Behovsverifikasjon ved store engangskjøp - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre at store engangskjøp skjer etter en behovsvurdering, god forretningskikk og regelverk for offentlige anskaffelser - med fokus på miljø og resursbehov.

Sammendrag
Rutinen beskiver fremgangsmåten ved utarbeidelse av behovsverifikasjon ved store engangskjøp. Store engangskjøp er definert som anskaffelser > 500 000 kroner. Det skal utarbeides en skriftlig dokumentasjon av behovet og man skal benytte konkurransen i markedet ved anskaffelsen i henhold til UMBs anskaffelsesreglement.

1. Innledning
Før anskaffelse av kostbart utstyr og ved andre betydelige investeringer er det nødvendig å foreta en enkel verifikasjon av behovet og en analyse av hvilke økonomiske, tekniske og resursmessige konsekvenser investeringen vil få. Som en viktig del av anskaffelsesprosessen har universitetsstyret derfor vedtatt at det ved anskaffelser over den nasjonale terskelverdien for anbudskjøp ( Kr. 500.000,- eks. mva.) skal gjennomføres en behovsverifikasjon før anskaffelsen foretas. Behovsverifikasjonen skal alltid foretas i samarbeid med Drifts- og serviceavdelingen og innkjøpsseksjonen.

En god behovsverifikasjon sikrer at:
• Det vurderes om det er nødvendig å kjøpe noe i det hele tatt
• Det vurderes ombruk der dette er mulig
• Det ikke kjøpes mer enn nødvendig
• Riktig produkt blir kjøpt inn
• Tekniske- og bygningsmessige konsekvenser ved anskaffelsen

Behovsverifikasjonen blir et viktig miljøtiltak for å redusere avfallsmengden fra virksomheten, og kan derfor inkluderes i miljørapporteringen. Dette bidrar til å styrke virksomhetens miljøprofil, samtidig som penger kan spares!

Behovsverifikasjon gjøres best ved å ha noen enkle regler å følge i arbeidet. Nedenfor følger eksempel på slike:

2. Er behovet reelt
Måten behovet beskrives på er vesentlig for å oppnå riktig behovsdekning. Når behovet skal beskrives er det viktig å tenke på funksjon og ytelse fremfor løsning. Dette er vanskelig i praksis, men en god regel er å fokusere på hva sluttresultatet skal være, eller gjøre oss i stand til.

Viktige spørsmål å stille seg når behovet skal beskrives er:
• Hvem er de faktiske brukerne?
• Hvem kommer i befatning med produktet på en eller annen måte?
• Får dekking av behovet konsekvenser for personalsituasjonen ved enheten?
• Hvilke ytelser kreves?
• Hvilke mengder (volum) kreves for å dekke behovet?
• Hvilke tekniske, og bygningsmessige konsekvenser får det om behovet skal dekkes?
• Hvilke rettigheter kreves?
• Hvilken risiko er forbundet med mangelfull behovsdekning?
• Hvilken fleksibilitet kreves det av løsningen?
• Når må behovet dekkes?
• Hvor lenge vil virksomheten ha dette behovet?
• Er behovet statisk eller vil det endre seg over tid?

3. Behovsbeskrivelse
Måten behovet beskrives på er vesentlig for å oppnå riktig behovsdekning. Når behovet skal beskrives er det viktig å tenke på funksjon og ytelse fremfor løsning. Dette er vanskelig i praksis, men en god regel er å fokusere på hva sluttresultatet skal være, eller gjøre oss i stand til.

Viktige spørsmål å stille seg når behovet skal beskrives er:
• Hvem er de faktiske brukerne?
• Hvem kommer i befatning med produktet på en eller annen måte?
• Får dekking av behovet konsekvenser for personalsituasjonen ved enheten?
• Hvilke ytelser kreves?
• Hvilke mengder (volum) kreves for å dekke behovet?
• Hvilke tekniske, og bygningsmessige konsekvenser får det om behovet skal dekkes?
• Hvilke rettigheter kreves?
• Hvilken risiko er forbundet med mangelfull behovsdekning?
• Hvilken fleksibilitet kreves det av løsningen?
• Når må behovet dekkes?
• Hvor lenge vil virksomheten ha dette behovet?
• Er behovet statisk eller vil det endre seg over tid?

4. Tverrfaglig
Både når det skal avgjøres om behovet er reelt og når behovet skal beskrives, er det vesentlig at alle mulige løsninger blir vurdert. En god måte å få til dette på, er å bruke tverrfaglige anskaffelsesteam. Teamet kan for eksempel bestå av representanter for daglige brukere, fagansvarlige, driftspersonale, økonomiansvarlig og andre. I denne prosessen er det viktig å kartlegge gruppens forventninger og krav for å sikre riktig behovsbeskrivelse.

Et eksempel på dette er ulike aktørers krav og forventninger til et analyseutstyr:
Driftsansvarlig
Flyttevennlighet, kvalitet, plassbehov, monteringsarbeid, emballasje, avhending m.m.
Fysioterapeut
Krav til ergonomi
Lokal innkjøpsansvarlig og bruker
Praktisk funksjon, investering, antall og art av alternativer, eksisterende instrumenter, fleksibilitet, estetikk, leveringstid m.m.
Innkjøps-og miljøleder Økonomi (livssykluskostnader), merkantile betingelser, miljøskadelige stoffer i produkt/produksjon, transportform, materialvalg, gjenbruk, leveringstid, fleksibilitet i forhold til bruk med andre fabrikat, leverandørkvalitet, service, estetikk m.m.

5. Potensielle markeder
Dersom behovsdekning innebærer bruk av leverandørmarkedet, er neste skritt å undersøke hvilke markeder som er aktuelle. I denne fasen synliggjøres viktigheten av å ikke tenke løsning i tidligere faser. Hvordan behovet er definert bestemmer i stor grad hvilken markedsrespons man kan vente og hvilke markeder som er tilgjengelig.

Ofte har leverandøren bedre kompetanse til å vurdere hvilken løsning som dekker behovet vårt. Behovsbeskrivelsen og spesifikasjonen bør derfor gi leverandøren nødvendige spillerom for å tilby gode løsninger! Dette gjøres best ved å benytte såkalte åpne spesifikasjoner (ytelse- eller funksjonsspesifikasjon, jf. pkt. 2). De ulike spesifikasjonstypene er nærmere beskrevet i veilederen GRIP innkjøp www.grip.no/innkjop/
Lykke til!


Skjema for behovsverifisering

Oppdatert: 23.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn