|
Utreisende studenter Innreisende studenter Hvordan lage bilaterale avtaler? |
Opptaksprosedyre og behandling av søknader til ERASMUS/NORDPLUS-studierHer kan du som ansatt og kontaktperson for ERASMUS/NORDPLUS ved ditt fagmiljø få nærmere informasjon om prosedyren for opptak og behandling søknader til utreisende og innreisende ERASMUS/NORDPLUS-studenter. Utreisende studenterFør søknadene kommer Søknadsfristen for delstudier utlandet er 15. februar eller 15. september.Fagmiljøet som har inngått en Erasmus- eller Nordplus-avtale er ansvarlig for informasjon om avtalepartnerne og behandling av søknadene. Hvis noen ønsker å benytte seg av et annet fagmiljøs Erasmus-avtale skal studenten kontakte studiekonsulenten ved det programmet studenten er tatt opp. Studiekonsulenten skal på vegne av studenten ta kontakt med fagmiljøet, som har avtalen studenten ønsker benytte, for å forhøre seg om det er mulig å benytte denne avtalen. Erasmussøknaden skal leveres til studiekonsulenten med ansvar for utveksling ved det programmet studenten er tatt opp. Dette gjøres for å unngå at flere søknader blir behandlet av ulike fagmiljø uten at man har oversikt over hvor studenten har søkt. Utveksling innen Nordplus er knyttet til faglige nettverk ved ulike institusjoner i Norden, hvor det kun er mulig å utveksle studenter som skal studere fag innen det aktuelle fagområdet. Innen Nordplus er det etablert et Nordlys-nettverk, hvor det er mulig å søke utveksling til alle universiteter i hele Norden uavhengig av andre Nordplus nettverk. Studenter som kan benytte de fagspesifikke Nordplus-nettverken må benytte disse. Søknader til Nordlys-nettverket skal leveres til Nordlys-koordinatoren ved Seksjon for internasjonale programmer. Infotjenesten for studier i utlandet, 1. et., adm.bygningen, Blindern, kan gi studentene generell informasjon om hvilke muligheter studentene har for å ta del studier i utlandet. Informasjonstjenesten har informasjonsmateriale fra de fleste universitetene UiO har utvekslingsavtaler med. Åpningstider: mandag - torsdag 10.30 - 15.00 Hva gjør du med søknadene? Det er fagmiljøene som er ansvarlige for opptaket. Søknadene skal sendes til koordinator ved respektive fagmiljø ved den aktuelle utdanningsinstitusjon i utlandet. All informasjon om opptaket formidles gjennom fagmiljøet ved Universitetet i Oslo og fagmiljøet ved utdanningsinstitusjonen i utlandet.Informasjon om studenten skal registeres i utvekslingsmodulen i FS, i henholdvis bildet for utvekslingssøknad samlebildet og utvekslingsperson. Manual for registrering i utvekslingsmodulen i FS kan fåes av Erasmus-konsulenten. Når opptaket er ferdig Informasjonen skal være registrert i utvekslingsperson bildet i FS innen 1. november eller 1. juni. Kontrakter (Student Grant Contract A og B) blir sendt til studentene sammen med nødvendig informasjon. Stipendet blir overført til studentenes norske konto ca. 3 til 4 uker etter at studentene har returnert B-kontrakten til Erasmus-konsulenten. Beløpet som blir overført til studenten korresponderer med antall måneder, som blir registrert i feltet for varighet i utvekslingspersonbildet. På slutten av studiet i utlandet skal studentene skrive en rapport på web, som viser hvordan studieoppholdet i utlandet har fungert for dem.Hvis du ønsker å finne litt mer ut om hvor studenter har reist tidligere, kan du lete her. Innreisende studenterOpptak av nye studenter Insituttet behandler studentsøknadene fra utlandet. Når det gjelder NORDLYS-søkander vil disse bli tilsendt via Seksjon for internasjonale programmer.Etter opptaket Det er viktig at vi får opplysninger om studentene innen 1. juni/ 1. november for at studentene kan få bolig og for at velkomstpakken og informasjon skal være klar når studentene kommer til Universitetet i Oslo.Vi lager opptaksbrev og sender informasjon med boligtilbud til studentene i begynnelsen/midten av juni. Brevet består av:
Studentene har en frist 25. juni og 25. november til å svare positivt på boligtilbud og betale depositum på NOK 3000,- Hvis de ikke gjør dette, vil det ikke bli resevert bolig til dem. Når studenten kommer til universitetet, går ansvaret over til studieveilederen for ERASMUS/Nordplus studenter i SLS - Seksjon for læringsmiljø og studiekvalitet. Semesterstart Ved semesterstart vil det bli arrangert informasjonsmøte for innreisende internasjonale studenter med en velkomstseremoni. ERASMUS/NORDPLUS-studentene vil også få gruppevis informasjon.I begynnelsen av semesteret vil en informasjonsskranke, International Students Reception Desk, åpnes. Denne ligger i 1. etg. i Administrasjonsbygningen, og er åpen fra 10.30 til 15.00 fra semesterstart til 1. september/1. februar. Når skranken stenges kan de snakke med ERASMUS og Nordplus studieveilederen for disse gruppene hos SLS. I informasjonsskranken (eller hos SLS når den stenges) kan studentene hente sin informasjonspakke, som består av:
Se gjerne på hjemmesidene for de nye ERASMUS og Nordplus studentene. Under oppholdet De studentene som ikke får studiekort blir bedt om å henvende seg til fagmiljøet for å få utstedt nøkkelkort, hvis de trenger det. For å få lånekort på biblioteket kan de henvende seg der. Det er noen studenter som ønsker å studere andre fag enn de som finnes på det instituttet hvor de er tatt opp. Studentene blir da bedt om å spørre studieveilederen ved instituttet hvor den er tatt opp, og studieveilederen ved det instituttet den ønsker å studere. Når det er blitt gitt klarsignal fra begge fagmiljøene vil det bli gitt ny studierett i FS. Studenten må selv sørge for at fagene blir godkjent ved sin hjemmeinstitusjon. Hvordan lage bilaterale ERASMUS/SOKRATES avtaler?Utveksling av studenter med universiteter i Europa. Mange institutter og sentre ved UIO har utvekslet studenter med fagmiljøer ved andre universiteter i Europa i en lang årrekke. Følgende er ment som en veiledning om hvordan man går frem når man vil inngå avtaler med nye partnerinstitusjoner, eller skal begynne helt på nytt med samarbeid innenfor Erasmus-delen av Sokrates-programmet.I hovedsak er det Erasmus som står for så å si all studentutveksling innenfor Europa, (UK og Irland er unntakene). Utveksling og samarbeid innenfor Erasmus skjer fra fag til fag - for eksempel fra Kjemisk institutt ved UIO til Department of Chemistry ved Imperial College, London - og formaliseres gjennom en bilateral Erasmus-avtale. Imidlertid krever EU at hvert universitet skal ha et sentralt plassert ansvar for all Erasmus-virksomhet ved institusjonen. Det er "Head of Institution" dvs.rektoren, som har det formelle ansvaret, og en såkalt "Institutional Co-ordinator" som har det sentrale ansvaret for administrasjon av programmet. UIOs Institutional Co-ordinator jobber ved Seksjon for internasjonale programmer (SIP). Hvordan begynner en Erasmus-avtale? · Det er vår erfaring at de beste avtalene bygger på kontakt som en eller flere av de vitenskapelige har med kollegaer i utlandet · Noen avtaler starter ved UIO, andre starter ved et annet universitet · Noen avtaler blir foreslått av sentraladministrasjon ved et universitet i Europa, men vil bli videresendt fra UIOs sentraladministrasjon til fagmiljøet til vurdering og beslutning · Man kan selvfølgelig foreslå avtaler selv, enten man har kontakt ved et bestemt universitet eller ikke. Henvendelse - se på studietilbud - (besøk om man har tid og midler) - avtale. SIP kan assistere her. · Noen ganger vil UIOs sentraladministrasjon ved Seksjon for internasjonale programmer (SIP) foreslå mulige samarbeidspartnere. Hvordan går man frem rent konkret? Utforsk studiestedet! Man får et inntrykk av studiestedet ved å se på dets hjemmeområde: Er det lett å finne frem? Har de kurs på engelsk? Ser det ut som om de har et apparat som tar seg av internasjonale studenter? Men viktigst av alt er studieplanen. Instituttet må gi forhåndsgodkjenning til alle studenter som sendes ut, derfor er det viktig å vurdere et annet universitets studietilbud nøye, før man forplikter seg. I tillegg til elektronisk informasjon, finnes det en samling av kataloger og annet materiell hos SIP (Infotjeneste om studier i utlandet, 1. etasje administrasjonsbygningen). Hva kan instituttet/fakultetet ved UIO love? Ikke inngå avtaler med mindre fagmiljøet er rede til å ta imot studenter fra utlandet og legge undervisningen til rette. Ofte vil dette bety at undervisning må gis på engelsk. En avtale er en avtale og fagmiljøet forplikter seg til å ta imot like mange studenter som det står i avtalen. Utfylling av avtale: Det fins en standardmal for alle Erasmus-avtaler:Bilateral Socrates Agreement 2005-2006/07. Den fylles ut etter antall studenter (ofte bare en eller to) og hvor mange måneder hver student skal være borte. Nivå må man også velge, og riktig fagkode. UIOs offisielle navn på norsk (Universitetet i Oslo) og ERASMUS ID Code (N OSLO01) må fylles ut hvis det ikke står der allerede, og navn, adresse, telefon-og faksnummer og epost- adresse til fagets kontaktperson må med. Om det er en vitenskapelig ansatt eller studiekonsulenten, er det hvert fagmiljø som bestemmer. Det andre universitetet skal fylle ut sine detaljer. Undertegning: Avtalen skal undertegnes i to kopier, slik at begge partner har en avtale med originale underskrifter til slutt. Ved UIO er det vanlig at bestyrer undertegner avtalen - dette for å sikre at instituttet står bak avtalen. Ved JUS, Medisin, Odont er det dekan/studiedekan som undertegner avtaler. Allikevel vil en del utenlandske universiteter krever Institutional Co-ordinator's" eller rektorens underskrift. Send slike avtaler til SIP som skaffer den påkrevde underskrift. Oppbevaring av og informasjon om Erasmus-avtaler Send en original versjon av avtalen til SIP, som sørger for at alle bilaterale Erasmus-avtaler registreres og oppbevares i hovedarkivet. Den andre originalen sendes tilbake til, eller har allerede blitt beholdt av partnerinstitusjonen. Avtalene registreres i en av SIPs databaser. Informasjonen fra basen overføres til web hver måned og er tilgjengelig for alle: www.uio.no/studier/utland/utveksling/erasmus/avtaler.html I nær fremtid vil Felles Studentsystemet (FS) oppbevare informasjon om avtalene. (Vi regner med å finne tekniske løsninger for overføring av all data fra SIP-basen direkte til FS). Det er viktig at oppdatert informasjon om alle UIOs avtaler er tilgjengelig for alle, ikke minst for UFD. Departementet skal utbetale tilleggsbevilgning på kr 5000 pr utvekslingsstudent, men bare når utvekslingen skjer innenfor rammen av en avtale. Finansering: UIO mottar midler til å gi studentene Erasmus-stipend på ca kr 1500 pr måned. Dette kommer i tillegg til lån og stipend for studier i utlandet fra Lånekassen. UIO mottar midler til å støtte lærerutveksling - ca kr 6500 pr uke (8 undervisningstimer) UIO mottar midler til generell støtte av arbeid i forbindelse med administrasjon av Sokrates-programmet, f.eks reisestøtte for besøk til partnerinstitusjoner, informasjonsarbeid, mottak av studenter osv. Alle fagmiljø som deltar i Sokrates/Erasmus har anledning til å søke en del av støtten. SIP utlyser midlene og behandler søknader hvert høst. |
|||