Rask guide til de mest brukte funksjonene på Mi side

(for emneansvarlige, undervisningspersonale, administrative kontaktpersoner, administratorer)

Innledning

På Mi Side blir informasjon om undervisningen ved Universitetet i Bergen samlet. Hvert emne og studieprogram (gruppe) har egne hjemmesider.
Den første siden du kommer inn på kalles Mi side og er din personlige side. Siden er bygget av ruter (portlets) som samler all informasjon som er publisert på emne- og gruppesidene, f. eks. meldinger, diskusjonsgrupper, timeplaner m.m.
Dersom du er på Mi side finner du navnet ditt øverst til venstre i bildet. Hvis du er på hjemmesiden til et emne står emnenavnet her. For å komme til en hjemmeside for emne eller gruppe klikker du på navnet (følger lenken) til emnet eller gruppen i ruten kalt “Emne og grupper”.

Medlemskap på emner og grupper

Studentene blir automatisk plasserte i emner og grupper ut fra eksamensmelding, tilknytning til studieprogram, institutt og fakultet. All informasjon som blir publisert på emne- og gruppesider vises på studentens personlige side. Husk at studenter ikke kan droppe emner de eksamensmeldt i. Du kan dermed være trygg på informasjon som blir publisert vises på studentens personlige side (Mi side).
Ansatte blir i utgangspunktet ikke plassert på emne og faggrupper, men kan selv opprette medlemskap gjennom via [ Meld deg inn i/Dropp emne eller gruppe ] i emne- og grupperuten på Mi side. Vær oppmerksom på medlemskap i emner og grupper ikke gir administratorrettigheter (skrivetilgang).
Hvert institutt har en eller flere superbrukere som oppretter administrator rettigheter (skrivetilgang) for faglærer. Vanligvis er det studiekonsulenten som har denne oppgaven. Dersom du har fått tildelt administratorrettigheter (skrivetilgang) til emne eller gruppe, vil disse automatisk vises i emne- og grupperuten på Mi side.
Kontakt superbruker på ditt institutt dersom du ønsker administratorrettigheter (skrivetilgang) til emne eller gruppe.

Publisere informasjon

Informasjon må publiseres på det emnet eller gruppen der målgruppen er samlet. F.eks. meldinger til studenter på et bestemt emne legges ut på emnesiden til emnet, e-post til alle studentene på et studieprogram eller et institutt sendes fra gruppesiden til programmet eller instituttet.


Merk:

En typisk feil er at man prøver å legge ut informasjon til studentene på Mi side (din personlige side). Mi side er personlig og vises kun for deg. For å legge ut informasjon til studentene må du altså være på hjemmesiden til et emne eller en gruppe.

Alt som bli lagt ut på hjemmesidene til emnene studenten er eksamensmeldt i, og gruppene de er medlemmer av, blir vist på Mi side. På denne måten blir det enkelt for studenten å holde oversikten, og hver gang han logger seg inn vil det bli markert dersom det er lagt ut noe nytt.

Admin

Med unntak av kalender- og fillagerfunksjonene blir alle funksjoner (meldinger, e-post, diskusjonsgrupper etc.) administrert fra Admin. Det er kun de som har administratorrettigheter (skrivetilgang) på et emne eller gruppe som har tilgang til Admin. Administratorrettigheter får du tildelt av superbruker på instituttet eller fakultetet.

Meldinger

Klikk enten på Legg inn en ny melding i meldingsruten i emne- eller grupperbildet eller på Admin og velg Legg inn en melding.
Etter at Tittel og Innholdsfeltet er fylt ut må du angi hvor lenge meldingen skal vises. Meldingen vil bli automatisk arkivert etter denne datoen. Dersom du ønsker at meldingen alltid skal vises, merker du aldri (vises hele tiden). For å legge ut meldingen velg Forhåndsvisning og i neste vindu Godkjenn. Meldingene vises både på hjemmesiden til emnet/gruppa og på Mi side. I innholdsfeltet vil internettadresser automatisk bli aktivisert slik at studentene enkelt kan klikke på dem for å komme til den aktuelle sida.


Merk:

Husk å sette arkiveringsdato på meldingen!

Man kan også skrive en melding i html. (Begynn og avslutt med <p>.....</p>)  Nyttig å bruke hvis man ønsker å formatere teksten. Velg Teksten er formatert som  HTML
Dersom meldingsinnholdet finnes i en tekstfil (.txt) er det mulig å laste opp filens innhold i ”Innholdsfeltet”. For å gjøre dette klikk på ”Browse” for å finne filen på din egen maskin. (OBS! Gjelder kun txt-filer, ikke word-, powerpoint-, excelfiler etc.)

Redigere/gjenåpne meldinger

Du kan redigere meldinger ved å velge Behandle meldinger under Meldingsadministrasjon. Du får da opp en liste over alle meldinger. Velg Rediger på den aktuelle meldingen og følg prosedyren som beskrevet ovenfor. I tillegg må du fylle ut feltet Revisjonslogg! (Dette feltet er laget for at andre administratorer kan lese hvilke endringer som er foretatt).
I bildet Behandle meldinger kan du velge mellom meldinger som er [Publisert | Ikke godkjent | Godkjent | Arkivert | Alle]
Hvis du velger arkiverte meldinger vises oversikt over tidligere meldinger. Arkiverte meldinger kan gjenåpnes ved å velge Rediger på den aktuelle meldingen og sette en ny sluttdato, slik som beskrevet ovenfor.

Legge ut filer og lenker

Gå inn på “Fillager”. Her ser du mappene til emnet eller gruppen. Mappenavnene er standard, men kan enkelt endres ved å velge Rediger mappe, eller Slette denne mappen.
I fillageret kan det for eksempel lastes opp gamle eksamensoppgaver, regneoppgaver/ oppgaveløsninger, powerpointpresentasjoner fra forelesninger etc. I tillegg er det mulig å legge ut lenker (url). Det er fullt mulig å legge til eller slette kataloger og gi kataloger nye navn. Å legge ut filer gjøres på denne måten:

Administrator kan laste opp enkeltfiler på inntil 100 mb. For studenter (andre) er grensen på 2 mb.


Merk:

Bruk filformater som kan åpnes i standard programvare.

Filen er nå blitt tilgjengelig for alle studenter som er medlem på emnet eller gruppa og finnes i fillageret.
I utgangspunktet er det kun de som har administratorrettigheter som kan legge ut filer (og Url-er) i fillageret. For å gi studentene skriverettigheter til en mappe i fillageret, kan man åpne den aktuelle mappen og velge “Endre tilgang for medlemmer - Bare lese | Både lese og skrive”


NB! Vær oppmerksom på at når studentene får både lese og skriverettigheter til en mappe, kan de endre og slette filer som ligger i mappen, også filer som andre har lagt ut. Vi anbefaler derfor ikke at man bruker denne funksjonen for innlevering av obligatorisk oppgaver o.l.

Laste opp flere filer samtidig (ny funksjonalitet)

Du kan laste opp flere filer samtidig (Multiple filer) dersom filene er komprimert til en ZIP-fil (dette kan gjøres i fillageret på de fleste PC-er). Følg prosedyren som beskrevet ovenfor, men i stedet for å legge inn tittel krysser du av for ”Denne ZIP-filen inneholder flere filer som skal pakkes ut”. (Merk at tittel- og beskrivelsesfeltet blir grått). Trykk OK og filen blir automatisk pakket ut (unzipped) i fillageret.

Flytte/kopiere filer mellom mapper og emner

Du kan flytte/kopiere flere filer samtidig mellom mapper og emner.

Vanlige spørsmål (FAQ)

Disse sidene er ment som et hjelpemiddel for å svare på de vanligste spørsmålene som stilles. Dette kan være spørsmål som du erfaringsmessig får fra studentene, eller som det er viktig at står besvart mer permanent gjennom semesteret. Opprettelse av slike sider gjøres via lenken Ny FAQ under  Admin.

Diskusjonsforum

Diskusjonsforum gjør det mulig for kommunikasjon mellom ansatte og studenter eller bare mellom studenter. Alle medlemmer på et emne eller gruppe kan delta i diskusjonen og svare på innlegg fra andre medlemmer. Diskusjonsforum opprettes fra Admin ved å klikke på lenken Nytt diskusjonsforum og velg

Merk:

Faglig administrator på emne eller gruppen må påse at innholdet i forumet ikke er usømmelig.

E-post

Via Admin kan man sende e-post til alle eller enkelte medlemmer på et emne eller gruppe.
Klikk på lenken Ny masseutsendelse.
Velg hvem som skal motta e-post
Send til alle i gruppen
Send til følgende roller:
Medlemmer
Administratorer
Medlemmer (Studenter)
I tillegg, send til følgende personer (forutsetter at du ikke har valgt "Send til alle i gruppen" ovenfor) Kryss av de som skal motta meldingen. I Kopifeltet kan man angi flere e-postadresser (bruk komma mellom adressene). Kopifeltet vil automatisk bli fylt ut med e-postadresse til avsender. Hvis ikke man ønsker kopi, fjern e-postadresse fra kopifeltet.
Tips! Gruppeutsending logg viser tidligere sendte meldinger.


Merk:

Ikke bruk e-posttjenesten mer enn nødvendig

Kalender

Timeplanene importeres fra universitetets elektroniske timplanleggingssystem (Syllabus).  Kontakt administrasjonen på instituttet eller fakultetet dersom du ønsker å gjøre endringer i timeplanen.
Kanselleringsfunksjonen brukes ved avlysning av undervisning mindre enn 24 timer frem i tid, og bør brukes som et supplement til meldingstjenester på Mi side. Ved avlysning av undervisning på svært kort varsel, bør man i tillegg vurdere å sende e-post til studentene på emnet.
Forholdet mellom studentportalen/ Mi Side og timplanleggingssystemet står beskrevet på http://www.uib.no/ua/fellestjenester/timeplan/

Endre utseendet til sidene

Som administrator på en side har man muligheten til å styre utseendet til sida. Man kan fjerne ruter som ikke er i bruk, opprette egne sider og flytte rutene mellom sidene. Alt dette gjøres fra siden kalt "Skreddersy portalutseendet" som man finner på Kontrollpanel. Siden er satt opp som en tabell, slik at du kan bevege deg nedover for å se alle portalsidene, bruke pilikonene til å flytte ruter til en annen plassering på den siden de er, eller bruke det røde ”X” ikonet for å fjerne ruten helt. Fjernede ruter kan legges til igjen senere om en ønsker det. Nederst på denne siden er det en blank portalside slik at du kan lage nye sider, du kan også lage nye navn på eksisterende sider.

Tildele administratorrettigheter

Som administrator på en hjemmeside kan du tildele ansatte rettigheter til å redigere. Dette gjøres ved å klikke på lenken Behandle medlemskap  under Admin. Skriv deretter personens etternavn i feltet Legg inn et medlem og klikk Søk. I det neste bildet velger du ut personen som skal få administratorrettigheter ved å klikke på navnet hans. Tilslutt må du angi hvilken rolle personen skal ha på hjemmesida.

Legge inn gjestebruker

En gjestebruker er en person som ikke har brukerkonto ved UiB, men som med ekstern konto skal ha tilgang til et emne eller gruppe. Kan f.eks brukes for å gjesteforelesere fra eksterne institusjoner tilgang til et gitt emne eller gruppe på Mi side.

Opprette undergruppe

Undergrupper på et emne brukes bl.a. for å dele studentene inn i mindre grupper, f.eks. kollokviegrupper, seminargrupper, laboratoriegrupper og lignende.
Undergrupper har de samme funksjonene som hovedsiden for emnet eller gruppen

Oppretting av undergruppergrupper via Felles studentsystem (FS). Kontakt studieveileder eller fakultetet for mer informasjon

Oppretting av undergrupper direkte på et emne eller gruppe

Administrasjon for spørreundersøkelser

Sett opp en egen spørreundersøkelse (survey) på emnet. Kan bla. brukes til undervisningevaluering.

Du kan legge inn ubegrenset antall spørsmål.
NB: For å gjøre undersøkelsen tilgjengelig for brukerne, må du velge "aktiver"/"deaktiver".
Administrasjon for spørreundersøkelser (redigerer, se resultater, kopiering av undersøkelser m.m.) gjøres via Admin, Administrasjon for spørreundersøkelser

Innlevering

Individuell mappe for innlevering av oppgaver. Opprettes av administrator på et emne.
Enkelt system for innlevering av studentoppgaver, studentarbeid og lignende. Hver student får en egen mappe der de kan laste opp alle typer filer. Studentene har kun innsyn i sin egen innleveringsmappe, og mappen kan anonymiseres.

Administrator kan sette tidsbegrensning på hvor lenge mappen skal være åpen (tidsfrist for innlevering) og studenter som ikke har levert kan bli varslet på e-post.

Faglærer kan kommentere innleverte oppgaver/arbeid, enten direkte i dokumentet eller i eget kommentarfelt i innleveringsmappen.

Innleveringsmodulen kan brukes til innlevering av (obligatoriske) oppgaver eller som et samskrivings- eller kommenteringsverktøy for student og faglærer, f,eks. i forbindelse med veiledet semesteroppgave eller masteroppgave.

Opprette ”Innlevering” på et emne eller undergruppe

Bruk ”Behandle modular (ruter)” under Admin for å legge ”Innlevering” til et emne.
Under ”Modular (ruter) å leggje til”, velg ”Innlevering [  legg til  ]”

Administrasjon av innlevering

Brukes for å aktivere/deaktivere innleveringsmappen (standard/default = Avslått)

Her kan du angi felles åpningstid som da vil gjelde for alle innleveringsmappene (også på undergrupper), men ikke de som har satt egne åpningstider eller valgt å ikke bruke felles åpningstider i det hele tatt.

Oppsette til innleveringsmappen på emnet blir kopiert til undergruppene.
Oppsettet på underguppene kan deretter eventuelt endres.

NB! Man kan også opprette innleveringsmappe direkte på en undergruppe. Følg samme prosedyre som omtalt ovenfor.

Redigere mappens egenskaper

bilde av innleveringsmodulen

Velg ”Innleveringsmappe” under ”Administrasjon av innlevering i adminbildet” og ”Mappen egenskaper”

Velg om administrator skal varsles når en studentoppgave er innlevert, og
om man skal bruke felles åpningstid på hele emnet, inkludert undergrupper, eller sette egen åpningstid (gjelder kun denne mappen)

Studentens identitet kan anonymiseres overfor administrator. Merk at innleveringsmappen kan endres til anonymisert, men at dette ikke kan gjøres om senere. Når studentens identitet er anonymisert, vises kun kandidatnummer (hentet fra FS).

”Lever inn oppgave for student” brukes av administrator studenten har fått innvilget forlenget innleveringsfrist og mappen er stengt. (Administrator leverer oppgaven inn for studenten)

Tilgang til/ kommentering av oppgaver

Innleverte oppgaver vises i mappen og kan kommenteres på to måter: i) skriv en kort kommentar direkte i bildet, eller ii) kommenter direkte i studentens oppgave.

 

Administratorer og professorer kan laste opp ulike versjoner av kommentarer og kan bruke tekstboksen for versjonskommentar for å skille mellom kommentarfilene. Studenten mottar automatisk e-postmelding når det lagt inn kommentar.

Godkjent eller ikke godkjent
I tillegg til kommentarer, kan man krysse av for om oppgaven er godkjent eller ikke godkjent.

OBS!  Dette er ikke en den formell karakteren bestått/ikke bestått.

Varsle studenter som ikke har levert

”Vis de som har levert” lister opp alle har levert inn oppgaven. Bruk avkryssingsboksen til venstre for oppgavenavnet for å sende e-post til kandidaten(e)

Når man er i visningsbildet over studenter som har levert, kan man velge ”Vis de som ikke har levert”. Bruk avkryssingsboksen til venstre for å sende e-post til kandidaten(e)

Tilknytting til Ephorus (tekstgjenkjenningsprogram)

Kun en person pr fagområde kan benytte tjenestene til Ephorus.

Mer informasjon om tekstgjenkjenningsprogrammet Ephorus (krever pålogging til UiBs intranett)

NB! Studentene skal være informert om at Ephorus er knyttet innleveringsmappen.

Kark

Læringsstøttesystemet Kark er integrert i Mi side og kan brukes til alle emner ved UiB.

Overgangen fra Mi side til Kark skjer automatisk og Kark får brukerdata, undervisningsaktivitet og gruppetilhørighet fra FS/Studentweb/Mi side. Kark åpner seg i nytt nettleservindu slik at brukeren beholder kontakten med Mi side.

Oppgaveseminar
Kark lar studentene levere, lese og kommentere oppgaver direkte på Internett. Et kraftig oppgavestyringssystem gjør at Kark kan brukes i det fleste undervisningsopplegg. Emnets karkadministrator (emneadministrator) bestemmer hvem som til enhver tid har tilgang til oppgavetema og besvarelser og hvem som kan kommentere oppgavene.

Seminaret er også velegnet når studentene får levere flere versjoner av samme oppgave og når emnet er mappevurdert.

Siden undervisningsopplegget varierer fra emne til emne, er det emneadministratoren som bestemmer hvilke funksjoner som skal brukes, blant disse er mappefunksjoner, generering av kommentatorlister og blogger.

Blogger (diskusjonsforum)
I noen undervisningsopplegg er det naturlig å ha elektroniske diskusjonsforum i forbindelse med oppgaveseminaret. Kark har tre varianter å velge mellom, lærer-, student- og diskusjonsblogg. I de to første er bloggeieren som lager nye innlegg. I den siste er det fritt fram for alle å starte diskusjoner. I alle tre får de andre delta med innspill og spørsmål.

Oppgaveinnlevering
Kark fins også i en ren innleveringsvariant som er velegnet når man ikke trenger seminarfunksjoner eller når man må bruke filformater som ikke kan vises i nettlesere.

Kark-innlevering kan ta imot alle eller valgte filformater. Det er lagt til rette for at lærerne skal kunne kommentere oppgaver, både direkte i oppgaven og på egen kommentarplass i Kark.

Kark-innlevering er styrt av samme program som seminaret og emneadministratoren har de samme mulighetene til å tilpasse Kark til emnets arbeidsmåter

Ta Kark i bruk
Kark aktiveres ved at man lager en lenke til seminar eller innlevering på Mi side. Mange legger lenke til en manual sammen med karklenken. Karkkonteret hjelper når man skal ta i bruk Kark for første gang.

Spørsmål om Kark kan sendes til kark@uib.no.

Brukerstøtte

Superbrukere på fakultetene og instituttene kan svare på enkle spørsmål og tildele administrativ tilgang (skriverettigheter).
Spørsmål om Mi side kan sendes på e-post til studentportal@uib.no, eller benytt Feilmeldingsskjema som du finner nederst til venstre på Mi side.

Sist oppdatert 29.8.2006
p:\info\portaler\manualer\rask guide til de mest brukte funksjonen på mi side.doc