Kjøp av tjenester – kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at kjøp av tjenester skjer etter en behovsvurdering, kravspesifikasjon, følger UMB s retningslinjer og følger lovgivningen for offentlige anskaffelser.

Sammendrag
Rutinen beskiver alle aktiviteter knyttet til innkjøp av tjenester, både under og over terskelverdier. Krav til konkurranse og fremgangsmåte.

1. Definisjon av kjøp av tjenester
Innkjøp av tjenester omfatter i utgangspunktet alle ytelser som ikke produserer varer.
I motsetninger til varer kan tjenester verken lagres eller transporteres; produksjonen må derfor finne sted samtidig med og på samme sted som konsumpsjonen (forbruket).

Enhetsleder har overordnet ansvar for alt innkjøp av tjenester og skal løpende vurdere kjøp og bruk av private tjenester fra pris, kvalitet og service.

2. Behovskontroll
Behovsvurdering innebærer kontroll av det er et behov tjenesten skal fylle. Videre bør behovskontrollen inneholde konsekvenser for andre funksjoner ved enheten som rådgivnings tjenester, reparasjoner, service, montering, vedlikehold, bruk av tekniske anlegg og støttefunksjoner ellers. I tillegg bør det sikres at det er gjort lønnsomhetsvurderinger for alternativ ressursinnsats ved valg av alternativer. Arbeidet som legges ned i behovsvurderingen bør være proporsjonal med anskaffelsens økonomiske betydning.

3. Dekningskontroll
Det foretas ikke innkjøp før det er kontrollert mot enhetens budsjett og planer.

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Foretar dekningskontroll for å bekrefte at det er budsjettmessig dekning.

4. Bestilling innenfor rammeavtaler.
Dersom det skal kjøpes tjenester innenfor et produktområde hvor UMB har inngått rammeavtale, skal disse avtalene brukes jfr. sentrale retningslinjer for anskaffelser:
Det er lederens ansvar å distribuere avtalene og gjøre de kjent. Dersom det finnes rammeavtaler på produktområdet, er det ikke nødvendig å utsette kjøpet for ytterligere konkurranse.

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Undersøke om det er rammeavtale for de tjenester som skal anskaffes.

5. Bestilling utenfor rammeavtale
Konkurranse
Dersom det ikke finnes rammeavtale som dekker det produktområde hvor det skal kjøpes inn, skal det innhentes minst tre skriftlige tilbud eller anbud ved anskaffelse. Leder har ansvar for valg av leverandør. Dersom dette er delegert til budsjettansvarlig eller innkjøper, må det etableres retningslinjer for hvilke avgjørelser disse har myndighet til å foreta. Merk kravene til skatteattest, jfr. sentrale retningslinjer dokumentbehandling og spesielt krav til arkivering.
Dersom anskaffelsen overstiger en verdi på 1,7 mill kr som er EØS-avtalens terskelverdi for varekjøp, skal økonomiavdeling, innkjøpsseksjonen kontaktes.

Unntak
Direkte kjøp uten spesiell konkurranse kan kun benyttes for innkjøp av tjenester i omfang, når det bare finnes en leverandør eller når levering haster for å kunne opprettholde driften på en forsvarlig måte og når tilbudskonkurranse, begrenset eller åpen anbudskonkurranse ikke har ført frem.. Jfr. “sentrale retningslinjer” .

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Ikke rammeavtale: Det innhentes minst tre skriftlige tilbud.

6. Sammenlikne tilbud og sjekke leverandør av tjenesten
For å oppnå et best mulig kjøp skal tilbudene fra leverandørene sammenliknes. En totalvurdering av pris, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, gebyrer, kvalitet, leveringskostnader og miljøvennlighet skal ligge til grunn ved valg av leverandør

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
UMB s innkjøpere plikter å kontrollere at dens leverandører oppfyller krav til registrering. Jfr. krav til salgsdokument. I tvilstilfelle kontakt fylkesskattesjefen i Akershus for å sjekke om leverandør er registrert i avgiftsmanntallet.
UMB har vedtatt at miljøet skal vektlegges. Et ledd i denne sammenheng er å kjøpe miljøriktige tjenester

7. Bestilling
Behovsperson eller innkjøper som er bemyndiget skal sende skriftlig bestilling.
På denne framkommer det referanser som skal brukes i videre behandling av fakturaen og etter kontroll, f.eks.: leveringstid, kontonummer, bestillers navn og fakturaadresse, leveringssted og opplysninger om UMBs standard til innkjøpsbetingelser.
Elektronisk bestilling kan benyttes der det er aktuelt.

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Etter å ha funnet det totaløkonomiske gunstigste kjøpet og miljøhensynet ivaretatt kan bestillingen foretas.
Bestilling skal foretas skriftlig og journalføres i ePhorte. Innkjøpere skal sørge for at faktura påføres journal- og dokumnetnr.

8. Kontroll av ordrebestillingen
I mange tilfelle vil innkjøpere motta ordrebekreftelse fra leverandøren. Denne må sjekkes, og det er viktig å gi leverandør tilbakemelding dersom ordrebekreftelsene ikke er i overensstemmelse med bestillingen. Etter kontroll arkiveres denne i ePhorte.
Elektronisk bestilling kan benyttes der det er aktuelt.

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Ordrebekreftelse skal kontrolleres mot bestilling. Påføres dato og signatur.
Det må etableres rutiner som sikrer at innkjøpere eller andre kontrollerer ordrebekreftelsen.

9. Kontroll av tjenestelevering
Tjenester mottas fysisk og enhetene må ofte kvittere for utført tjeneste f.eks signatur på ordre eller følgeseddel.
Enheten må sikre at alle tilsette er informert om rutiner ved tjenestemottak., blant annet for å unngå at tjenester ikke kvitteres ut av uvedkommende. Den som har anmodet om tjenestekjøpet (behovsperson) skal normalt gjøre denne kontrollen.
Behovsperson kontrollerer og godkjenner med dette selve tjenesteleveringen.

10. Mangler ved tjenesten
Mangler ved utført tjeneste tas opp med leverandøren. Reklamasjon er behovspersonens ansvar.

Kontrollansvarlig: enhetsleder eller den som har fått delegert myndighet
Det foretas sammenligning av følgeseddel mot bestillingsseddel. Avvik må snarest tas opp med leverandøren.


Oppdatert: 14.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn