Mindre engangskjøp
kr 5 000 > < kr 100 000 eks. mva - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at kjøp mellom kr 5 000 og kr 100 000 skjer kostnadseffektivt, etter UMBs retningslinjer og at bokføringslovens formkrav blir ivaretatt.

Sammendrag
Rutinen gir en beskrivelse av hvordan mindre engangskjøp på- og utenfor rammeavtaler skal foretas for å oppfylle UMBs retningslinjer og formelle krav som gjelder for innkjøp i denne størrelsesorden.

Henvisninger
Ved valg av forespørsel (ikke utlysing) kan disse hjelpeskjemaene benyttes:
- Forespørsel
- Bestillingsmal


1. Definisjon av mindre engangskjøp
Mindre engangskjøp er engangskjøp med verdi større enn kr 5 000 og mindre enn kr 100 000 eks. mva. Ved kjøp i denne størrelsesorden skal det ikke iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig. Det skal legges vekt på konkurranseprinsippet. Om mulig, skal mist tre leverandører forespørres. Leder for budsjettenheten har overordnet ansvar for alt innkjøp.

2. Dekningskontroll
Det er en forutsetning at det er budsjettmessig dekning til kjøpet.

Kontrollansvarlig/leder for budsjettenheten:.
• Det skal foretas dekningskontroll for å bekrefte at det er budsjettmessig dekning.
• Unntak: Lovpålagte innkjøp foretas, men budsjettdekning må sikres senere.
• Enheten selv må selv bestemme hvem som skal foreta dekningskontroll.

3. Bestilling innenfor rammeavtaler
Dersom det skal kjøpes varer innen for et produktområde hvor UMB har inngått rammeavtale/ innkjøpsavtale, skal disse avtalene brukes. Oppdaterte oversikter over inngåtte rammeavtaler skal foreligge hos budsjettansvarlig eller innkjøpere. Det er enhetsledernes ansvar å distribuere (gjøre kjent) avtalene.

4. Bestilling utenfor rammeavtaler
Konkurranse: Dersom det ikke finnes rammeavtale som dekker det produktområdet hvor det skal kjøpes inn, skal det om mulig innhentes minst tre tilbud eller anbud ved anskaffelse. Leder av enheten har ansvar for valg av leverandør. Dersom dette er delegert til budsjettansvarlig eller innkjøpere, må det etableres retningslinjer for hvilke avgjørelser disse har myndighet til å foreta.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
• Ikke rammeavtale: Det innhentes om mulig minst tre tilbud på alle kjøp.
• Ved bestilling i en normal driftssituasjon kan det benyttes et innkjøpsnotat av muntlig bestilling eller kopi av skriftlig bestilling, som arkiveres for bruk ved varemottak og senere bestillinger. Prosjektnummer påføres notatet eller bestillingen.

5. Sammenlikne tilbud og sjekke leverandør ved kjøp utenfor rammeavtale.
For å oppnå et best mulig kjøp skal tilbudene fra leverandørene sammenliknes. En totalvurdering av pris, betalingsbetingelser, leveringsbetingelser, gebyrer, kvalitet, avhendelseskostnader, leveringskostnader og miljøvennlighet skal ligge til grunn ved valg av leverandør.

Ved tvil kan man kontrollere om firmaet er registrert i Brønnøysundregisteret.
Se her for kunngjøringer om konkurser eller annet.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
UMBs innkjøpere plikter å kontrollere at dens leverandører oppfyller krav til registrering, jf. krav til salgsdokument. I tvilstilfelle kontakt fylkesskattesjefen i Akershus/Oslo for å sjekke om leverandør er registrert i avgiftsmanntallet. Fylkesskattesjefen i Oslo/Akershus: Tlf. 24 24 84 00

I UMBs innkjøpsstrategi er det vedtatt at miljøet skal vektlegges. Et ledd i denne sammenheng er å kjøpe miljøriktige varer.

6. Bestilling utenfor rammeavtale
Etter å ha funnet det totaløkonomiske gunstigste kjøpet og miljøhensynet er ivaretatt, kan bestillingen foretas.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Innkjøpere skal sørge for at pakkseddel og faktura påføres en referanse som identifiserer kjøpet.
• Bestillingsblankett/-brev skal benyttes der dette er hensiktsmessig.
• Det anbefales å lage et innkjøpsnotat for å dokumentere valg av leverandør og kjøpet.
• Sikrer dokumentasjon av innkjøpet.

7. Kontroll av ordrebekreftelsen
I mange tilfelle vil innkjøpere motta ordrebekreftelse fra leverandøren. Denne må sjekkes, og det er viktig å gi leverandør tilbakemelding dersom ordrebekreftelsene ikke er i overensstemmelse med bestillingen. Etter kontroll arkiveres denne sammen med bestillingen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
• Ordrebekreftelse kontrolleres mot bestilling.
• Påføres dato og signatur.
• Det må etableres skriftlig dokumentasjon som sikrer kontroll av ordrebekreftelsen.

8. Kontroll av vareleveringen
Varene mottas fysisk og virksomheten (institutter, enhetene) skal kvittere ut mottak av varer f. eks. signatur av fraktbrev eller kvitteringsskjema fra transportør. Enhetsleder må sikre at alle tilsatte er informert om rutiner ved varemottak, blant annet for å sikre at varer kvitteres ut av personell som er delegert myndighet til dette. Den som har anmodet om innkjøp skal normalt gjøre denne kontrollen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
• Behovsperson kontrollerer at antall kolli som er oppgitt på fraktbrev e.l. er korrekt og godkjenner med dette selve vareleveringen.

9. Mangler ved leveringen
Transportskade skal tas opp med transportøren. Sjåføren skal bekrefte om skaden er oppstått under transport.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
• Ved mottakskontrollen skal behovspersonen undersøke om skade er oppstått under transport. Dersom det er transportskade eller emballasje er skadd skal dette noteres på fraktbrevet. Sjåføren skal bevitne dette. Kun autoriserte personell skal kvittere for mottak av varer.

10. Kontroll av varemottak
Det må kontrolleres at pakkseddel følger med. Dersom det er praktisk mulig, skal den som har meldt behovet for anskaffelsen, kontrollere og kvittere med signatur og dato på pakkseddel. Kvittert pakkseddel kan være bilag til fakturaen og oversendes den som attestere fakturaen.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
• Behovspersonen kontrollerer at det foreligger pakkseddel fra leverandør og godkjenner denne.

11. Mangler ved varen
Mangler ved varen tas opp med leverandøren. Reklamasjon er behovspersonens ansvar.

Kontrollansvarlig innkjøper ved enheten:
Det foretas sammenligning av mottakspakkeseddel mot tidligere kontrollert ordrebekreftelse. Avvik må snarest tas opp med leverandøren.

Oppdatert: 23.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn