Fakturering av varer og tjenester – salg og refusjoner – kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at bestilte varer og tjenester som avtales/bestilles blir registrert, arbeidsdeling sikres og at alle oppdrag/bestillinger blir fakturert og til rett tid. Refusjoner blir fakturert.

Sammendrag
Rutinen beskriver fakturering av varer og tjeneseter, fra prising, kredittvurdering, fakturagrunnlag og avsluting av salget. I tillegg refusjoner.

1. Prising av varer og tjenester
I prising av tjenester og varer er det viktig å få avklart om de er merverdiavgiftspliktig eller ikke. Ved prising av varer og tjenester skal dekningsbidrag beregnes.

Kontrollansvarlig enhetsleder:
Sikre at varen /tjenester er korrekt priset

2. Mottar bestilling
En oppdragsgiver/kunde henvender seg til en enhet og får etablert en skriftlig avtale/arbeidsordre(forskningsprosjekt, undervisnings eller konsulenttjenester med mer eller bestilling av en vare). Følgende skal være avklart:
• hva er bestilt
• merverdiavgiftspliktig eller ikke
• avtalt pris – opplyse takst eller annet prisgrunnlag
• leveringstidspunkt
• andre ting som ønskes presisert
• hvem skal betale fakturaen og betalingsbetingelser
• annet

Kontrollansvarlig enhetsleder:
Sikre at bestillingen er skriftlig og pris eller takst er kjent.

3. Manglende betalingsevne
Før bestillingen aksepteres og ordrebekreftelse utstedes eller avtale skrives, bør det foretas en kredittvurdering av kunden. Det vil si sjekke om tidligere regninger er betalt. Større ordre anbefales det å innhente en kredittvurdering (må vurderes) via Regnskapsseksjonen for å undersøke om personen eller firmaet har betalingsanmerkninger. Dersom gammel gjeld ikke er betalt eller det finnes betalingsanmerkninger, må det foretas en risikovurdering. Bankgarantier kan benyttes.

Kontrollansvarlig enhetsleder:
Sikre at en kredittvurdering og risikovurdering blir foretatt. Sikre minimalisering av tap.

4. Levering av tjenesten/varemottak
Ved levering av varen/tjenesten må kunden kvittere for mottatt tjeneste/varemottak. Det skal kontrolleres at alle utførte oppdrag blir fakturert.

Kontrollansvarlig enhetsleder:
Sikre at alle utførte oppdrag blir fakturert. Hensiktmessig utsjekking etableres.

5. Utstedelse av faktura
Utførte oppdrag/tjeneste eller vare sammenholdes mot avtale/arbeidsbekreftelse/bestillingsordre og fastsatte priser etc. Dette danner fakturagrunnlaget. Salgsdokumentet skal være spesifisert og påført leveringsdato.

Kontrollansvarlig enhetsleder:
Sikre at fakturagrunnlaget er sammenfallende med utført tjeneste eller salg av en vare.

6. Kontroll av faktura
Ferdig faktura kontrolleres mot fakturagrunnlag. Fakturaene sendes ut uten opphold.

Kontrollansvarlig regnskapsansvarlig:
Faktura grunnlag er hensiktmessig organisert og arkivert.

7. Betalingsfrister
Betalingsbetingelser i henhold til avtale.


Oppdatert: 09.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn