Bilagsoppbevaring/arkivering - lønn - kap. 1.3

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre at oppbevaring og kassasjon av lønns - og bilagsmateriell skjer på en forsvarlig måte.

Sammendrag
Rutinen beskriver fremgangsmåten ved behandling og oppbevaring av lønnsmateriell. Krav til bilagsbehandling og arkivering med tillegg av kassasjonsbestemmelsene. Som hovedregel skal lønnsmateriell oppbevares i 10 år .

1. Bilag – beskrivelse av lønnsbilag
Lønnsbilag er et dokument som tjener som dokumentasjon for en postering i regnskapet. Posteringsordre med underliggende dokumentasjon, danner et lønnsbilag.

Kontrollansvarlig attesterer/anviser:
Sikre at lønnsbilaget er dokumentert på en slik måte som gjør etterprøving og kontroll mulig.
Sikre at lønnsbilaget er forsvarlig beskyttet mot endring.
Sikre at lønnsbilaget med flere dokumenter har referanser fra primær dokumentet til øvrige dokumenter.

2. Ordning av lønnsbilagene
Alle lønnsbilagene skal ordnes systematisk og på oversiktlig måte.
Hensiktmessigheten avgjør i hvilken grad alle underbilag (utgifter /inntekter) skal følge bilaget.

Kontrollansvarlig lønnsseksjonen:
Sikre at lønnsbilagene er arkivert på en ordnet og forsvarlig måte.

3. Sensitive opplysninger personell /næring
Regnskaps- og bilagsmateriell er offentlig. Der sensitive opplysninger (personell-/forretningsopplysninger) fremkommer på bilagene med underliggende dokumentasjon, skal disse bilagene merkes unntatt fra offentlighet, jfr Offentlighetslovens § 5a. De som får tilgang til slike opplysninger skal underskrive taushetserklæring.

Kontrollansvarlig seksjonssjef for lønn:
Sikre at autorisert personell (ansatte innen lønnsseksjonen) kjenner til reglene om saker er unntatt offentlighet og har skrevet under taushetserklæring.

4. Lønnsmateriell på personer - arkivering
Alle variable bilag blir arkivert alfabetisk for hvert regnskapsår. Bilag eldre enn 10 år blir makulert.

Alle lønns- og trekkoppgaver blir arkivert. Disse makuleres ikke etter 10 år.

En kopi av alle tidsbegrensete arbeidsavtaler er arkivert av lønnsseksjonen. Ny mappe for hvert år.

Alle skattekort for inntektsåret blir arkivert.

Alle tilsatte har et manuelt personkort arkivert av lønnsseksjonen. Disse er arkivert etter lokalt arbeidssted. Personer som har sluttet står i egne mapper alfabetisk uavhengig av stedstilhørighet.

Manuelle meldinger til SPK arkiveres.

Parkert/stoppet lønn arkiveres.

5. Offentlig og privatrettslige krav - arkivering
Husleietrekk – egen arkivmappe.
Diverse trekk – egen arkivmappe.
Fagforeningstrekk – egen arkivmappe.
Bidragstrekk og påleggstrekk i samme arkivmappe.
Egen arkivmappe for Folketrygdkontoret for utenlandssaker
Lønnslån i egen arkivmappe
Kopi av lister fra trygdekontorene for refusjon av fødselspenger – egen arkivmappe.

6. Lønnsmateriell ellers -arkivering
Arkivmappe med avstemmingslister for forskuddsutbetalingslister
Arkivmappe med årsoppgjør. Ny mappe for hvert år.
Lister over personer som har B-trinn.
Oversikt over personer som har opptjent B-trinn pensjon.
Egen arkivmappe med T 1 - en måned trekk
Egen arkivmappe med T 2 - to måneder trekk
Egen arkivmappe rapport 014 - Negativ netto og lav/høy netto
Egen arkivmappe rapport 050 - Beregningsmeldinger
Egen arkivmappe rapport 047 - Konteringssammendrag
Lønningslister - 3 mapper for hver mnd. Arkiveres alfabetisk.
Lønningsliste 005 - Utbetalingsliste , arkiveres av regnskapsseksjonen
Lønningsliste 021- Tillegg og trekk

7. Presisering av hovedregler ved oppbevaring
Lønnsmateriell skal oppbevares lett tilgjengelig for eventuelt kontroll i den generelle oppbevaringstiden. Det skal være ORDNET på en måte som muliggjør effektiv oppfølging av lønningsregnskap og dokumentasjon. Det skal være forsvarlig sikret mot ødeleggelse og endringer. Det skal videre være godt lesbart ved hjelp av datatekniske hjelpemidler i hele oppbevaringstiden.

Kontrollansvarlig lønnseksjonen:
Sikre optimal tilretteleggelse for kontrollmyndigheter (skatteetaten / riksrevisjonen) og annet autorisert personell.



Oppdatert: 09.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn