Store engangskjøp> kr 1 700 000 eks. mva - kap. 1.4

Økonomiavdelingen

Formål:
Sikre at engangskjøp over kr. 1.700.000 ekskl. mva skjer i henhold til regelverket.

Sammendrag:
Rutinen gir en beskrivelse av hvordan store engangskjøp over EØS-terskelen på kr. 1,7 mill. ekskl. mva skal gjøres for å oppfylle kravene i henhold til lov om offentlig anskaffelser med tilhørende forskifter. Anskaffelsen skal lyses ut i Doffin-/TED-databasen.

A. Generelt – formelle krav
1. Vurder verdien for vare-/tjenesteanskaffelsen:
- Under nasjonal terskelverdi (NOK 500.000 ekskl. mva)
- Over nasjonal terskelverdi–under terskelverdi EØS (NOK 1,7 mill. ekskl. mva)
- Over EØS-terskelverdi (NOK 1,7 mill.)

Anbefaling ved tvil om verdien: Bruk høyest tenkelige verdi.

2. Over EØS-terskelverdi (NOK 1.700.000 ekskl. mva)
- Kontakt Innkjøpsseksjonen
- Velge mellom åpen utlysing, begrenset anbudskonkurranse.
- Kontakt Dokumenttjenesten – vårt saksnr. (ePhorte) skal brukes som vår ref.
- Utarbeide konkurransegrunnlag før kunngjøring (eget dokument eller direkte i kunngjøringen).
- Utlysing i Doffin-/TED-datatbasen
- Tidsfrist for levering av tilbud: Min. 52 dager fra utlysing
- Sørg for dokumentasjon av alle trinn i prosessen – alle dokumenter i ephorte.
- Anskaffelsesprotokoll utfylles – ved åpning av tilbud og etter vurdering av tilbudene og valg av leverandør.
- Når fakturaer attesteres og anvises, må budsjettenheten i feltet for kommentarer i Agresso Web påføre saksnummeret til anskaffelsesprotokollen i ePhorte.
- Faktura går til Økonomiavd. v/stabsdirektør for godkjenning

B. Arbeidsbeskrivelse - anskaffelse over nasjonal terskelverdi
1. Behovsverifisering/konsekvensvurdering foretas i samarbeid med Drifts- og serviceavdelingen p.g.a. mulige driftsmessige konsekvenser.

2. Innkjøpsseksjonen kontaktes i planleggingsfasen

3. Enheten utarbeider konkurransegrunnlag. Utlsying i Doffin foretas av innkjøpsseksjonen.

4. Konkurransegrunnlaget skrives på norsk. Det er ikke krav om engelsk oversettelse.

Det er følgende krav om minimumstid for levering av tilbud (under revisjon):
- Åpen anbudskonkurranse: 52 dager fra den dag kunngjøringen er sendt til TED-databasen.
- Begrenset anbudskonkurranse: 37 dager for forespørsel om å delta. Deretter 40 dager regnet fra den dag den dag skriftlig invitasjon og konkurransegrunnlaget sendes.
- Unntak i hastetilfelle: Se § 7.4 i Forskrift om offentlige anskaffelser

Utlysingen kommer umiddelbart i Doffin-basen og blir sendt til TED-basen. Hvis det er aktuelt med eget konkurransegrunnlag, må dette være klart for utlevering til de som ber om dette. Det er ikke krav om oversettelse av dette til engelsk.

Ta vare på kvitteringen fra Doffin. Denne referansen brukes som referanse av de som forespør og skal brukes som referanse også i konkurransegrunnlaget.

5. Dokumenttjenesten skal kontaktes med opplysninger om: Utlysing foretatt; Vårt saksnr., Doffin-ref.nr., overskrift, hvem som skal ha tilsendt tilbudene og fristen for innsending av tilbud.

Hvis du ikke har registrert utlysingen i ePhorte kan du få hjelp av dokumenttjenesten.

6. Anskaffelsesprotokoll – del 1
Last ned: anskaffelsesprotokollen

Minst to personer til stede for signering av at åpning er foretatt. Her er opplyst hvilke leverandører som ba om konkurransegrunnlaget og hvilke som har levert tilbud. Registrer om tilbudene inneholder nødvendige formelle krav vi har stilt, f. eks de obligatoriske: Attester for skatt og mva (to dokumenter). HMS-erklæringen når det gjelder tjenester/arbeid som skal utføres. Hvis skatteattest eller HMS-erklæring mangler, kan leverandøren gis en kort frist for å ettersende dette.

7. Anskaffelsesprotokoll – del 2
Gjennomgang av tilbudene: Kun de tildelingskriterier som er gitt i konkurranse-grunnlaget skal nyttes i vurderingen. Vektlegging på for eksempel priser og andre kriterier kan velges fritt gitt at dette ikke er bundet opp i konkurransegrunnlaget.

Fyll ut anskaffelsesprotokoll del 2 med begrunnelser for valg og evt. rekkefølge og underskriv denne. Minst to personer skal skrive på.

8. Meld skriftlig til den som har vunnet konkurransen og til de andre som deltok. Send samtidig til de siste og gi en kort frist (f. eks. 10 dager) for eventuell tilbakemelding med klage eller kommentarer (kontakt evt. Innkjøpsseksjonen vedr. brevoppsett).

9. Inngå avtale med leverandøren som skal gis vare eller tjenesteleveringen – på basis av tilbudet. Påse at betalingsavtale/-betingelse reguleres i kontrakten (kontakt evt. Innkjøpsseksjonen for assistanse/veiledning).

Henvisning til saksnummeret til anskaffelsesprotokollen i ePhorte skal være påført anvisningen i Agresso Web for at fakturaen kan godkjennes i sentraladministrasjonen.


Oppdatert: 07.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn