Fakturahåndtering - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at skanning av fakturaer skjer på en korrekt måte.

Sammendrag
Rutinen gir en beskrivelse på håndtering av fakturaer til klargjøring for skanning. Fordeling og arbeidsflyt.
I tillegg beskrivelse av purringer, rentenotaer og korrigeringer av skannede bilag.

1. Sortering av faktura
Alle fakturaer fra leverandør, blir sendt til Dokumenttjenesten.
Posten grovsorteres og fakturaene blir lagt i en mappe som er merket Økonomi.
Fakturaene blir sendt til økonomi med intern posten

Kontrollansvarlig dokumenttjenesten:
Påse at alle fakturaer blir oversendt til økonomi.

2. Mottak av faktura
Mappe med fakturaer hentes i postrom 1.et. daglig og bringes til regnskap.
Ved mottak datostemples alle fakturaer.
Grovsorteres institutt vis.

Kontrollansvarlig regnskap:
Sikre at fakturaene blir datostemplet.

3. Sortering av bilag.
Etter foretatt grovsortering, blir bilagene gjennomgått og gruppert etter kvalitet og format:
1. Ensidig
2. Tosidig
3. Trykk kvalitet
4. Ukurant format.
Hver gruppering blir buntet i sammen og klargjort til skanning.
Ved manglende referanse sendes fakturaen i retur til leverandør
Ved feil navn og adresse sendes melding til leverandør.

Kontrollansvarlig regnskap:
Kontrollere at fakturaer oppfyller kravene til salgsdokument iht. mva loven.
NB! Påse at korrekt referanse til enheten.
Det er ikke anledning til å bestille varer/tjenester i UMB navn til privat forbruk/mål.

4. Skanning av bilag.
Først skannes faktura gruppe 1 (ensidig) enhetsvis.
Etter skanning, lagres, bilagsnummereres og påføres bilagsnummeret på originalfaktura og arkiveres i brevordner.

Kontrollansvarlig regnskap:
Etter skanning kontrolleres om alle fakturaer er behandlet og gitt bilagsnummer.

Kontrollansvarlig instituttene:
Kontroll og videresending til bestiller/godkjennere.

5. Retur av skannede bilag.
Forandringer ved bilag skal det sende e-post til regnskap@umb.no Hva endringen gjelder, hvis bilaget skal ut, skal det redegjøres for dette.

6. Spesielle bilag.
Fakturaer som gjelder bespisning, møter, kurs og blomster skal det være med navn på deltagere. Eks kommentar kan settes i tekstfelt med kurs xx sendes deltagerliste på faks, merket bilagsnummer.
Bilag som trenger anbudsprotokoll skal skannes inn med faktura, gjelder samme anbudsprotokoll for flere fakturaer henvis til bilagsnummer i kommentarfelt.

7. Oppfølging av purringer/inkassovarsel
Ved mottak av purringer/inkassovarsel, sjekkes fakturanummer, leverandørnummer og beløp i Agresso i åpne historiske poster for alle leverandører.
Ved manglende attestasjon godkjenning foretas det henvendelse til institutt om bilaget.
Dersom faktura mangler foretas en henvendelse til leverandør om kopi av original faktura.
Det skal bekreftes på kopien av regnskapsmedarbeider at den er bortkommet. Som da blir skannet inn som et underbilag til purringsfaktura.

Kontrollansvarlig regnskap:
Kartlegging av hendelsesforløp.
Bruk av kopifaktura, skal det legges ved en dokumentasjon hvorfor dette er gjort.

8. Dobbeltbetalinger/kredittnotaer
Kan forekomme: Forbindelse dobbeltbetalinger, returvarer og feilfakturering. Manglende leveranse i forhold til faktura.

Kontrollansvarlig regnskap:
Påse at kreditnota gjelder UMB, innholder rette opplysninger og ikke adressert til enkelt personer.

9. Rentenota
Ved mottak av rentenota. Foreta en spørring i åpne historiske poster for alle leverandører. Sjekker når faktura er betalt, sjekker forfallsdato og årsak til for sein utbetaling.
Skanne inn bilag med kopi av faktura som danner grunnlaget for renteberegningen.

Kontrollansvarlig regnskap:
Sikre dokumentasjon av årsak til rentenota.
Tilbakemelding til instituttet om oppfølging av bilag.


Oppdatert: 09.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn