Oppfølging av utestående fordringer
- kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at utestående fordringer blir minimale.

Sammendrag
Rutinen gir en beskrivelse av de arbeidsoppgavene som er knyttet til oppfølging av utestående fordringer, rapportering, alle trinn i innfordring av forfalt krav og opphør av kravet. (Avskriving)

Purring av utestående fordring
Økonomiavdelingen er ansvarlig for purring av utestående fordringer.

Purringer foretas ved en bestilling i regnskapssystemet ca hver 3. uke. Det legges til 10 dager etter forfall før systemet tar med ubetalt faktura på purring.

1. gangs purring sendes som en påminnelse
2. gangs purring hvor det bes om at kunden betaler innen 10 dager
3. gangs purring med inkassovarsel og brev: Blir ikke fakturaen betalt etter 2. purring, kontaktes enheten som er utsteder av fakturaen for å høre om de har mottatt opplysninger fra kunden om hvorfor den ikke er betalt. Finnes ingen grunn, sendes det inkassovarsel med brev hvor det vises til tidligere utsendte purringer, med en betalingsfrist. Her sendes med kopi av faktura.

Blir fakturaen fremdeles ikke betalt sjekkes det igjen med utsteder av fakturaen, om det har vært noen henvendelse fra kunden. Dersom det ikke er noen grunn for at fakturaen ikke er betalt, blir den oversendt til innnkassobyrå. I enkelte tilfeller kan det avtales betalingsavtale (skriftlig avtale undertegnet av begge parter).

Kontroll:
Enhetene sjekker fortløpende om fakturaene er betalt.
Regnskapsseksjonen sørger for at purrerutinene blir foretatt.
Påse at fordringene ikke blir foreldet.

Oppfølging av gamle utestående fordringer
Konkurs
Ved varsel om konkurs av et firma, sendes det inn fordringsanmeldelse til boet.

Stille i bero/avskrivning
Se Operativ instruks, pkt. 4.5.

Rapportering om restansesituasjonen
Ansvarlig: Regnskapsseksjonen

Aldersfordelt rapport over utestående fordringer hver tertial.
Restanseliste over utestående fordringer pr.dato med kommentarer hver tertial.

Kontroll
Påse at rapporteringen følges opp.


Oppdatert: 09.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn