Retningslinjer for reiser ved UMB - kap. 1.6

Økonomiavdelingen

Informasjon om reiseadministrasjon
Det er laget en egen informasjonsside om reiser på UMBs interne nett. Ved enheten er det utnevnt egne kontaktpersoner for reiser.

Bestilling
Den enkelte ansatte skal selv bestille sine reiser, enten ved å benytte nettet eller ved å kontakte reisebyrået. Ved bestilling plikter alle å følge de gjeldende retningslinjer og de gjeldende avtaler med for eksempel reisebyrå, buss og hoteller. Informasjon om reiser finnes på nettet. I tillegg kan kontaktpersonene for reiseadministrasjon ved enhetene hjelpe til.

Kredittkort
UMB ønsker at flest mulig av de reisende benytter kredittkort over UMBs avtaler. I dag er det avtale med Diners, American Express og Mastercard. Ved å benytte disse er årsavgiften lav og det er en forlenget kredittid på 30 til 50 dager. Kredittkortene er personlige og avhengig av den enkelte ansattes kredittverdighet. UMB har oversikt over hvem som har kredittkort over avtalen. Har ansatte slike kort, kan UMB kreve at de benyttes. Kredittkortet skal benyttes til å betale flyreiser, hotell og andre utgifter og reiseforskudd blir da ikke nødvendig. Hvis konferanse/kursavgifter og andre utgifter belastes kortet før reisen finner sted, kan forskudd utbetales.

Fordelen ved å benytte kort er enklere administrasjon og den reisende vil automatisk være forsikret under reise og opphold. Kortet kan også benyttes privat. Årsavgiften er lav, og den blir refundert hvis kortet blir benyttet ved tjenestereise.

Forskudd
Et passende forskudd kan godkjennes, men forskudd er dyrt å administrere. Det er et krav at det fremlegges et skriftlig anslag over de utgifter som forventes. Forskudd for en reise skal normalt gjøres opp før neste forskudd kan anvises. Forskuddet skal spesifiseres med navn og adresse på den ansatte, størrelse, art og når den forventede utgift vil påløpe. Forskuddet skal attesteres og godkjennes. De som har kredittkort hvor årsavgiften dekkes av UMB bør ha en god grunn for å få utbetalt reiseforskudd.

Bestilling av hotell/leiebil/buss
Enkle reiser bestilles selv. De ansatte skal prioritere UMBs avtaler ved bestilling.

Forsikring
Alle ansatte som reiser på tjenestereise er forsikret. I Statens personalhåndbok er tjenestereiser definert slik: § 2 b. Tjenestereise: Pålagte og/eller godkjente reiser av ikke fast karakter i oppdrag for arbeidsgiver/oppdragsgiver.
Ad § 2 Særavtalen gjelder ikke faglige tilskuddsreiser eller stipendreiser. Med faglige tilskuddsreiser menes reiser hvor det gis tilskudd eller stipend, dvs. at mottaker mottar et begrenset beløp til hel eller delvis dekning av utgifter i forbindelse med opphold som også arbeidsgiver mener kan være faglig nyttig i forbindelse med arbeidet. Arbeidstakeren må selv ta initiativet til reisen og søke om tilskudd. AAD kan imidlertid gjøre unntak i tilfeller hvor virksomheten har vesentlig interesse av at reisen utføres.
Fornyings- og administrasjonsdepartementet anbefaler alle som reiser utenfor Norden å tegne egen forsikring. UMBs anbefaling er å benytte kredittkort til betaling av reisen. Ved å betale mer enn 50 % av reisen med off. transportmidler med kort, er den reisende forsikret igjennom kortselskapet. Er det kun en enkelt reise kan forsikring kjøpes igjennom reisebyrå. Ved flere reiser i året anbefales det å tegne en helårs reiseforsikring. Reiseforsikring blir refundert igjennom reiseoppgjør. Ved refusjon av helårs reiseforsikring må det dokumenteres flere reiser. Ta kontakt med reisekontaktene for nærmere informasjon.

Det finnes egne regler for lengre forskningsopphold.

Oppgjør/reiseregning
Alle kostnader som påløper i forbindelse med en reise skal føres som en reiseregning. Hele reisen skal kunne ses under ett, så forskudd på for eksempel konferanseavgift og opphold betalt av UMB skal tas med på reiseregningens totale kostnad. Forskuddene trekkes ut før utbetaling skjer.

Den reisende skal benytte den oppgjørsmåten som UMB anbefaler. Reiseregningen må fortsatt skrives ut for påhefting av ev. originalkvitteringer før attestasjon og godkjenning ved enheten.

Det vil for eksterne som skal ha dekket sine reisekostnader fortsatt være behov for en reiseregning i papirformat, men ved at flest mulig benytter den nettbaserte løsningen vil UMB spare både tid og penger ved at alle dataene kun blir lagt inn en gang.

Den reisende er ansvarlig for å følge de retningslinjer som er gitt både ved bestilling, dokumentasjonskrav og informasjonsplikt. Er ikke regelverk og retningslinjer fulgt, kan det bli foretatt korrigeringer før utbetaling skjer.

Historikk
Ved å benytte riktige koder ved bestilling og oppgjør, letter det arbeidet med få ut historiske data over reisemønsteret ved UMB. Disse dataene skal benyttes til å legge til rette for bedre avtaler, bedre informasjon, bedre effektivitet og lønnsomhet av UMBs reiser.


Oppdatert: 17.11.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn