Lønn – forskjellige typer lønnsforhold ved UMB - kap. 1.3

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre riktig lønn til rett tid

Sammendrag
Rutinen beskriver forskjellige typer lønnsforhold ved UMB:
- Ansettelse til opphør av arbeidsforhold
- Overtid og behandling av avspasering
- Vaktgodtgjørelse
- Timelønnet og beløpslønnet.

I tillegg beskrives arbeids– og ansvarsfordelingen innen lønnsområdet mellom lønnsseksjonen ved økonomiavdelingen og lokalt arbeidssted.

Henvisninger
- Lønns–ABC
- Statens personalhåndbok
- Personalhåndbok for UMB
- Hovedavtale i staten
- Hovedtariffavtalen i staten

Skjemaer:
- Arbeidsavtale
- Avtale ved sensuroppdrag
- Taushetserklæring
- Timeliste.

1. Lønn med stillingsprosent
Gjelder faste eller midlertidig tilsatte med en stillingsprosent mellom 1 og 100 % stilling.

Arbeidsforholdet er hjemlet i en underskrevet arbeidsavtale mellom UMB og arbeidstaker. Husk at alle felt skal fylles ut. Arbeidsavtalen skal sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.

Lønnsseksjonen effektuerer igangsetting av lønn.

Kontrollansvarlig lønnsseksjon:
Kontrollere at arbeidsforholdet er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp.
Sjekke at lønnen er riktig når man mottar rapporter fra Bluegarden etter hver lønnskjøring.
Lønnsseksjonen legger inn nødvendige varsler for å følge opp tidsbegrensede arbeidsavtaler og endringsmeldinger. Varslene blir lagt i Paga slik at alle varsler som gjelder den aktuelle månedslønn, kommer i innkurven til den enkelte saksbehandleren som har ansvaret for saken.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker i Paga at arbeidsforholdet er korrekt lagt inn i personal- og lønnssystemet.
Lokalt arbeidssted lager seg gode rutiner for oppfølging av tidsbegrensete arbeidsavtaler.
Bruk ”gul bjelle” i Paga som et hjelpemiddel.
Lokalt arbeidssted har ansvaret for å rette boligadresser.

2. Arbeidsforhold som endres
Endringsmeldinger sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.

Permisjonssøknader sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.
Permisjoner blir innvilget på lokalt nivå, viktig å angi grunn dersom permisjonen gir medregning i SPK. Se Statens personalhåndbok.

Fødselspermisjonssøknader behandles sentralt. Husk alltid at det må angis om permisjonen skal være med 80 eller 100 % lønn. Tid for ferieavvikling må stå på søknaden, dersom det skal avvikles ferie i permisjonsperioden. Det er bare lov å overføre 14 feriedager til nytt ferieår.

Skjemaer finnes i UMBs personalhåndbok.

Ved retur etter permisjon, uansett årsak, skal det sendes endringsmelding om dato for retur etter endt permisjon.

Lønnsseksjonen effektuerer endringene i Paga.

Lønnsseksjonen lager varsel i Paga for å følge opp dersom endringen er midlertidig.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker om endringsmeldingen er korrekt lagt inn i Paga ved å simulere lønnsslipp.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker i Paga at endringsmeldinger er iverksatt av lønnsseksjonen.

3. Sluttmeldinger
Sluttmeldinger må inneholde opplysninger om:
- Tjenesteopplysninger
- Personopplysninger
- Evt ny adresse
- Stilling
- Sluttdato
- Sluttårsak
- Evt ny arbeidsgiver
- Feriegodtgjørelse, husk å krysse riktig ved utbetaling
- Feriedager, opptjent og brukt, antallet finnes i fraværsregistrering i Paga.
- Dato og underskrift av lokalt arbeidssted.

Meldingen sendes fra lokalt arbeidssted via dokumenttjenesten.

Lønnsseksjonen sender kopi av sluttmelding og melding om ferieopptjening dersom arbeidstaker går til ny statlig arbeidsgiver.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Lønnsseksjonen kontrollerer at sluttmeldingen er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp i Paga. Lønnsseksjonen kontrollerer at melding er sendt ny statlig arbeidsgiver.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Kontrollerer i Paga at personen er sluttmeldt.

4. Overtid
Bilag for overtid skal fylles ut hver måned av lokalt arbeidssted og sendes lønnsseksjonen for utbetaling. Antall og sats skal stå på bilaget, samt tidspunkt, dato og klokkeslett, når timene er
arbeidet.

Arbeidstaker skal huske å melde slik at overtidstimene blir strøket i ”fleksisystemet” eller i frammøteprotokollen på lokale arbeidssteder. Stemplingslistene skal følge overtidsbilaget som vedlegg med påskrift om at timene er strøket i stemplingssystemet.

Lønnstrinn skal stå på bilaget.

Reglene for overtid finnes i Statens personalhåndbok.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker at bilaget er i samsvar med lovverket og at timer er strøket i fleksisystemet.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp og at vedlegg til overtidslisten følger lønnsbilaget

5. Avspasering
Pålagt overtid kan etter avtale avspaseres. Regelverket finnes i Statens personalhåndbok. Timene skal avspaseres time mot time, og overtidsgodtgjørelsen utbetales.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp.

Kontrollansvarlig lokalt arbeidssted:
Sjekker at timene er strøket i fleksisisystemet eller frammøteprotokollen.

6. Vaktgodtgjørelse
Bilag for vaktgodtgjørelse skal sendes hver måned av lokalt arbeidssted til lønnsseksjonen for utbetaling.

Tidspunktet for vaktene skal være dokumentert på bilaget.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Lønnsseksjonen sjekker at bilaget er riktig registrert ved å simulere lønnsslipp og sjekker dokumentasjon.

7. Timelønn til ansatte med stillingsprosent
Ansatte som har lavere stillingsprosent enn 100 % kan avtale ekstratimer opp til 100 % -stilling. Det skal da fylles ut en arbeidsavtale, dersom arbeidet er av varighet. Bilag for ekstratimer skal fylles ut og sendes lønnsseksjonen hver måned for utbetaling.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at timene er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp.

8 Timelønnet
Vikarer eller engasjerte som får betaling i forhold til antall timer som er arbeidet pr. måned er timelønte.
Arbeidsavtale inngås. Lokalt arbeidssted lager hver måned bilag for sine timeansatte.

Bilaget registreres i Paga med tilhørighet lokalt arbeidssted.

Bilaget skal inneholde:
- Personnummer (11 siffer)
- Navn
- Adresse
- Lønnstrinn
- Skattekommune
- Bankkontonummer
- Tidsangivelse, tidspunkt timene er arbeidet
- Antall og sats
- Kontering
- Feriepenger skal beregnes på alle som ikke har stillingsprosent. Unntak fra dette skal avtales med lønnsseksjonen.
- Dato, attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker om bilaget er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp

9. Beløpslønnet
Gjelder sensorer, ekstralærere og personer som skal ha et engangshonorar.
Avtale kan lages ved hjelp av Honorarskjema i personalhåndboka til UMB.

Lokalt arbeidssted lager hver måned bilag for sine beløpslønnede

Bilaget skal inneholde:
- Fødselsnummer (11 siffer)
- Navn
- Adresse
- Kostnadssted
- Bankkontonummer.
- Antall og sats
- Evt. Honorarbeløp
- Feriepenger
- Kontering
- Dato, attestasjon og budsjettdisponeringsmyndighet
- Vedlegg skattekort

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sjekker at bilaget er riktig registrert i Paga ved å simulere lønnsslipp


Oppdatert: 29.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn