Periodisk avstemming av lønningsregnskapet - kap. 1.3

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at Paga og Agresso reisemodul blir avstemt periodisk mot hovedregnskapet i Agresso.

Sammendrag
Rutinen beskriver fremgangsmåten ved avstemming av lønnsregnskap mot Agresso

1. Lønnssystemet.
Lønnssystemet Paga er et forsystem til UMBs hovedregnskap Agresso. I tillegg bruker vi Agresso reisemodul.
Alle registreringer som gjøres i Paga genererer posteringer (transaksjoner) til hovedregnskapet.
Lønnstransaksjonene legges en gang i måneden (etter lønnskjøring) over i Agresso og på konti som er definert som lønn eller lønnsavhengige konti.

Avstemming av lønnsregnskapet er en dokumentasjon på at alle lønnstransaksjoner fra Paga og Agresso er overført til korrekte konti og tt-koder i hovedregnskapet Agresso .

I Paga bruker vi tt-koder og i Agresso reisemodul bruker vi lønnarter. Begge deler er knyttet opp mot Skattedirektoratets kodeoversikt og bestemmer hvilken akkumulator det skal innberettes til.

Lønnskonti i Agresso skal kun ha transaksjoner fra Paga. Korrigeringer/omposteringer skal skje i Paga.

Kontrollhandling
Påse at lønnskonti i Agresso kun har posteringer/transaksjoner fra Paga.

2. Avstemming
Det foretas avstemminger mellom Paga/Agresso reisemodul og hovedregnskapet i Agresso, dette gjøres terminvis.

Lønn
Følgende rapporter danner grunnlaget for avstemmingen:
1. LN054 og rapport TT12.
2. Rapport som lages i Agresso – spørrerapport er definert på konto- tt og beløp. Denne lages ved å gå til spørrebilde (saldotabell) i Agresso, x for vis konto, x for å vise tt koder, 1 for sortering på tt kode og brudd på tt kode, x for vis beløp. Denne rapporten kopieres og legges inn på Excel – regneark.
3. Rapport under punkt 2 bearbeides, legges inn på nytt regneark, her legges tt-kodene under de akkumulatorene som det innberettes på. Tallene fra hovedboka legges i første kolonne, tallene fra Agresso reisemodul legges i andre kolonne og tallene i tredje kolonne blir (hovedbok – reisemodul = tall i paga).
4. Tallene i Paga skal stemme mot rapport LN054 og tallene i Agresso reisemodul skal stemme mot TT12 rapporten.

Arbeidsgiveravgift
Følgende rapport danner grunnlag for avstemmingen.
LN054 skal stemme mot bokført arbeidsgiveravgift.
Ttkode 12 er avsatt arbeidsgiveravgift av lønn og skal stemme mot bokført på konto 5411. (eventuell diff. må ses opp mot feilkonto 1492)
Ttkode 16 er avsatt arbeidsgiveravgift av utbet. feriepenger ferieåret skal stemme mot bokført på konto 2789.
Ttkode 18 er avsatt arbeidsgiveravgift av utbet. feriepenger opptjeningsåret og skal stemme mot bokført på konto 2782.
Ttkode 24 er avsatt arbeidsgiveravgift av arbeidsgivers andel og skal stemme mot bokført på konto 5491.
Summen på LN054 skal også stemme mot kvitteringsliste 101 skrevet ut i Arild.

Forskuddsskatt/Påleggsskatt/Svalbardskatt
Følgende rapport danner grunnlag for avstemmingen.
Rapport LN047, summene på konto 2611 forskuddsskatt og konto 2621 Påleggsskatt og konto 2613 Svalbardskatt føres inn på regneark og avstemmes hver termin mot mot rapport LN 054 og kvitteringsliste skrevet ut i Arild.

3. Avstemming av interne konti
Følgene balansekonti avstemmes periodisk:
Aktiva konti :
1260 Lønnsforskudd
1492 Feilkontert – gjennomgangskonto
1531 Forskudd lønn
1581 Forskudd lån

Passiva konti :
2414 Leverandørgjeld – lønn over ”Arild”
2611 Forskuddstrekk
2613 Svalbard skatt
2621 Påleggstrekk
2631 Bidragstrekk
2641 Pensjonstrekk 2 % -ansatte
2642 Pensjonstrekk 12 % -arbeidsgiver
2649 Betaling pensjon motkto. 2641/42
2661 Trukket fagforeningskontingent
2691 Forsikringstrekk (Gruppelivsforsikring)
2692 Avgift folketrygdkontoret for Utenlandssaker
2699 Andre trekk
2781 Skyldig arb.g.avg.av lønn
2782 Påløpt arb.g.avg av påløpte Feriepenger og 12 % pensjonsavgift
2784 Arb.g.avgift av Arbeidsgiversandel
2789 Oppgjørskonto arb,giver.avgift
2911 Netto utbetalt lønn
2912 Netto utbetalt lønn – utbetalingskort
2913 Tidligere for meget utbetalt lønn
2914 Negativ lønn
2921 Tilbakeholdt lønn
2922 Skyldig ferielønn, påløpt foregående år
2923 Utbetalt ferielønn, påløpt foregående år
2924 Skyldig ferielønn, påløpt inneværende år
2925 Utbetalt ferielønn, påløpt inneværende år

Kontrollhandlinger:
Påse at oppretting av feil eller korrigeringer dokumenteres.
Differanser forklares og bekreftes av de som har utført avstemmingen.
Berørte parter informeres
Egen mal benyttes.

4. Spesielle bestemmelser om arbeidsgiver avgiftsbergningen
I henhold til rundskriv fra finansdepartementet av 11.12.2003 "Arbeids- giveravgift for statlige virksomheter ” er det hjemlet at virksomheter med særskilte fullmakter ” nettobudsjetterte virksomheter” skal beregne, sende oppgave og betale arb.g.avgift til skatteoppkreveren i kontorkommunen. UMB er en slik virksomhet.

Oppgjør sendes Ås kommune, kemneren

I følge punkt 4 i rundskivet er arb.g.avgiftssatsene for UMB som følger (2005):
- 14,1 % høyeste sats uansett hvilken kommune arbeidstakeren er skattepliktig til
- Unntak: Arbeidstaker som er skattepliktig til Finnmark eller kommune i Nord Troms.
- UMB følger regler om lavere avgift for arbeidstakere over 62 år; 10,1 %
- UMB følger regler om å betale ekstra avgift for ytelser over 16 ganger folketrygdens gjennomsnittlige grunnbeløp.

Kontrollhandling:
Påse at arbeidsgiveravgiftspliktige ytelser er dokumentert samlet pr. sats og kommune.
(Rapport LN054)
Sikre at satsene og bestemmelsene om arbeidsgiveravgift er kjent
Påse at oppgjør for avgift og trekk betales til kemneren i Ås kommune ved forfall.

Oppdatert: 28.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn