Frivillig registrering av ansattes eierinteresser - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre at det skapes større åpenhet om de ansattes økonomiske interesser i private eller offentlige selskaper og andre tilknytningsforhold som kan ha betydning i utøvelsen av sitt arbeid (habilitet).

Sammendrag
Hensikten med rutinen er å etablere et opplegg for frivillig registrering av økonomiske interesser for ansatte ved UMB i den hensikt å oppfylle kravene til Forskift om offentlige anskaffelser og ledd i å bevare UMB s integritet ved kjøp av varer og tjenester. Bare eksistensen og arten av de forskjellige interesser skal oppgis, ikke beløp, verdi eller mengde.

Henvisninger
• Frivillig registrering av eierinteresser

1. Registreringspliktige eierinteresser - bakgrunn
I HS – sak nr.109f) 2004 er det uttalt at det vil bli lagt opp til en frivillig registrering av UMB-ansattes eierinteresser. Begrunnelsen for registrering er at økt kommersialisering og næringsutvikling ved UMB krever ryddighet slik at det ikke skal herske tvil om UMBs integritet ved anskaffelse av varer og tjenester.

Kontrollansvarlig: Enhetsleder
• Påse at UMB-ansatte ikke stilles i en situasjon der en foretar anskaffelser som er brudd på bestemmelsene.

2. Registreringsområder
UMB ønsker å registrere følgende forhold:
1. Verv i private eller offentlige selskaper og interesseorganisasjoner styrende organer. Vervets art og selskapets navn oppgis.
2. Navn på selskaper, organisasjoner eller institusjoner som yter fordeler av økonomisk eller annen materiell art.
3. Navn på selskaper eller firmaer (enkeltmannsforetak) hvor vedkommende eier aksjer eller andre former for andeler /interesser.
4. Fast eiendom som benyttes i næringsvirksomhet (unntatt egen bolig)
5. Selskapsinteresser (aksjer, andeler mv.) og ansatte selv eier. Selskapets navn oppgis.

Kontrollansvarlig: Enhetsleder
• Ved alle utlysninger av ledige stillinger tas det med en tekst i annonsen om kravet til stillingsinnehaver.
• Påse at de områder som en ønsker å ha opplysninger om blir registrert.
• Nytilsatte skal spesielt informeres om hvilke krav det stilles for å inneha stillingen.
• Habilitet og integritet understrekes
• Sikre at en har med en standard formulering i ansettelseskontakter og kontakter/oppdragsavtaler om ansattes begrensning i å inneha bistillinger og næringsvirksomhet som ikke er forenelig med UMBs regler og lovverk om offentlige anskaffelser.

3. Gjennomføring av registreringsordningen
Den som lar seg registrere sine interesser, må akseptere UMBs retningslinjer i sin helhet.

Kontrollansvarlig: Enhetsleder
• Påse at eierinteresser /engasjement blir registrert og opplyse bakgrunnen /hensikten med registreringen.
• Denne registreringen er frivillig.
• Påse at ordningen er kjent for alle.
• Det må informeres gjennom møter og MAS samtaler.

4. Registreringsskjema
Skjemaet som skal benyttes ved registreringen er utarbeidet av økonomiavdelingen. Registreringsskjemaet med opplysninger om bakgrunnen og formålet med registreringen sendes alle ansatte som arbeider ved UMB. Det er laget en IT – løsning slik at registreringsskjemaet med retningslinjer finnes i en elektronisk versjon som kan lastes ned fra innkjøpsseksjonens intranettside. Registreringsskjemaet sendes innkjøpsseksjonen med kopi til enhetsansvarlig og personal/dokumenttjenesten.

Kontrollansvarlig: Stabsdirektøren
• Sikre at alle får skjemaet og at informasjon om ordningen blir gitt og nødvendig veiledning ellers blir gitt.

5. Registrering av opplysninger/arkivering
Når det registreres nye opplysninger eller endringer i den tidligere foretatte registrering, skal ansattes tidligere data arkiveres samtidig med at registeret oppdateres.

Kontrollansvarlig: Personaldirektøren
• Opplysninger om eierinteresser mv. legges på vedkommende ansattes personal mappe
• Oppdateringen gjøres uten opphold

6. Makulering av registrerte opplysninger
De registrerte opplysninger som er registrert skal makuleres og slettes fra registeret når vedkommende slutter. Ønsker en ansatt som er registrert, å tre ut av registeret, skal alle opplysninger vedrørende denne makuleres og slettes uten opphold.

Kontrollansvarlig: Personaldirektøren
• På se at alle opplysninger blir makulert og slettet.
• Krever ansatte det, skal det gis en bekreftelse på at alle eierinteresseopplysninger er slettet.

7. Registeret er offentlig
Registeret er offentlig og skal være kjent for alle som har budsjettdisponeringsmyndighet ved UMB, og må også være tilgjengelig for innkjøpere og de som har bestillingsfullmakt vedrørende varer og tjenester.

Kontrollansvarlig: Enhetsleder
• Påse at forvaltings - og offentlighetslovens bestemmelser blir etterlevd.
• Sikre at registeret kun blir brukt ved innkjøp og om det er inhabilitet (eierinteresser).


Oppdatert: 23.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn