Administrasjon av EFV-prosjekter - kap. 1.5

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre enhetlig behandling og høy kvalitet på UMBs håndtering av eksternt finansierte prosjekter.

Prosjektets fire faser:
1. Initiering
2. Etablering
3. Gjennomføring
4. Avslutning

1. Initiering
• Det er normalt den enkelte forsker, eller ev. oppdragsgiver som tar initiativet til å etablere et prosjekt, og disse to som forhandler fram et forslag til avtale og prosjektbeskrivelse. Leder for budsjettenheten skal gjøres kjent med pågående forhandlinger, dersom han ikke deltar.
• Leder for budsjettenheten skal godkjenne oppdraget før avtale inngås.
• Prosjektleder setter opp forslag til budsjett.

2. Etablering
• Basiskrav til prosjektet:

- Prosjektleder
- Skriftlig kontrakt
- Budsjett (fullbudsjettering)

• Budsjettenheten oppretter prosjektet i Agressos prosjektmodul
• Prosjektopplysningsskjema med totalbudsjett på fastsatt skjema oversendes elektronisk til budsjett@umb.no. Det skal budsjetteres med all lønn, både på ordinært ansatte og prosjektansatte.

3. Gjennomføring
• Prosjektene faktureres og inntektsføres iht. avtale (forskuddsvis)
• Utgiftene belastes fortløpende gjennom prosjektperioden.
• Overhead belastes automatisk hver måned
• ”01-lønn” beregnes månedlig på bakgrunn av opplysninger fra den ansatte selv gjennom timeregistreringssystemet i Agresso, ev. må den enkelte budsjettenhet sørge for at føring av 01-lønn foretas fortløpende gjennom hele prosjektperioden, dvs. minimum ved utgangen av hvert tertial. Det forutsettes en kontinuerlig økonomisk oppfølging i forhold til budsjettet

4. Avslutning
• Prosjektet skal som hovedregel gjøres opp innen 3 mndr etter at det er avsluttet.
• Når prosjektet avsluttes, skal ev. overskudd/underskudd overføres fra det aktuelle prosjektnummer til finansieringskilde 9, konto 9309/9310. Overskudd på finansieringskilde 9 disponeres av budsjettenheten.
NB! Bidragsprosjekt kan ikke generere overskudd/underskudd.


Oppdatert: 17.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn