Mellomstore engangskjøp
kr 100 000 > < kr 500 000 eks. mva
- kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at mellom store engangskjøp fra kr 100 000 opp til kr 500 000 skjer kostnadseffektivt og videre sikre at protokollasjonsplikten overholdes.

Sammendrag
Rutinen gir en beskrivelse av hvordan mellom store engangskjøp (kjøp mellom kr 100 000 og kr 500 000) skal gjøres for å oppfylle regelverkets bestemmelser om protokollplikt, krav til attester (skatt og mva) og HMS-erklæring.

Skjemaer og informasjon om de ulike skjemaene:
Ved valg av forespørsel (ikke utlysing) kan disse hjelpeskjemaene benyttes:
- Forespørsel
- Bestillingsmal
- Anskaffelsesprotokoll

1. Definisjon av innkjøp
Med innkjøp i denne rutinen menes anskaffelser av alle typer varer. Et varekjøp omfatter i utgangspunktet alle fysiske gjenstander eller ting og inkluderer også leie/leasing av biler /utstyr.
Mellomstore engangskjøp defineres her som kjøp med verdi over grenseverdien 100 000 eks. mva og terskelverdien for utlysing i Doffin, 500 000 eks. mva.(pr. 2006). Innkjøpsseksjonen kontaktes før utlysing eller forespørsel sendes ut.

2. Dekningskontroll
Det er en forutsetning at det er budsjettmessig dekning til kjøpet.

Kontrollansvarlig/leder for budsjettenheten.
- Det skal foretas dekningskontroll for å bekrefte at det er budsjettmessig dekning.
- Unntak lovpålagte innkjøp foretas, men budsjettdekning må sikres senere.
- Enheten selv må selv bestemme hvem som skal foreta dekningskontroll.

3. Bestilling av mellomstore engangskjøp.
Dersom det ikke finnes rammeavtale som dekker det produktområdet hvor det skal kjøpes inn, må det utlyses eller sendes skriftlig forespørsel til minst tre leverandører. Utlysingen/forespørslen registreres i ephorte. Tilbudene skal leveres skriftlig, normalt innen en bestemt frist. Disse og all annen dokumentasjon legges inn I ephorte. Leder av enheten har ansvar for valg av leverandør. Dersom dette er delegert til budsjettansvarlig eller innkjøpere, må det etableres retningslinjer for hvilke avgjørelser disse har myndighet til å foreta.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
- Det innhentes om mulig minst tre tilbud på alle kjøp.
- Ved utløpet av eventuell tidsfrist for levering av skriftlig tilbud utfylles anskaffelsesprotokollens første del Last ned anskaffelsesprotokoll (doc)

4. Sammenlikne tilbud og sjekke leverandør
Både ved utlysing og ved direkte forespørsler til utvalge leverandører skal tilbudene fra leverandørene sammenliknes med sikte på å oppna et best mulig kjøp. En totalvurdering av pris, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, gebyrer, kvalitet, avhendelseskostnader, leveringskostnader og miljøvennlighet skal ligge til grunn ved valg av leverandør.

Under tvil kan man kontrollere om firmaet er registrert i Brønnøysundregisteret.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
- Anskaffelsesprotokollens 2. del fylles ut og underskrives av minst to personer.
- UMBs innkjøpere plikter å kontrollere at dens leverandører oppfyller krav til registrering. Jfr. krav til salgsdokument. I tvilstilfelle kontakt fylkesskattesjefen i Akershus/Oslo for å sjekke om leverandør er registrert i avgiftsmanntallet.
- I UMB innkjøpsstrategi er vedtatt at miljøet skal vektlegges. Bærekraftig utvikling. Et ledd i denne sammenheng er å kjøpe miljøriktige varer.

5. Melding til tilbyderne om utfallet av konkurransen.
Når evaluering av tilbudene er avsluttet skal den valgte leverandøren gis skriftlig melding om resultatet. De andre leverandørene skal gis lik og samtidig skriftlig melding om resultatet og en kort frist for eventuell tilbakemelding.

6. Bestillingen
Kontraktinngåelse og bestilling skjer etter at fristen for tilbakemelding er utløpt.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Innkjøpere skal sørge for at pakkseddel og faktura påføres en referanse som identifiserer kjøpet.
- Bestillingsblankett/-brev bør benyttes der dette er hensiktsmessig.
- Det anbefales å lage et innkjøpsnotat for å dokumentere valg av leverandør og kjøpet.
- Sikrer dokumentasjon av innkjøpet.
- Påse at anskaffelsesprotokollen blir regisrert i ephorte og oppbevart på enheten.

7. Kontroll av ordrebekreftelsen mot kontrakt.
I mange tilfelle vil innkjøpere motta ordrebekreftelse fra leverandøren. Denne må sjekkes, og det er viktig å gi leverandør tilbakemelding dersom ordrebekreftelsene ikke er i overensstemmelse med bestillingen. Etter kontroll arkiveres denne i perm sammen med bestillingen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
- Ordrebekreftelse kontrolleres mot bestilling./kontrakt
- Påføres dato og signatur.
- Det må etableres skriftlig dokumentasjon som sikrer kontroll av ordrebekreftelsen.

8. Kontroll av vareleveringen
Varene mottas fysisk og virksomheten (institutter, enhetene) skal kvittere ut mottak av varer f.eks signatur av fraktbrev eller kvitteringsskjema fra transportør.
Institutt leder /enhetene må sikre at alle tilsatte er informert om rutiner ved varemottak., blant annet for å sikre at varer kvitteres ut av personell som er delegert myndighet til dette.
Den som har anmodet om innkjøp (behovsperson) skal normalt gjøre denne kontrollen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Behovsperson kontrollerer at antall kolli som er oppgitt på fraktbrev e.l. er korrekt, og godkjenner med dette selve vareleveringen.

9. Mangler ved leveringen
Transportskade skal tas opp med transportøren. Sjåføren skal bekrefte om skaden er oppstått under transport.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Ved mottakskontrollen skal behovspersonen undersøke om skade er oppstått under transport.
Dersom det er transportskade eller emballasje er skadd skal dette noteres på fraktbrevet. Sjåføren skal bevitne dette Kun autoriserte personell skal kvittere for mottak av varer.

10. Kontroll av varemottak
Det må kontrolleres at pakkseddel følger med. Dersom det er praktisk mulig, skal den som har meldt behovet for anskaffelsen, kontrollere og kvittere med signatur og dato på pakkseddel.
Kvittert pakkseddel kan være bilag til fakturaen og oversendes den som attestere fakturaen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Behovspersonen kontrollerer at det foreligger pakkseddel fra leverandør og godkjenner denne.

11. Mangler ved varen
Mangler ved varen tas opp med leverandøren. Reklamasjon er behovspersonens ansvar.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Det foretas sammenligning av mottakspakkeseddel mot tidligere kontrollert ordrebekreftelse. Avvik må snarest tas opp med leverandøren.

Oppdatert: 23.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn