Bilagsoppbevaring/arkivering – kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at oppbevaring og kassasjon av regnskaps - og bilagsmateriell skjer på en forsvarlig måte.

Sammendrag
Rutinen beskriver fremgangsmåten ved behandling og oppbevaring av regnskapsmateriell. Krav til bilagsbehandling og arkivering med tillegg av kassasjonsbestemmelsene.

1. Bilag – beskrivelse av bilag
Bilag er et dokument eller faktura som tjener som dokumentasjon for en postering i bokføringen. Posteringsordre med underliggende faktura eller annet dokumentasjon, danner et bilag. Posteringsordre/blankett skal autoriseres av stabsdirektør.

Kontrollansvarlig attesterer
Sikre at posteringsbilaget er dokumentert på en slik måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.
Sikre at bilaget er forsvarlig beskyttet mot endring.
Sikre at bilag med flere dokumenter har referanser fra primær dokumentet til øvrige dokumenter.

2. Ordning av bilagene
Alle bilagene skal ordnes systematisk etter et nummer eller alfabetisk system. (Oversiktlig måte). Hensiktmessigheten avgjør i hvilken grad alle underbilag (utgifter /inntekter) skal følge bilaget. Egne reskontroinnbetalinger arkiveres i egne permer i ordnet kronologisk orden.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre at bilagene er arkivert på en ordnet og forsvarlig måte.

3. Bilagsnummerering - merking av bilag
Alle bilag som skal regnskapsføres gis et unikt bilagsnummer. Ved hjelp av henvisninger (bilagsnummer) skal det være lett å finne fram til vedkommende postering i regnskapene eller omvendt.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Påse at det ikke er brudd i bilagsnummer serien og registrerte bilag med underbilag blir merket som ferdig registrert.

4. Bilagsperm
Alle ferdige registrerte/kannede bilag settes i bilagspermer.
Ferdig skannede bilag arkiveres fortløpende i stigende nummerrekkefølge.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Påse at bilagspermene arkiveres på en ordnet og forsvarlig måte.
Flytting fra nærarkiv til fjern arkiv skjer slik at en sikrer enkel gjenfinning av permene med bilagene.

5. Arkivering av bilagspermer
Alle bilag skal sikres mot at uvedkommende ikke kan få tilgang til det arkiv eller rom hvor bilagene er oppbevart.. Kun autorisert personell skal ha tilgang til bilagene.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre at kun autorisert personell har adgang til arkivet / rommet og er utilgjengelig for uvedkommende.

6. Lån av bilag
Dersom det oppstår situasjoner hvor det er behov for igjen finning og lån av bilag med underbilag, så skal dette foretas av det autoriserte personell. (Ansatt innen regnskapsseksjonen) Originalbilagene skal ikke tas ut av permen. De kan lånes for å kunne ta kopier. Dersom dette vil ta tid må det settes inn en beskjed /melding om hvem som har lånt det og hvilke bilagsnummer dette gjelder. Denne meldingen må underskrives. Lån av bilag over lengre tidsrom skal ikke skje. Den som låner bilag med underbilag har ansvaret for at disse kommer i retur i samme befatning som de ble utlevert. Riksrevisjonens bruk av bilagene skal selv sikre at de blir satt tilbake uten opphold.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Påse at utlån av bilag er dokumentert og at det returneres til rett perm straks etter bruk

7. Sensitive opplysninger personell /næring
Regnskaps – og bilagsmateriell er offentlig. Der sensitive opplysninger (personell/ forretnings opplysninger) fremkommer på bilagene med underliggende dokumentasjon, skal disse bilagene unntas fra offentlighet. De som får se slike opplysninger skal underskrive taushetserklæring.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre at autorisert personell (ansatte innen regnslapsseksjonen) kjenner til reglene om saker er unntatt offentlighet. Sikre at taushetserklæring blir underskrevet.

8. Bilagskontroll
Bilagskontroll er kontroll med at posteringer er dokumentert med akseptable bilag, og at alle bilag er ført til riktige periode, konti og koder. Den regnskapsansvarlig har ansvar for at bilagsbehandlingen er korrekt lagt opp.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre at bilagsbehandlingen er korrekt.

9. Funksjonsendringer
Ved funksjonsendringer (for eksempel nedleggelse eller overføring til andre enheter) eller overtakelse av aksjeselskaper, skal det dokumenteres gjennom et notat om hvor og hvordan oppbevaringen blir i varetatt. Overleveringsforretninger skal protokollføres.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sike at regnskapsmateriell ved funksjoner blir oppbevart på en forsvarlig måte.

10. Oppbevaring av bøker og bilag – 10 år.
Reglene om oppbevaring av bøker og bilag finnes i regnskapslovens § 11. Det er viktig å merke seg at reglene gjelder for BREV og ANDRE DOKUMENTER som kan legitimere regnskapsføringen. Slikt regnskapsmateriell skal oppbevares ordnet her i landet i minimum 10 år etter utløpet av vedkommende regnskapsår.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Påse at bøker og bilag er ordnet forsvarlig og oppbevart i 10 år

11. Presisering av hovedregler ved oppbevaring
Regnskapsmateriell skal oppbevares lett tilgjengelig for eventuelt kontroll i den generelle oppbevaringstiden. Det skal være ORDNET på en måte som muliggjør effektiv oppfølging av regnskap og dokumentasjon. Det skal være forsvarlig sikret mot ødeleggelse og endringer. Det skal videre være godt lesbart ved hjelp av datatekniske hjelpemidler i hele oppbevaringstiden.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre optimal tilretteleggelse for kontrollmyndigheter (skatteetaten /riksrevisjonen ) og annet autorisert personell.

12. Spesifisering av regnskapsdokumenter som underbilag som er oppbevaringspliktig
Følgende regnskapsmateriell er definert som underbilag:
1. Byggekontrakter med anbud / kalkyler, tegninger Kontrakter med underentreprenør Timelister m.m.
2. Ordresedler pakksedler: Fraktbrev Ordresedler Pakksedler Utleveringssedler Følgebrev
3. Andre tilsvarende underbilag

Hovedregel: Dersom noen av disse opplysningene bare fremgår av underbilag, vil underbilagene etter denne bestemmelsen bli å betrakte som en del av fakturaen.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Sikre at alle innkjøpere/bestillere, attestanter, godkjennere og regnskapsmedarbeidere kjenner kravene til oppbevaring av underbilag regnskapsmateriell ellers.

13. Kassasjon av regnskapsmateriell og bilag - oppbevaring
Alminnelige bestemmelser:
1. Følgende regnskapsmateriale skal bevares av UMB og avleveres til Riksarkivet eller statsarkivene når det er om lag 35 – 30 år gammelt:
1. UMBs avlagte årsregnskap
2. UMBs årsrapport med regnskap ved årets slutt
3. Saldoliste hovedbok ved årets slutt
Det som er av historisk interesse.

2. Følgende regnskapsmateriale skal oppbevares i minst 10 år etter regnskapsårets slutt:
1. Pliktig regnskapsrapportering
2. Instrukser
3. Obligatoriske spesifikasjoner
4. dokumentasjon av bokførte og slettede opplysninger (regnskapsbilag) herunder:

- bilag som lages ved oppdatering av økonomisystemet i forbindelse med innlesning av avregningsretur og konteringsdata fra banken
- kontoutskrift fra bank, med underdokumentasjon som eksempelvis giro – og overføringsblanketter som dokumenterer innbetalinger
- lønnsjournaler, spesifikasjon av samtlige transaksjoner pr. tilsatt pr. periode
- konteringslister
- egendeklarasjoner
- dokumentasjon som viser hvem som har benyttet budsjettdisponeringsmyndighet ved bestilling, ordrebekreftelse, faktura, bilag eller tilskuddsbrev.

5. Dokumentasjon av balansen( avstemminger ) ved årtes slutt
6. Avtaler som gjelder virksomheten, med unntak av mindre betydning
7. Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning
8. Logg av endringer i økonomisystemet
9. Systemdokumentasjon for økonomisystemet, herunder historiske versjoner

3. Regnskapsmateriale som skal oppbevares i 3 år og 6 måneder. Følgende regnskapsmateriale oppbeveres i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt :
1. Fullmakter
2. Innkomne pakksedler
3. Utgående pakksedler eller tilsvarende dokumentasjon som foreligger på papir leveringstidspunktet
4. Prisoversikter som kreves utarbeidet ifølge lov eller forskrift

4. Øvrig dokumentasjon og regnskapsmateriale oppbevares til Riksrevisjonens antegnelser med svar og forslag til desisjon av regnskapet er behandlet av Stortinget. Makulering av regnskapsmateriell kan ikke foretas hvis ikke revisjonen er avsluttet, selv om tidsfrister er utgått.

5. Elektroniske lagrede opplysninger
Bokførte opplysninger som er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig slik at de kan brukes av applikasjonen i minst 3 år og 6 måneder etter regnskapsårets slutt.

Det skal foreligge en sikkerhetskopi av de opplysninger og det regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk.
Sikkerhetskopien skal oppbevares atskilt fra originalen.

6. Andre bestemmelser om oppbevaring
Riksarkivaren kan fastsette bestemmelser om at enkelte regnskapsserier helt eller delvis skal oppbevares for senere avlevering til arkivverket.

Oppdatert: 09.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn