Behandling av verdipost - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre en forsvarlig behandling av verdipost.

Sammendrag
Rutinen beskiver hvordan all verdipost skal registreres i en verdiprotokoll, arbeidsdeling og fysisk sikring av den.

1. Formkrav til verdipostbok
Verdipostboken (verdiprotokoll) skal være innbundet, A4 format . Verdipost skal inneholde opplysninger om:
- Mottatt dato
- Verdiposttype/art (jf. punkt 4 )
- Beløp
- Åpnet av: 2 skal signere
- Mottatt av: signatur

2. Åpning av post
Mottatt verdipost og post åpnes av to personer i fellesskap (dokumenttjenesten). Hvis det er mulig bør det være to personer som ikke har ansvar for kontering eller registrering av bilag i UMBs regnskaper.

3. Registrering av verdipost.
Verdipostboken beror ved Økonomiavdelingen. Dokumenttjenesten (DT), fører inn verdiforsendelsene i verdipostboken.

Når DT har fått verdiforsendelser i dagens post, ringer DT til Økonomiavdelingen., og gir beskjed om det. Verdipostboken bringes til DT. Verdiposten føres inn av 2 DT-ansatte og boken med verdiposten tas med tilbake til Økonomiavdelingen igjen. Alle verdiforsendelser skal normalt, straks etter poståpningen, føres inn i verdipostboken.

Det tas kopi av betalingsdokumenter, dateres og signeres. Disse skal benyttes som underbilag ved regnskapsføringen. Feilsendinger registreres i protokollen og oversendes til korrekt adressat.

4. Hva skal registreres
I verdipostboken (verdiprotokollen) skal følgende betalingsmidler registreres:
- Kontanter mottatt pr. post
- Sjekker – innenlandske og utenlandske
- Giro utbetalingskort
- Andre betalingsmidler

5. Adressat på betalingsdokumentet
De utbetalingskort eller andre betalingsmidler som sendes til enhetene (instituttene eller avdelinger), skal overleveres til dokumenttjenesten med en forklaring hva beløpet gjelder. Der utbetalingsdokumenter er adressert til instituttene eller avdelinger ved en person, tas det opp med utsteder av betalingskortet for å endre adresseringen til UMB, med tillegg å oppgi UMBs bankkontonummer.

Post til UMB skal ikke adresseres til privatperson.

De enkelte enheter (institutt, senter, avdeling) er selv ansvarlig for å oppgi korrekt adresse overfor sine kontakter når de bestiller en vare/tjeneste.
Dokumenttjenesten har, for å bidra til best mulig adressering av henvendelser til UMB, lagt ut informasjon om korrekt adressering av post til UMB på sine nettsider.

6. Kvittering i verdipostboken
Det skal kvitteres i verdipostboken av den som mottar verdiposten til videre behandling.

7. Godskriving av betalingsmidler
Mottatte sjekker, anvisninger utbetalingsanvisninger endosseres straks til UMBs bankkontonummer: 6345 05 02342


Oppdatert: 11.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn