Elektronisk kommunikasjon (telefon, mobiltelefon og bredbånd mm ) - kap. 1.2

Økonomiavdelingen

Formål
Sikre korrekt betaling/refusjon og innberetning av ansattes utgifter til elektronisk kommunikasjon (telefon, mobiltelefon og bredbånd m.m.)

Sammendrag
- Elektronisk kommunikasjon for statens regning kan tilstås i de tilfeller det anses nødvendig for tjenesten
- Fordelsbeskatning føres månedlig over lønnssystemet etter sjablonmodellens satser
- Den ansatte dekker selv sine regninger til elektronisk kommunikasjon (utenom mobiltelefon) og får refundert sine utlegg fra UMB etter gjeldende regler og satser

1. Sjablonmodellen
Sjablonmodellen går ut på at skattepliktig fordel i utgangspunktet settes til kr 4000 for ett elektronisk abonnement. Når arbeidsgiver dekker mer enn ett abonnement, settes skattemessig fordel til opptil kr 6000. Det er et ikke-skattepliktig bunnbeløp på kr 1000. Det betyr at arbeidsgivers dekning av utgifter mellom kr 1000 og 5000 (mellom kr 1000 og 7000 ved flere abonnementer) blir tillagt lønnsinntekt og beskattes som lønn.

Kommunikasjonsutgifter utover kr 5000 (7000) anses i sin helhet som tjenstlig bruk og blir ikke å betrakte som skattepliktig fordel.

Sjablonmodellen gjelder enten arbeidsgiveren står som abonnent (naturalytelse) eller den ansatte får dekket sine kostnader (utgiftsgodtgjørelse).

Bruk av mobiltelefon som legges igjen på jobben omfattes ikke av sjablonmodellen.

2. Hovedregler
Leder av budsjettenhet innvilger elektronisk kommunikasjon for statens regning dersom det anses nødvendig for tjenesten. Den tjenestelige begrunnelse skal framkomme. Melding om tilståelse av elektronisk kommunikasjon sendes personal- og organisasjonsavdelingen. Personal- og organisasjonsavdelingen fører register over ansatte som har blitt innvilget elektronisk kommunikasjon for statens regning.

UMB praktiserer utlån av mobiltelefon. Mobiltelefonregningene behandles som UMBs ordinære inngående fakturaer. Fakturaene skal være spesifisert. Ved urimelig stort forbruk av UMBs mobiltelefoner skal det foretas trekk i lønn. For eksempel skal overprisede tekstmeldinger holdes utenfor sjablonen.

For øvrige elektroniske kommunikasjonsordninger står den ansatte som abonnent overfor tjenesteleverandør, og er selv ansvarlig for å betale regninger innen fristene som gjelder. UMB refunderer den ansattes utlegg til elektronisk kommunikasjon etter gjeldende satser og regler.

3. Regler og satser for refusjon av elektronisk kommunikasjon
Boligtelefon kan, etter Statens Personalhåndbok, tilstås med refusjon av fast abonnement og samtaleutgifter for til sammen inntil kr 800 pr kvartal.

Bredbåndsabonnement kan innvilges og refunderes til den sats UMB godkjenner der det er tjenestelig behov.

Ansatte dokumenterer sine refusjonskrav for elektronisk kommunikasjon med kopi av faktura fra tjenesteleverandør og dokumentasjon på at faktura er betalt.

Refusjon av ansattes utlegg til elektronisk kommunikasjon godkjennes av den som har budsjettdisponeringsmyndighet, og sendes økonomiavdelingen står for regnskapsføring og utbetaling.

I tillegg til sjablonsystemet, er det adgang til å gi skattefri refusjon av dokumenterte utlegg til tjenestesamtaler mv. spesifisert etter regning.

4. Innberetning og skatt
Fordelsbeskatning for elektronisk kommunikasjon føres via lønnssystemet, og skattetrekk blir foretatt på den ansattes lønnsutbetaling. Får den ansatte dekket ett elektronisk abonnement er skattepliktig beløp kr 4000 pr år og for to eller flere kr 6000 pr år. Det skattepliktige beløpet blir fordelt pr mnd., dvs kr 333,33 eller kr 500,- pr. mnd. Ved slutten av året foretas en avregning hvis det er beregnet for stort beløp.

5. Regnskapsføring
Ved godkjenning av refusjon for boligtelefon og bredbånd må følgende felt fylles ut:

Konto	Prosjekt	VO/arb.ordre	Sted	Pers.nr	TT-kode	Beløp
6921	xxxxxxxx	X	xxxx	Xxxxxxxxxxx	9999	Xxx,-

Ved godkjenning av faktura for mobiltelefon må følgende felt fylles ut:

Konto	Prosjekt	VO/arb.ordre	Sted	Pers.nr	TT-kode	Beløp
6912	xxxxxxxx	X	xxxx	Xxxxxxxxxxx	9999	Xxx,-

Når det brukes mobiltelefon som legges igjen på jobben, skal tekstfeltet fylles ut med fast tekst:
- Utlånstelefon
- Kun jobb


Oppdatert: 10.08.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn