Utbetaling av reiseforskudd - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at reiseforskudd utbetales til rett person til rett tid. Sikre at den som mottar reiseforskuddet gjør opp på riktig måte innen fristen som normalt er 1 måned etter reisens utløp.

Sammendrag
Rutinen beskriver fremgangsmåten ved utbetaling av reiseforskudd og hvilke krav som stilles til oppgjør av reiseforskuddet. Nytt reiseforskudd skal normalt ikke utbetales før tidligere reiseforskudd er gjort opp. Ved uoppgjorte forskudd foretas det trekk i lønn.

1. Behovsvurdering
Det skal foreligge en begrunnelse for å utbetale reiseforskudd. Normalt skal reiseutlegg dekkes over den ansattes kredittkort, og det må begrunnes hvorfor man ikke kan følge normalrutinen og må be om reiseforskudd. Ved direkte utbetaling av reiseforskudd skal det foreligge en reiseplan.

Kontrollansvarlig:
Budsjettenheten skal informere om ordningen med bruk av kredittkort.

2. Anvisning og utbetaling av reiseforskudd
UMBs forhåndsbetalte utgifter til fly, kurs, seminarer, konferanser etc. og eventuelt direkte utlegg blir definert som reiseforskudd. Blankett for forskuddsbetaling benyttes til anslagberegningen og utbetaling. Reiseforskuddet utbetales så raskt som mulig. Nytt forskudd skal i alminnelighet ikke godkjennes før forskudd fra tidligere tjenestereiser er gjort opp. Forskudd blir ført på konto 1571 med stedskode (konto 9970 ved skanning). Ved mottaksregistrering bør dato for reisen skrives i tekstfeltet.

Kontroll
Budsjettenheten sjekker at godkjenningen for direkte utbetalt reiseforskudd er basert på godkjent reise, at det er budsjettmessig dekning for reisen og at den er undertegnet av forskuddsmottaker. Økonomiavdelingen kontrollerer at utbetalingen stemmer med anvist beløp.

3. Oppfølging av reiseforskudd
Så snart reisen er gjennomført og innen 1 mnd etter at reisen er foretatt, skal den som mottar reiseforskuddet levere reiseregning etter vanlige regler. Dersom det etter purringer/ henvendelser fortsatt er uoppgjorte forskudd foretas det trekk i lønn.

Kontroll
Enhetene skal påse at det ikke står reiseforskudd som skulle ha vært oppgjort når nytt reiseforskudd godkjennes. Enhetene skal videre sørge for at uoppgjort forskudd blir innlevert, eventuelt tilrettelegge for trekk i lønn. Økonomiavdelingen sørger for at uoppgjort forskudd blir trukket i lønn etter at godkjenning for dette er innhentet fra enhetene/avdelingene.



Oppdatert: 29.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn