Reservering av USITs Digitalstudio
NB NB Denne applikasjonen for å reservere USITs Digitalstudio, er for folk fra USIT, eksterne brukere kontakter studio-drift@usit.uio.no med opplysning om ønsket tid, teknisk behov, telefonnummer for kontaktperson.
Såvel interne som eksterne brukere kan gjennom URL-en nedenunder sjekke om Digitalstudio er ledig. Les imidlertid denne veiledningen.
Husk konvensjonen for 24- vs. 12-timers klokke
Kl 0 (midnatt) til kl 12 middag = 0-12 AM
Kl 12 (middag) til kl 24 (midnatt) = 0-12 PM
Jeg vil gå rett til reserveringen.
Det er nå mulig å reservere USITs Digitalstudio via Web. Vær oppmerksom på at reservasjonen må bekreftes av studio-drift før den kan betraktes som gyldig.
Det er hovedsaklig tre aktiviteter man benytter Digitalstudio til. Disse er i prioritert rekkefølge:
- Opptak av lyd eller video
- Deltakelse i videokonferanse
- Vanlig møtevirksomhet
Vi regner med at det neppe er eksterne brukere som ønsker å reservere studio som et ordinært møterom, uten at det er behov for rommets faciliteter.
Ved arrangementskollisjoner vil studio-drift utøve et visst skjønn. Det kan forekomme at reservering til vanlig møte må trekkes tilbake dersom presserende arrangementer omkring opptak eller videokonferanser melder seg. Er det mindre enn et døgn til reservert møte skal skje i Studio, kan møtedeltakerne regne med at ingen avlysning vil skje.
Opptak av lyd eller video
For bruk av studio til denne type virksomhet, vil studio-drift som regel være engasjert på den praktiske siden. Selv om den enkelte bruker reserverer Studio til dette, må reservasjonen bestandig følges opp med Epost til studio-drift og drøfte behov og muligheter. Studio-drift får da en mulighet til å vurdere dette, hvoretter vi tar kontakt med oppgitt kontaktperson.
Videokonferanse
De fleste som benytter denne tjenesten i Studio, foretar selv de nødvendige håndgrep for å starte konferansen. Trenger man hjelp til dette, er det spesielt viktig at den som er ansvarlig for videokonferansen sørger for de nødvendige tekniske opplysninger om videosystemet "på den andre siden". Dette dersom konferansen settes opp fra USIT. Settes den opp "fra de andre", og det er like greitt, må disse i god tid ha fått oppgitt den riktige adresse, det være seg ISDN-nummer eller IP-adresse. Videokonferanser en ikke har rutine på å gjennomføre, bør ta seg tid til en "testkjøring" på forhånd. Telefonnummer og epost-adresse til den driftansvarlige ved "endepunkt" utenfor UiO, må oppdragsgiveren sørge for.
Dersom videokonferansen går til eksotiske steder, må oppdragsgiver nøye kontrollere tidssoner og ev. sommertid slik at ingen misforståelse oppstår mht når konferansen skal finne sted.
ISDN-nummer for videokonferanse til/fra Digitalstudio er: 23 33 29 04
IP-adresse for videokonferanse til/fra Digitalstudio er: 129.240.200.49
Møtevirksomhet
Det er for ordinær møtevirksomhet at reservasjonsapplikasjonen antagelig vil bli mest brukt. For å starte applikasjonen bruker du denne URL-en.
Dette gir deg et skjermbilde som følger:
Vær oppmerksom på at feltene Date, Start time og End time i skjermdumpen gjengis i US-standard.
- Når du skal reservere Studio, klikker du på knappen Save and Close i øverste, venstre vindushjørne. Dette bringer opp et vindu hvor det i øvre, venstre hjørne er en ledetekst som heter Back to Reservations by Date view. Denne leder til en liste over når studio er reservert. Du vurderer listen og finner et tidspunkt som passer deg. Klikk på knappen New Reservation og du er tilbake i vinduet ovenfor.
- Fyll inn Date, Start time og End time. Det er et felt for antall møtedeltakere. Det er ikke viktig hva du skriver her. Fyll også inn navnet ditt i feltet Reserved by og Epostadresse og tlf.nr i feltet Phone/extension. Har du ytterligere informajon, skal dette sendes som epost til studio-drift@usit.uio.no. Avslutt med å klikke på knappen Search.
- Har du bedt om reservasjon i et tidsrom som ikke alt er belagt, vil du etter en tid bli kontaktet gjennom epost (eller telefon) og få din reservasjon be/avkreftet.
Den delen av Studio som benyttes til videokonferanser og ordinær møtevirksomhet, har plass til ca 10 personer dersom disse sitter ved bord, ca 15 om plasseringen er på "kino-vis" uten bord.
Et par reserveringstekniske forhold:
- Mellom kl 13 og 14 hver dag er Studio avsatt til vedlikehold og testing. Spesielle operasjonelle behov hos brukerne, kan føre til at vi fraviker dette. Ta eventuelt kontakt med studio-drift@usit.uio.no.
- Det kan være tekniske og praktiske problemer med å la reserveringene gå "butt-i-butt". Vi forutsetter, om ikke annet er avtalt, at f.eks. reservering fra kl 11-13 faktisk betyr 11.15 - 13. Har du et større klargjørings/oppryddingsbehov, bør du reservere rommet med ekstratid i for/ettertid.
- I eksempelet ovenfor, skal rommet skal være forlatt - og rimelig ryddet - senest kl 13.
- USITs Digitalstudio er i Gaustadalleen 23, første etasje. Fra hovedinngangen på østsiden, følger du korridoren til høyre og tar deretter første korridor til høyre.
Avlysing av reservert bruk
Dersom arrangementer avlyses, ber vi om at studio-drift varsles om dette så snart som mulig. Send en epost til studio-drift@usit.uio.no
Nå reserverer jeg!
Jeg har lest alt og ønsker å reservere Digitalstudio.
Redaksjon: studio-drift, studio-drift@usit.uio.no
Forfatter: Steinar Moum
Dokument opprettet: 28.08.2003, endret: 15.12.2005