Små engangskjøp
< kr 5 000 eks. mva - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at små engangskjøp skjer kostnadseffektivt og etter UMBs retningslinjer

Sammendrag
Rutinen gir en beskrivelse av hvordan små engangskjøp skal gjøres for å oppfylle UMBs retningslinjer.

1. Definisjon av små engangskjøp
Med små engangskjøp menes anskaffelser med verdi mindre eller lik kr 5 000 eks. mva., og som ikke kan planlegges eller anskaffes fra en leverandør med rammeavtale.

Hovedregelen er at man skal benytte UMBs rammeavtaler og bestille over den offentlige markedsplassen.

2. Bestilling utenfor rammeavtale med faktura
Direkte kjøp (små engangskjøp) uten spesiell konkurranse kan kun benyttes for innkjøp av
- materiell i mindre kvanta hvor det ikke lar seg benytte rammeavtale
- når levering haster for å kunne opprettholde driften
på en forsvarlig måte
Kjøpet må dokumenteres ved kvittering, tilfredsstille krav til faktura og bekreftelse på mottak av varen.

3. Små engangskjøp utlagt av kjøper
Dersom en ansatt har foretatt et lite engangskjøp og lagt ut på vegne av UMB skal den ansatte få oppgjør for det utlagte. Dette skjer gjennom regnskapssystemet. Bankkonto må oppgis. Kjøpet må dokumenteres ved kvittering og bekreftelse av budsjettansvarlig for mottak av varen, eksempelvis gjennom reiseoppgjør.

4. Små engangskjøp – hastebehov - samleregning
Ved hastekjøp av denne typen kan en henvende seg til en lokal leverandør. Det lages da en samleregning for hver enkelt budsjettenhet med kvitteringer fra den som har handlet.



Oppdatert: 07.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn