirektøren
  Rektor og universitetsdirektøren bør én gang pr. semester invitere alle nytilsatte til et velkomstmøte, f.eks. i Villav. 9. Formålet med møtet er å bli kjent, skape trivsel og institusjonsidentitet. Under dette møtet bør de nye medarbeiderne få en gave, f.eks. en universitetsnål (uglen som pins).
  Ansvarlig: Rektor og universitetsdirektøren (v/Personal- og økonomiavdelingen).
  

Programmet skal følges ved nytilsettinger i alle stillingsgrupper, både vitenskapelige, tekniske, administrative, og bibliotekstillinger. Programmet skal gjennomføres for nytilsatte som ikke har tidligere arbeidserfaring fra UiB og som tilsettes for ett år eller mer.

Nærmeste overordnete leder*) og den nye medarbeideren skal ha hver sitt eksemplar av sjekklisten. Kopi sendes fakultetet (ved tilsettinger ved institutter) og Personal- og økonomiavdelingen: a) Første dag, og b) Når listen er gjennomgått og signert av både nærmeste overordnete leder og den nytilsatte.

*) Med nærmeste overordnete leder menes:

	På instituttnivå:	Instituttstyrer eller kontorsjef
	På fakultetsnivå:	Fakultetsdirektør
	Ved Universitetsbiblioteket:	Overbibliotekar
	Ved sentraladm. avdelinger:	Avdelingsdirektør eller kontor/seksjonsleder
	---------------------
	Eller andre med tilsvarende lederfunksjoner på det enkelte nivå.

TID	TILTAK Utfyllende beskrivelse av omfanget av det enkelte tiltak: Se Introduksjonsprogrammet	ANSVARLIG	MERKNADER	GJENNOM- FØRT Dato og sign. av den nytilsatte.
Straks tilsettings- vedtaket er truffet	Ønske velkommen. Ta opp praktiske spørsmål som f.eks. tiltredelsesdato. Sendeopplysn. om instituttets undervisningsplan, studiehåndbok e.l.	Nærmeste overordnete leder
"	Tilsettingsbrev med opplysningsskjema. Diverse informasjonsmateriell om UiB.	Fakultetet/UB/Personal- og økonomi- avdelingen
"	Oppnevne kontaktperson ved instituttet/avdelingen og informere den nytilsatte om hvem det blir.	Nærmeste overordnete leder
"	Planlegge arbeidsbelastningen den første tiden etter at den nytilsatte har tiltrådt	Nærmeste overordnete leder
Når tiltredelses- dato er avklart	Arbeidsplassen gjøres i stand, f.eks. kontor, lab.plass, telefon, PC, kontorrekvisita. En hilsen fra instituttet/avdelingen med navn på personer som kan kontaktes om forhold av praktisk art. (Den nye medarbeideren kontaktes om spesielle behov.)	Nærmeste overordnete leder i samarbeid med kontaktperson, kontor/lab.- personalet e.l.
"	Invitasjon til velkomstmøte første dag sendes den nye medarbeideren. (Dekanus og fakultetsdirektør bør inviteres til møtet for vit. nytilsatte).	Nærmeste overordnete leder
Tiltredelses- dagen	Under velkomstmøtet utleveres en informasjons-mappe med praktiske opplysninger for tilsatte ved fakultetet / avdelingen.	Institutt/avdeling
"	Omvisning på instituttet/avdelingen, presentasjon for kolleger og medarbeidere, utlevering av sjekklisten, nøkler m.v. Kontaktpersonen sørger for å holde kontakt gjennom hele dagen, tar den nytilsatte med til lunsj m.v.	Nærmeste overordnete leder og kontakt- personen
De første seks måneder	Samtaler mellom den nytilsatte og nærmeste overordnete leder. To slike samtaler skal holdes, én etter to måneder i stillingen og for vit. tilsatte skal neste samtale holdes etter de første 100 dagene. For teknisk/adm. personale holdes neste samtale senest etter 5 måneder. Sjekklisten gjennomgås.	Nærmeste overordnete leder
"	Arbeidskontrakt skal undertegnes av universitetet og den nytilsatte.	Fakultetet/UB/Personal- og økonomi- avdelingen
"	Den nytilsatte skal få tilbud om å delta i et introduksjonskurs.	Personal- og økonomi- avdelingen
"	Rektor og universitets-direktøren inviterer til en enkel mottagelse. Universitetsnålen (pins) utdeles. Formål: Bli kjent, skape trivsel og institusjonsidentitet.	Rektor og universitets- direktøren v/Personal- og økonomi- avdelingen
"	Sjekklisten: Etter 6 mndr. skal alle tiltakene være gjennomført. Listen undertegnes av den nytilsatte og nærmeste overordnete leder. Kopi sendes Personal- og økonomiavdelingen (instituttene sender også kopi til fakultetene).	Instituttstyrer
	TILFØYELSER: Nærmeste overordnete leder kan føye til andre tiltak som instituttet/avdelingen vil stå ansvarlig for.

________________________________ (Sign.: Nytilsatt)

________________________________ (Sign.: Nærmeste overordnede leder)