Store engangskjøp
kr 500 000 < > kr 1 700 000 - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre at innkjøp mellom NOK 500 000 og NOK 1 700 000 skjer i henhold til regelverket.

Sammendrag:
Rutinen gir en beskrivelse av hvordan store engangskjøp mellom nasjonal terskel og EØS-terskel skal gjennomføres for å oppfylle kravene i henhold til Lov om offentlig anskaffelser med tilhørende forskifter. Anskaffelsen skal kunngjøres i Doffinbasen.

A. Generelt – formelle krav
1. Vurder verdien for vare-/tjenesteanskaffelsen:
- Under nasjonal terskelverdi (NOK 500 000 ekskl. mva)
- Over nasjonal terskelverdi og under terskelverdi EØS (NOK 1,7 mill. ekskl. mva)
- Over EØS-terskelverdi (NOK 1,7 mill.)

Anbefaling ved tvil om verdien: Bruk høyest tenkelige verdi.

2. Over nasjonal terskel og under EØS-terskel; kunngjøring i Doffinbasen.
- Kontakt Innkjøpsseksjonen
- Velge mellom åpen utlysing, begrenset anbudskonkurranse og konkurranse med forhandling.
- Kontakt Dokumenttjenesten – vårt saksnr. (ePhorte) skal brukes som vår ref.
- Utarbeide konkurransegrunnlag – før kunngjøring.
- Utlysing i Doffin-databasen
- Tidsfrist for levering av tilbud: Gi leverandørene tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud.
- Sørg for dokumentasjon av alle trinn i prosessen – alle dokumenter i ePhorte.
- Anbudsprotokoll utfylles – ved åpning av tilbud, etter vurdering av tilbudene og valg av leverandør.
- Når fakturaer godkjennes, må budsjettenheten i feltet for kommentarer i Agresso Web påføre saksnummeret til anskaffelsesprotokollen i ePhorte.
- Faktura ved engangskjøp går til Økonomiavd. v/stabsdirektør for godkjenning

B. Arbeidsbeskrivelse - engangsanskaffelse over nasjonal terskelverdi
1. Behovsverifisering/konsekvensvurdering foretas i samarbeid med Drifts- og serviceavdelingen p.g.a. mulige driftsmessige konsekvenser.

2. Innkjøpsseksjonen kontaktes i planleggingsfasen

3. Enheten utarbeider konkurransegrunnlag. Påfør vår egen dokumentreferanse registrert i ePhortesystemet. Utlysningen foretas i Doffin av innkjøpsseksjonen.

Frist for levering av anbud kan vurderes – husk at leverandører må gis tilstrekkelig tid til å utarbeide tilbud (avhengig av utstyr-/tjenestens art).

Ta vare på kvittering fra Doffin. Denne referansen brukes som referanse av de som forespør og skal brukes som referanse også i konkurransegrunnlaget.

4. Dokumenttjenesten skal kontaktes med opplysninger om:
- At utlysing er foretatt; Vårt saksnr., Doffin-ref.nr., overskrift, hvem som skal ha tilsendt tilbudene og fristen for innsending av tilbud.
- Hvis du ikke har registrert utlysingen i ePhorte, kan du få hjelp av dokumenttjenesten.

5. Anskaffelsesprotokoll - del 1
Last ned anskaffelsesprotokollen

Minst to personer til stede for signering av at anbudsåpning er foretatt. I protokollen noteres hvilke leverandører som ba om konkurransegrunnlaget og hvilke som har levert tilbud. Registrer om tilbudene inneholder nødvendige formelle krav vi har stilt, f.eks de obligatoriske: Attester for skatt og mva. (2 dokumenter). HMS-egenerklæring når det gjelder tjenester/arbeid som skal utføres. Hvis atteattester eller HMS-erklæring mangler, kan leverandøren gis en kort frist for å ettersende dette.

6. Anskaffelsesprotokoll – del 2
Gjennomgang av tilbudene: Kun de tildelingskriterier som er gitt i konkurranse-grunnlaget skal nyttes i vurderingen.

Fyll ut anskaffelsesprotokoll del 2 med begrunnelser for valg og evt. rekkefølge og underskriv denne. Minst to personer skal skrive på.

7. Meld skriftlig til den som har vunnet konkurransen og til de andre som deltok. Send samtidig til de siste og gi en kort frist (f. eks. 10 dager) for eventuell tilbakemelding med klage eller kommentarer (kontakt evt. Innkjøpsseksjonen vedr. brevoppsett).

8. Inngå avtale med leverandøren som skal gis vare eller tjenesteleveringen – på basis av tilbudet. Påse at betalingsavtale/-betingelse reguleres i kontrakten (kontakt evt. Innkjøpsseksjonen for assistanse/veiledning).

9. Henvisning til saksnummeret til anskaffelsesprotokollen i ePhorte skal være påført anvisningen i Agresso Web for at fakturaen kan godkjennes i sentraladministrasjonen.

Oppdatert: 23.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn