Reiseregning – utfylling og oppgjør - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at reiseoppgjør utbetales til rett person til rett tid og på riktig måte.

Sammendrag
Ved krav om utbetaling av reiseoppgjør skal fast ansatte bruke webbasert reiseregning i Agresso. Andre mottakere kan benytte statens blankett. Den som har krav på reiseoppgjør skal snarest, og senest innen 1 måned etter reisen levere reiseregning. Det stilles formelle krav til korrekt utfylt reiseregning, godkjenning, kontroll, utbetaling og arkivering.

1. Krav til utbetaling av reisegodtgjørelse
Reiseregning er oppgavepliktige utbetalinger i henhold til skatteloven. Alle UMBs ansatte som har krav på reise- og kostgodtgjørelse får oppgjør etter statens reiseregulativ.

Kontrollansvar ved enhetene:
Sikre at beregning av reisegodtgjørelse blir foretatt etter gjeldende regulativ. I tillegg sikre at arbeidstakerne får den godtgjørelse de har krav på og at reiseregulativet er kjent. Informere om frister for innlevering, oppgjør av reiseregning og skatteregler.

2. Reiseregninger
Det er to alternativer som benyttes for å foreta oppgjør av reiser.
1. Webbasert reiseregning Agresso (ansatte)
2. Statens blankett (eksterne – ikke fast ansatte)

Kontrollansvarlig enhetene:
Sikre er at alle fast ansatte som skriver reiseregninger benytter webbasert reiseregning.

3. Personopplysninger
Disse opplysningene trengs ved oppstart av nye brukere av webreiseregning eller skal påføres statens blankett:
Navn
Adresse
Personnummer (11 siffer)
Bankkonto
Skattekommune
Skatteprosent
e-postadresse (kun webregistrering)
Hvilken enhet de tilhører

4. Reiseregning
Alle som skal skrive en reiseregning må vite hvor reisen skal belastes. Gi informasjon til de ansatte om prosjekt, arbeidsordre (tidligere VO (virksomhetsområde)) og sted.

Skal reiseregningen belastes et annet institutt enn der de er ansatt? Reiseweben krever at de bruker sin egen stedskode. Skriv eventuelt korrekt stedskode for reiseregningen i kommentarfeltet og send reiseregningen til den enheten som skal anvise.

Konto er fast, reiseutgifter faglig/vitenskapelige konto 7111.
Gi derfor tilbakemelding på administrativt ansatte som skal kobles til konto 7121.

Registreringer/endringer av brukere benytt: reiser@umb.no.

Ferdig utfylt reiseregning danner grunnlaget for registrering av data i regnskapet. Det er viktig at retningslinjer for utfylling følges nøye.

Kontrollansvarlig enhetene:
Sikre at nytilsatte og eksterne får informasjon om oppgjør for reiseregninger og at ansatte benytter den webbaserte reiseregningen.

5. Sjekkliste for utfylling av reiseregning
Husk: Alle reiser skal gjøres på billigst mulig måte!
a) På statens blankett: Navn, adresse, fødselsnummer, postgironummer/bankgironummer, tjenestested, skattekommune.
Skatteprosent (hvis ikke trekkes 50 % av skattbar kostgodtgjørelse)
b) Hva regningen gjelder: Reisested/-formål
c) Spesifisering av reisen, strekninger og tidspunkt for avreise og tilbakekomst.
d) Ved overnatting velg korrekt reisetype eller på statens blankett kryss av for hvilken type, og skriv inn navn og adresse på overnattingsssted (gjelder ikke ved privat overnatting)
e) Kontroller at det er fylt ut på riktig sted/kolonne. Alle originalkvitteringer bør være med. Ved flybilletter må billettstamme eller utskrift av elektronisk billett vedlegges. For å få refundert korrekt beløp for papirbillett bør kopi av faktura legges ved. Sjekk om det er ført noe reiseforskudd. Sjekk at det er samsvar mellom dato og riktig antall døgn.
f) Husk ev. trekk for frokost/lunsj/middag
g) Hjemmel for bruk av bil
h) Regningsutsteders underskrift
i) Kontering, attestasjon og godkjenning

Kontrollansvarlig ansatte/enhetene:
Påse at utlagte beløp er dokumentert og følger som underbilag til reiseregningen. Uoppgjort reiseforskudd blir oppgjort straks etter reisens avslutning. Påse at reiseoppgjøret er underskrevet. Som et ledd i kontrollen bør arbeidstaker selv kontrollere det beløp han/hun får utbetalt.

6. Agresso webbasert reiseregning – kvalitetssikring
Hvis ikke all tekst i kommentarfeltet er synlig på utskrift, sjekkes dette i Agresso.

7. Reiseregninger
Reiseregninger som ikke er ført i Agresso web skal mootakksregistreres ved budsjettenhetene.

8. Budsjettdisposisjonsfullmakt (anvisning)
Attestasjon og anvisning av reiseregninger skal skje etter de til enhver tid gjeldende retningslinjer.



Oppdatert: 11.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn