Retningslinjene er vedtatt i Høgskolestyret 30.10.03, med utgangspunkt i Lov 1995-05-12 nr 22: Lov om universiteter og høgskoler, og på grunnlag av Høgskolestyrets vedtak i sak 224/2002, Kvalitetsreformen: Ny styrings- og ledelsesstruktur ved NLH, og sak 141/2003, Ny styrings- og ledelsesmodell - Fordeling av roller, ansvar og myndighet. Første diskusjon.
Hensikten med retningslinjene er å klargjøre instituttstyrets rolle, myndighet og ansvarsområder, og gi nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling.
Hvert institutt skal ha et styre på åtte medlemmer. Instituttleder er styrets leder.
Universitetstyret oppnevner på fritt grunnlag et styre på hvert institutt etter nominasjon fra instituttene og studentene. Retningslinjer for nominasjon av medlemmer til instituttstyrene er fastsatt av Høgskolestyret 19. juni 2003, sak 130/2003.
I henhold til retningslinjer for nominasjon av medlemmer til instituttstyrene, er styrets sammensetning fastsatt slik:
Instituttstyret følger Universitetstyrets funksjonsperiode. Universitetstyret oppnevner som hovedregel representanter for tilsatte for fire år av gangen. Representanter for studentene oppnevnes som hovedregel for ett år.
Instituttstyret bestemmer selv om undervisningsleder og forskningsleder skal være representert i styret gjennom to av de vitenskapelige medlemmene fra eget institutt.
Instituttleder utpeker selv sin faste stedfortreder blant instituttstyrets medlemmer etter først å ha drøftet spørsmålet i styret.
Instituttstyret oppnevner styresekretær.
Instituttstyret er øverste organ for instituttets virksomhet. Instituttstyret utgjør sammen med instituttleder den strategiske ledelsen ved instituttet.
Instituttstyret skal gjennom sin virksomhet realisere instituttets og UMBs mål og strategier.
Et mindretall i styret bestående av minimum tre
styremedlemmer kan anke et vedtak i instituttstyret til Universitetstyret.
Instituttstyret fatter vedtak innenfor de fullmakter som er delegert fra Universitetstyret og har et rapporteringsansvar overfor Universitetstyret.
Instituttstyret har en støttende og styrende funksjon i forhold til instituttleder.
Instituttstyret kan fastsette utfyllende retningslinjer for instituttets forskningsutvalg og undervisningsutvalg.
Instituttstyret
skal ha følgende ansvars- og oppgaveområder:
Strategiutvikling
-
initiere,
utvikle og vedta delstrategier, mål og handlingsplaner for instituttet
-
se
til at instituttets delstrategier, mål og handlingsplaner støtter opp under
UMBs overordnede strategier og Universitetstyrets vedtak
Kvalitetssikring
-
påse
at instituttets utdanning og forskning holder høy kvalitet
-
påse
at instituttet implementerer vedtatte kvalitetssikringssystemer
Økonomistyring
og effektiv drift
-
i
nært samarbeid med instituttleder, sørge for at mål og resultatkrav fastsatt i
strategier og budsjettvedtak følges opp
-
kontrollere
instituttets økonomiske utvikling
-
påse
at virksomheten ved instituttet er i samsvar med lover, regler og
retningslinjer, og følger gjeldende forvaltningsprinsipper og regler for
økonomistyring
Rapportering
-
i
nært samarbeid med instituttleder, rapportere instituttets samlede virksomhet
til UMBs ledelse
-
avgi
årsregnskap og årsrapport og årsevaluering til Universitetstyret
- instituttstyret har i samarbeid med instituttleder det operative ansvaret for de studieprogrammene som Universitetstyret har godkjent ved instituttet
Organisasjonsutvikling
-
påse
at instituttet følger opp UMBs arbeid med verdigrunnlag og organisasjonskultur
-
påse
at instituttet er effektivt organisert
-
påse
at instituttet realiserer UMBs strategier på det organisatoriske området
Læringsmiljø
og studiemiljø
-
se
til at instituttet har et godt studiemiljø
-
påse
at det utvikles et godt læringsmiljøet ved instituttet
Helse, miljø
og sikkerhet
- påse at instituttet fyller gjeldende krav til internkontroll
Nettverksutvikling
og omdømmebygging
-
se
til at instituttet utvikler nettverk og samarbeid med allianseparter, nasjonalt
og internasjonalt, for å sikre instituttets og UMBs posisjon og framtid
Instituttstyrets leder innkaller til styremøte. Det innkalles til styremøte dersom rektor eller minst en femtedel av styremedlemmene krever det.
Instituttstyret fastsetter årlige møteplaner.
Innkalling til styret med saksdokumenter skal være styremedlemmene i hende senest fem dager før styremøte avholdes, med mindre situasjonen tilsier noe annet.
Dersom et styremedlem melder forfall, skal varamedlem innkalles.
Styreleder fastsetter sakslisten.
Ethvert styremedlem kan be om å få ført opp en sak på dagsorden. Slik anmodning fremmes overfor styrets leder senest 14 dager før styremøtet.
Styreleder innstiller til vedtak i alle styresaker. Innstillingen er skriftlig.
Styreleder har ansvaret for å legge fram nødvendig dokumentasjon slik at styret har et tilfredsstillende og saklig grunnlag for sitt vedtak. Dette skal i hovedsak skje skriftlig, men kan om nødvendig suppleres muntlig i møtet.
Medlem av instituttstyret har plikt til å møte hvis ikke vedkommende har gyldig frafall.
Styremedlem kan ikke delta ved behandlingen av saker dersom de er inhabile (Forvaltningslovens bestemmelser).
Styreleder er møteleder. I styreleders fravær ledes møtet av dennes stedfortreder.
Instituttstyret treffer sine vedtak i møte.
Møtet holdes for åpne dører. Instituttstyret kan
fastsette at møtene skal holdes for lukkede dører, eller at bestemte saker skal
behandles for lukkede dører.
Instituttstyret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av medlemmene er til stede.
Vedtak treffes med alminnelig flertall av de avgitte stemmer. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme.
Avstemning skjer i hovedregel ved stemmetegn. Avstemning ved tilsetting skal skje skriftlig hvis ett av de møtende medlemmer krever det.
Det skal føres møtebok fra styremøtene.
Møteboka skal angi:
Dersom styrets vedtak ikke er enstemmig, skal
stemmegivningen fremgå av møteboka. Styremedlem kan kreve sin oppfatning
innført i møteboka.
Instituttleder har ansvar for å informere om styrets
beslutninger.
Kopi av møtebok sendes Sentraladministrasjonen