Journalføring av anbud/tilbud saker – kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre korrekt dokumentasjon og arkivering av anbud/ tilbud saker

Sammendrag
Det har blitt laget ny tilgangskode for anbudsdokumenter, samt at anbudssaker skal påføres prosjekt, Tilgangskoden før var §6 iht off.l. Dokumenttjenesten har laget en egen kode for anbud som gjør at kun de som jobber med anbudssaker får se akkurat disse - koden heter AB og er linket opp mot §6.
På saksnivå har vi en rubrikk som heter prosjekt. Den skal nå fylles ut med "anbud/tilbud" for at dere og andre lettere skal kunne finne disse typen saker.

Journalføring av anbud/tilbud saker
- Den som starter prosessen med et anbud/tilbud oppretter sak – eller ring Dokumenttjenesten (DT) som hjelper til med opprettelsen
- I sakstittelen bør det stå: anbud/tilbud – hva anbudet gjelder/hvilke produkter/tjenester – praktisk om fristen er oppgitt i tittelfeltet
- Saken starter med utlysingen som foretas via Doffin-basen – utlysingen legges inn i ePhorte som X-notat uten mottaker. Se oppskrift for opprettelse av X-notat uten mottaker vedlegg 2.
- DT må få beskjed om pågående anbud ifm poståpning – ring 5050
- Grunnlagsdokumentene legges inn på samme vis som utlysingen
- Tilbud som kommer inn fra eksterne bydere registreres i ePhorte av DT etter anbudsåpning. Vi skjermer tilbud med tilgangskode AB for anbud. Avsender skjermes ikke.
- Evt forhandlingsdokumenter med fornyet tilbud mv legges også inn i ePhorte av DT. Utgående brev produseres i ePhorte av saksbehandler selv. Skjermes med tilgangskode AB for anbud. Se oppskrift for brevproduksjon i vedlegg 3.
- Anbudsprotokollen føres som X-notat og skjermes med tilgangskode AB for anbud.
- Se vedlegg 2. Når protokollen er ferdig signert, sendes den i original til DT for overskanning.
- Brev ut til budgiverne om at de ikke vant anbudsrunden, skjermes ikke ettersom forretningshemmeligheter ikke røpes i disse brevene. Se vedlegg 3.
- Avtaledokumentet på den som vinner anbudet sendes DT for registrering og skanning - skjermes med tilgangskode AB for anbud.

DT sender alle dokumentene etter skanning tilbake til instituttet/enheten for oppbevaring i ringperm/tidsskriftsboks godt merket med anbud og ePhortenr. Dette fordi vi ser behovet for tilgjengelighet ved evt. anbudsettersyn. Hvis det er ønskelig at DT skal oppbevare saken, gis det beskjed om det. DT legger inn en merknad på sak om hvor saken oppbevares!

Oppdatert: 03.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn