Skjerming av dokumenter

Tone Skretting

Det produseres en stor mengde dokumenter ved UMB, så her er noen tips om skjerming av dokumenter.

Skjerming av dokumenter ved UMB

Organ – UMB er et offentlig forvaltningsorgan med tjenesteytende funksjoner

Dokument – logisk avgrenset informasjon

Et dokument kan foreligge på flere ulike media og komme oss i hende eller produseres på ulike måter.
Det mest vanlig dokumentformene på UMB: Elektroniske tekstdokument - telefaks – e-post – papir - Dette kan være brev, referat, notater som har betydning for saksbehandlingen i en sak.

Skjerming – unnta et dokument fra offenligheten

Det er innholdet i et dokument som er avgjørende for om det skal skjermes eller ikke. Formen har ingen betydning eller mediumet har ingen betydning.

I utgangspunktet er alle dokumenter i et offentlig organ offentlige. All intern saksbehandling skal også kunne dokumenteres.

Å unnta et dokument fra offentligheten krever hjemmel i lovverket.

Dokumenter ved UMB

Ved UMB er det oftest opplysninger om personer som skjermes. Informasjon om beredskapsplaner, opplysninger som angår rikets sikkerhet eller bedriftshemmeligeheter er også eksempler på informasjon som ikke skal være offentlig.
Likeså dokumenter hvor hensyn til en forsvarlig gjennomføring av UMBs økonomi-, lønns- eller personalforvaltning
Dokumenter utarbeidet for intern saksforberedelse kan unntas fra offentlighet.

Mange opplysninger om personer er offentlig.
Personopplysninger, satt i sammenheng, skjermes for å unngå å lette gjennomføring av straffbare handlinger.

Personopplysninger som er undergitt lovbestemt taushetsplikt skjermes.

Hvordan skjerme dokumenter ved UMB

Vi bruker koder: P i personalsaker - henviser til off.l §5a, fv.l.§13

S i studentsaker – henviser til off.l §5a, fv.l.§ 13

D i PhD – saker – henviser til off.l.§5a, fv.l.§13

AN i ansettelsessaker – henviser til off.l.6, fv.l. §13

PT i patentsaker - henviser til off.l.6

I andre saker brukes bare henvisning til lov.

i anbudsaker off.l § 6

i saker der bedriftshemmeligheter skal ivaretas §6


P i personalsaker - eksempler på dokumenter som unntas offentlighet: Søknad om permisjon, søknad om endring i arbeidsvilkår, søknad om endring i stillingsprosent, oppsigelse, svar på søknader og interne dokumenter; endringsskjema. Avsender på innkomne dokumenter skjermes og mottaker av utgående dokumenter skjermes

S i studentsaker – eksempler på dokumenter som unntas offentlighet: søknad om permisjon, søknad om tilrettelagt studium eller eksamen, klage på karakter. Avsender på innkomne dokumenter skjermes og mottaker av utgående dokumenter skjermes

D i PhD-saker – eksempler på dokumenter som unntas offentlighet: søknad om opptak til studiet, endringer – forlengelser, progresjon i studiet. Avsender på innkomne dokumenter skjermes og mottaker av utgående dokumenter skjermes

Navn eller ordlyd som kan identifisere personer skjermes i journalposttittel i de nevnte eksemplene.

AN i ansettelsessaker - Søknadene med vedlegg unntats offentlighet. Alle andre dokumenter er offentlig. Søker til stilling i det offentlige er i utgangspunktet offentlig, men selve søknaden med vedlegg skjermes. Opplysninger som navn , alder, stilling, eller yrkestittel og bosteds- eller arbeidskommune er offentlig og skal stå på søkerlisten. Opplysninger om en søker kan likevel unntas fra offentligheten dersom søkeren selv anmoder om dette. UMB praktiserer å imøtekomme slike anmodninger og skjermer da søknadens avsender. Alder, bosted og yrkestittel er fjernet fra søkerlisten som er offentlig. Det skal framgå av søkerlisten hvor mange søkere det har vært til stillingen og hvilket kjønn disse har. Utvidet søkerliste er ikke offentlig. ( Søkerne har rett til å se utvidet søkerliste og disse blir pålagt taushetsplikt. ). Dokument med vurdering av de enkelte søkerne foretatt av fagkomite skjermes.
Når tilsettingen er foretatt og en søker som har vært konfidensiell har fått stillingen, er navn,
alder osv. frigitt. De andre er konfidensielle søkerne er fortsatt unntatt offentlighet.

P T i patentsaker - Skjermes dokumenter som kan skade UMBs økonomi. Det kan være oppfinnelser som UMB gjør og som UMB ønsker å få patent på. Sakstittel, avsender og mottaker skjermes.
Oppdragsforskning – Når oppdragsgiver ber om skjerming, skjermer vi utgående dokument og nytter samme paragraf som oppdragsgiver har henvist til – vanligvis offl.§6. Unntak på grunn av dokumentets innhold. Dokumenttittel eller deler av dokumenttittel skjermes, avsender og mottaker skjermes.

I noen tilfeller kan et dokument skjermes, hvis andre dokumneter i saken er unntatt offentlighet ,slik at dokumnetet avlene ville gi mening eller lage et ufullstendig eller utilsiktet bilde av saken.

Det kan være brukt andre paragrafer i noen tilfeller, men de her nevnte er de mest anvendte.

Hvem skjermer hva og hvordan gjøres det?

Det er saksbehandlers ansvar å vurdere om dokumentet han eller hun produserer skal skjermes eller ikke. Saksbehandler er den nærmeste til å forstå innholdet i dokumentet og konsekvenser av skjerming eller ikke skjerming.

Dokumenter som UMB mottar skjermes ikke med mindre adressaten selv har unntatt doumentet fra offentlighet og da skal det være henvist til hvilken lovhjemmel som er brukt. Dokumentene er ofte stemplet eller det er skrevet ”unntatt offentlighet” med henvisning til lovhjemmel med paragraf. Dokumentet skjermes av Dokumenttjenesten.

Når UMB får personopplysninger i hende, dvs opplysninger som er underlagt taushetsplikt, skjermes dokumentet av Dokumenttjenesten.


Oppdatert: 25.10.06
Utskriftsvennlig versjon : Arkiv : Tips en venn