Attestasjonsmyndighet og -kontroll - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at bestemmelsene om attestasjonsmyndigheten/kontrollen ved enheten er kjent og er strukturert slik at intern kontrollen blir ivaretatt

Sammendrag
Rutinen gir en dokumentasjon av de operative økonomibestemmelsene om bestilling og attestasjon. Kravene til organiseringen i utøvelsen av attestasjonsmyndigheten med arbeidsdeling.

1. Definisjoner av budsjettdisponeringsmyndighet og attestasjonskontroll
Budsjettdisponeringsmyndighet:
Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder å inngå avtaler og gi tilsagn som medfører økonomisk forpliktelse for UMB. Enhetslederen har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå.

Attestasjonskontroll:
Kontroll av at en transaksjon er i samsvar med underliggende forhold herunder bestilling, avtale, vedtak om tilskudd m.m. og skal i hovedsak utføres av en annen person enn den som utøver sin budsjettdisponerings¬myndighet.

2. Oppnevning av bestillings - og attestasjonsansvarlige
Den som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet skal oppnevne bestillings – og attestasjonsansvarlige. Det vil si hvem som har rett til å bestille, mottatt en vare eller attestere for at arbeidet er utført.
Den som har budsjettdisponeringsmyndighet skal, til enhver tid, ha en ajourført oversikt over hvem som er oppnevnt. Oversikten skal være kjent for de berørte ved enheten.
Oversiktene skal sendes til økonomiavdelingen for registrering i regnskapssystemet og bestillingssystemet over markedsplassen.

3. Attestasjonskontroll
Attestasjonskontrollen skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. Ved transaksjoner som gjelder små beløp, kan vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet også utføre attestasjonskontrollen.
Dette kan være aktuelt eksempelvis for små anskaffelser, overtid og tjenestereiser.
Den som attesterer kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv
Alle utgifter skal være attestert før utbetaling kan finne sted.

4. Krav til budsjettdekning
Ved attestasjon av faktura eller utgiftsbilag, blir den som har attestasjonsmyndighet ansvarlig for at betingelsene for utbetaling foreligger. Det vil si at bevilgningen på vedkommende budsjettområde ikke er eller vil bli overskredet når utbetaling av anvisningsbeløpet foretas.

5. Attestasjonsplikt
Alternativ nr. 1
Enhetsledere og andre som selv ikke har budsjettdisponeringsmyndighet, skal attestere alle kontrollerte fakturaer, utgiftsbilag før de oversendes til budsjettdisponeringsmyndigheten.

Alternativ nr. 2
Annen attestasjonsmyndighet forholder seg tilsvarende, men her leveres fakturaer til de som ved delegasjon har fått budsjettdisponeringsmyndighet.

Fakturaer skal ved mottak kontrolleres for om de vedrører enheten. Ved mottak gjøres
papirfaktura om til elektronisk format, eller omvendt. Omgjøringen må foretas på en slik måte at den sikrer at innholdet ikke endres.

6. Kontroll oppgaver før attestasjon (Bestillingsansvarlige)
- at en vare eller tjeneste er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale, pakkseddel eller annen relevant dokumentasjon, og for hvilke tiltak som skal settes i verk dersom det er avvik.
- at dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
- lønnsberegningsbekreftelsen, antall personer og beløp kontrolleres
- at utbetaling av et tilskudd er i overensstemmelse med vedtaket om tilskudd, og at tilskuddsmottaker har sendt inn eventuell dokumentasjon og/eller aksept av vilkår
- at utbetaling som følge av tilbakebetaling av skatter, avgifter, gebyrer, feilinnbetalinger m.m. skjer på korrekt grunnlag
- kontering, eventuelt påføre slik informasjon

7. Attestasjonsansvar
Ved attestasjon av kontrollerte faktura/utgiftsbilag, blir den attesterende myndighet ansvarlig for at foranstående bestemmelser blir fulgt.
Han/hun bekrefter berettigelsen av det foretatte innkjøp og at vedkommende innkjøpsfaktura/utgiftsbilag er i samsvar med dette og klar til godkjenning m.m.. En må påse at det attesterte beløp ikke bryter med norsk lov f. eks skattelovgivningen vedrørende innberetningspliktige utbetalinger til lønnstaker eller næringsdrivende

8. Påføring av prosjektkonto pakkseddel, ordreseddel, fraktbrev utstyrregistrering mv. – elektronisk behandling
Attestasjonsansvarlig skal forsikre seg om at posteringsordren er påført riktig kontostreng og at forannevnte kontroller er gjennomført.
Dersom det er utstedt pakkseddel, ordre seddel, fraktbrev mv., skal det på attestasjonen påføres at disse er kontrollert med fakturaen. Når slik kontroll utføres, er det ikke nødvendig å legge ved pakkseddel, ordreseddel, fraktbrev mv. ved fakturaen til videre budsjettdisponeringsmyndigheten. Kontroller og godkjenningsprosedyrer skjer elektronisk.
Dersom noe skal bemerkes eller kommenteres er det et tekstfelt i det elektroniske behandlingssystemet.

Utstyrregistrering.
Bilag som vedrører registreringspliktig utstyr m.v. konteres med konto som krever påføring av utstyrssnummer i Agresso. Utstyret registreres i anleggsmodulen i Agresso.

9. Arbeidsdeling – unntak
Kontroll, attestasjon og godkjenning skal normalt fordeles på minst to personer. I tilfelle der ingen andre reelt sett kan utføre kontroll/attestasjon, skal den som har budsjettdisponeringsmyndigheten selv attestere og anvise. Dette unntaket må tas opp med stabsdirektøren og godkjennes av han.
Riksrevisjonen skal være orientert om unntaket.

10. Utbetaling til attestasjonsansvarlig
Når utbetaling skal skje til den som er tillagt attestasjonsmyndighet, skal attestasjonen utføres av en annen som har denne myndigheten.

11. Originalfaktura mangler
Dersom originalfaktura mangler, må det legges med en forklaring/dokumentasjon som forklarer hvordan beløpene framkommer på anvisningen, Det understrekes at før det foretas attestasjon uten originalfaktura, må det gjennomføres undersøkelser for å gjenfinne denne.



Oppdatert: 11.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn