Kjøp av konsulenttjenester – momentliste – kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at kjøp av konsulenttjenester skjer etter en behovsvurdering, kravspesifikasjon, følger UMB s retningslinjer og følger lovgivningen for offentlige anskaffelser.

Sammendrag
Innkjøp av konsulenttjenester omfatter i utgangspunktet alle ytelser som ikke produserer varer. I denne rutinen menes kjøp av tjenester i forbindelse med utredninger, prosjektledelse, rådgivning o.l.
Rutinen beskriver alle aktiviteter knyttet til innkjøp av konsulenttjenester, både under og over terskelverdier. Krav til konkurranse. Fremgangsmåten i innhenting av tilbud / anbud på konsulenttjenester, krav til protokollering, oppfølging av kontakter, etterprøvbarhet og evaluering av kjøpet.

1. Behovsvurdering ved kjøp av konsulenttjenester
Før en går ut på det åpne markedet for å kjøpe konsulenttjenester foretas en behovsvurdering.
Innkjøper går gjennom følgende spørsmål og besvarer problemstillingene med hensyn til bakgrunn for innkjøp av konsulenttjenesten og eventuelt om oppgaven kan løses internt i organisasjonen.
- Er bruk av konsulent hjemlet i universitetsstyrevedtak?
- Mangler en erfaring fra aktuell problem løsning og eventuelt hvilken?
- Mangler kapasitet internt og hvorfor?
- Vil en prioritere bruk av eget personale til andre oppgaver og eventuelt hvorfor?
- Hva skal sluttresultatet være?
- Hva forventes av sluttresultatet?
- Hvilken kompetanseoverføring forventes det UMB vil få?
- Kan problemstillingen løses ved interne ressurser slik at kjøpet ikke skal gjennomføres?
Det lages et notat som dokumenterer behovsvurderingen som legges ved saken. Det trekkes en konklusjon på grunnlag om en skal løse oppgaven ved interne eller eksterne ressurser. Konklusjonen danner grunnlaget får sette opp en kravspesifikasjon.

2. Kravspesifikasjon
Når en setter opp kravspesifikasjonen skal en definere, beskriv og avgrense problemstillingen.
Definer arbeidsoppgaven ved å avklare følgende spørsmål:
- Hva skal gjøres?
- Hvordan skal det gjøres?
- Når skal det gjøres?
- Hvem skal utføre prosjektet og arbeide i UMB s organisasjon?
- Hvem skal berøres?
- Hvem utgjør en ressurs i problemløsningen?
- Hvem skal frigjøres for deltakelse?
- Økonomiske konsekvenser i egen organisasjon?
- Hvor stort er omfanget av problemstillingen /oppgaven som skal løses?
- Hvem er ansvarlig for oppdraget?
- Hvem skal delta i eventuelt styringsgruppe?
- Hvem skal delta i referansegruppe?
- Hvem skal være kontaktperson internt mot eksternt konsulent/firma?
- Er innkjøpet momspliktig?

3. Anskaffelsesprosedyre
Sentrale retningslinjer/ strategier for anskaffelser ved UMB skal være gjennomgått og forstått.
Ved eventuelle. spørsmål, uklarheter kontaktes økonomiavdelingen sentraladministrasjonen ved seksjonsleder for innkjøp.
Det skal vær konkurranse mellom flere aktører. Dersom dette avvikes skal dette begrunnes skriftelig og legges ved saken.
Det skal utarbeides anbudsforespørsel i Doffin over terskelverdien(p.t. kr 500 000).

1. Kunngjøring.
Anskaffelser under terskelverdien skal kunngjøres i presse/og eller gjennom direkte henvendelse til kjente aktører i markedet.
Det etableres en gruppe- evalueringsgruppe- (EG) på flere enn 3 personer som skal vurdere og foreta valg av konsulent/konsulentfirma til oppdraget.

2. Prekvalifisering.
Kriterier for prekvalifisering (etter konkurranseutsetting):
Vurdere aktuelle konsulenter/konsulentfirma som;
- er alminnelig kjent i bransjen for gode resultater
- har tidligere gjennomført oppdrag for egen virksomhet tidligere med godt resultat
- har gode personlige referanser
- kan oppgi interessante referansebedrifter
- kan vise til interessante referanse saker (stilling eller resultater)
- kan på en tillitsvekkende måte presentere arbeidsplaner/tilbud/forstudier

Er den personlige kjemi bra? (Konsulenter vil jobbe i nært samarbeide med personell i egen organisasjon)

Det bør søkes dokumentert om virksomheten er selvstendig i forhold skattelovens næringsbegrep og om den er registrert i merverdiavgiftsmanntallet.

3. Konkurranse
De prekvalifiserte konsulenter/konsulentfirmaer kontaktes for å gi inn mer spesifisert forslag til oppgaveløsning/prosjektbeskrivelse.
Forslag til oppgaveløsning/prosjektbeskrivelse presenteres av konsulent/konsulentfirma.

4. Forhandlinger.
Det forhandles med de prekvalifiserte konsulenter/ konsulentfirma om betingelser og rammer for oppdraget.

5. Valg av leverandør.
Konsulent/konsulentfirma for oppdrag velges.

Kontrollansvarlig: innkjøper som har delegert myndighet
Kontroller inngitte opplysninger/referanser. Avhengig av oppdragets størrelse og art skal følgende forhold kunne dokumenteres:
- Attest for betalte skatter og avgifter
- Referanse fra tilsvarende prosjekter
- System for kvalitetssikring av utførelsen
- System for å ivareta HMS – forskriften
- Lærlingordningen etablert
- Autorisert, faglig kompetanse

Valg av konsulenter/konsulentfirma (som velges etter prekvalifisering) begrunnes skriftelig.

4. Kontraktsforhandling
Forslag til kontrakt utarbeides etter UMB s mal til kontrakt for kjøp av konsulenttjenester.
Kontraktforslaget legges fram for valgt konsulent/konsulentfirma. Endelig kontakt forhandles frem.
Kontrollansvarlig: innkjøper som har delegert myndighet
Prinsipielle nye ting ved innkjøp av konsulenttjenester må det søkes bistand hos økonomiavdelingen ved innkjøpsleder

5. Kontrakt
Kontrakt signeres av oppdragsgiver ved person som har fått delegert fullmakt gjennom UMBs fullmaktsreglement

Kontrollansvarlig: innkjøper som har delegert myndighet
Påse av kontakten er gjennomdrøftet med berørte og oppdragsgiver har formell fullmakt til å undertegne kontrakten.

Oppbevaring: Dokumenttjenesten. Kopi av kontrakt sendes økonomiavdelingen ved innkjøpsseksjonen.

6. Oppfølging av kontrakten og kontroll
Løpende oppfølging i henhold til kontrakt og prosjekt/fremdriftsplan.
Løpende kontroll av leverte tjenester og i henhold til kontrakt foretas før eventuelt. utbetalinger/delutbetalinger.
Ved mislighold kontaktes økonomiavdelingen ved innkjøpsseksjonen og stabsdirektør.

Kontrollansvarlig: innkjøper som har delegert myndighet
Dersom det ved kontroll avdekkes avvik i forhold til kontakt må dette tas opp med konsulentfirmaet å få avklart forholdet. Uavklart avvik rapporteres til overordnet. Avvik i forhold til kontrakt må følges opp uten opphold.
Faktura skal være adressert til UMB med referanse til innkjøper av konsulenttjenesten.

7. Evaluering
Oppdraget evalueres med hensyn til forventede og oppnådde resultater.
Skriftelig evalueringsrapport vedlegges saken.
Saker over en viss terskelverdi behandles av det organet som har vedtatt innkjøpet.

Oppdatert: 14.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn