Webmailintroduksjon: oppstart | postbokser | meldinger | innstillinger | UiO-innstillinger

Meldinger

E-post du vil ta vare på

Vi anbefaler å flytte meldinger du vil ta vare på, men som du kanskje ikke trenger hver dag, over til hjemmeområdet ditt. Plassen din på e-postserveren er begrenset (100 MB for studenter, 200 Mb for ansatte), så har du for mye e-post liggende risikerer du å ikke kunne motta nye meldinger etterhvert.

Du kan laste ned enkelte eller alle meldinger du har liggende i en folder ved å markere de ønskede meldingene og trykke på linken Archive nederst til høyre i oversiktsvinduet for meldingene dine. Da laster du ned en zipfil du kan legge på hjemmeområdet ditt. Dersom du har mange lange meldinger kan dette ta litt tid. Du kan også velge hvilket format zipfila skal inneholde, under Options - Archive Settings. Zipformatet er det vanligste, og det flest velger å bruke.

Lagre ved hjelp av Thunderbird

For Thunderbirdbrukere er den absolutt enkleste måten å lagre meldinger på hjemmeområdet å åpne Thunderbird og flytte meldinger/postbokser over til Local Folders. Da blir meldingene dine liggende på hjemmeområdet ditt (M:\pc\Thunderbird\Mail\Local Folders), og du har god oversikt over alle postbokser og meldinger. Du kan enten klikke på en melding eller en postboks og dra dem fra imap-området og til den ønskede postboksen, eller du kan høyreklikke på en og en melding og velge hvilken postboks den skal flyttes til. Les mer om Postbokser i Thunderbird .

NB: Merk deg at meldinger du lagrer på hjemmeområdet ikke lenger vil være tilgjengelig fra webmailklienten eller andre klienter som kun peker mot IMAP-serveren.

Administrering av meldinger

I webmailklienten administreres meldinger ved å hake dem av og så velge en handling for de merkede meldingene fra menyknappene i menylinjen til høyre for nedtrekksmenyen under Move Selected To. Du kan flytte, slette, og markere meldinger som lest og ulest på denne måten.

Du haker av meldingene dine enkeltvis ved å klikke i den lille boksen foran navnet på hver avsender (markert med rødt).

Toggle All-kommandoen ("merk alle meldinger på siden") er nyttig hvis du for eksempel vil slette alle meldingene dine etter at du har lest dem.

På dette bildet er alle meldingene på en side markert, og folderen Privat valgt fra nedtrekksmenyen. Ved å klikke på menyknappen merket Move vil du flytte alle de 20 meldingene på denne siden i innboksen dit. Hvis du heller ønsket å markere alle som lest kunne du klikket på menyknappen Read lenger ut til høyre i menylinjen.

E-postmeldinger

Meldingsoversikten

Når du åpner en av folderne dine ser du en meldingsoversikt. Denne oversikten lister opp alle meldinger du har liggende i folderen. Nye meldinger vises med fet skrift, meldinger du har lest vises med vanlig skrift.

Overskriftene From, Date og Subject deler opp meldingsoversikten i logiske deler. From forteller hvem som sendte e-posten, Date viser dag og tidspunkt, og Subject viser hva avsender satte som tema for meldingen. Ved å trykke på den lille firkanten ved siden av velger du hvordan du vil ha sortert meldingene dine - etter avsender, tid eller tema. Det du velger vises ved at firkanten blir en trekant.

Standard framvisning er at meldingene sorteres kronologisk, dvs. etter når de kommer inn. Om du trykker på lenken Thread View vil de istedet bli sortert "trådvis", dvs. så meldinger med samme tittel henger sammen. NB: Dersom du velger å sortere meldingene dine trådvis forsvinner de små firkantene som lar deg sortere på avsender, tid eller tema.

Hvordan lese og svare på meldinger

For å åpne en melding klikker du med musmarkøren på lenken som angir temaet for meldingen. Da får du se hele meldingen.

Øverst i hver åpnede melding ligger en menylinje.

• Message List - sender deg tilbake til meldingsoversikten.
• Delete - legger meldingen i søppelkurven (Trash).
• Previous - blar til forrige melding.
• Next - blar til neste melding.
• Forward - lar deg sende meldingen videre til en annen mottaker.
• Reply - lar deg svare direkte på meldingen.
• Reply All - lar deg svare på meldingen, og sender den også til alle andre som sto som mottakere.

Etter denne menylinjen kommer det vi ofte kaller "headeren" på e-postmeldingen. På bildet over er dette feltet blått. Her står alle opplysninger om tema for meldingen, hvem meldingen er fra, hvem den er til, når den ble sendt og så videre. Under dette igjen kommer feltet som inneholder selve meldingen.

Vil du svare på en melding du har fått klikker du på Reply eller Reply All i menylinjen i meldingsvinduet. Da får du opp et meldingsvindu der To:- og Subject:-feltene i headeren allerede er fylt inn. Dessuten er teksten i den meldingen du svarer på limt inn i meldingsfeltet.

Når du skal svare på en melding er det god skikk ("netikette") å fjerne de delene av teksten som er uvesentlig for det du vil si. Når du er fornøyd kan du trykke på knappen Send.

Hvordan sende meldinger

Fra hovedsiden velger du Compose fra hovedmenylinjen. Da åpner du en tom melding.

• To: - her skriver du inn e-postadressen til mottakeren
• CC: - her skriver du inn e-postadressene til eventuelle andre som skal motta meldingen. (CC står for Carbon Copy - kopi)
• BCC: - denne bruker du dersom du vil sende noen en e-post uten at mottakerne som står i To: eller CC:-feltet skal se det. (BCC står for Blind Carbon Copy - skjult kopi)
• Subject: - her skriver du inn en tittel på e-posten din, gjerne noe som forteller hva den handler om (tema).
• Addresses-knappen - denne knappen vil åpne adresseboken din/LDAP-katalogen etter å ha vist deg en "søkeboks". Du kan skrive inn et par bokstaver i søkefeltet, og så får du opp et resultat hentet fra adresseboken. Dersom du vil sende e-post til alle i adresseboken velger du List All-knappen.
• Send - klikk på denne, og du sender meldingen din.
• Save Draft-knappen - hvis du skriver en melding, men vil vente med å sende den, evt. ikke blir helt ferdig, kan du bruke Save Draft-knappen og lagre meldingen i utkastfolderen din (Drafts). Når du vil sende meldingen eller gjøre den ferdig går du inn i utkastpostboksen, klikker på meldingen og får den opp igjen i Compose-vinduet. Først vises den kun som en lesbar versjon, så du må klikke på "Resume Draft"-lenken øverst for å fortsette å skrive og sende meldingen. NB: Drafts, i likhet med andre meldinger, blir ikke lagret dersom du går ut av meldingen for å gjøre noe annet. Husk derfor å lagre meldingen selv om du ikke er ferdig.
• Meldingsfelt (Message Body) - i denne tomme firkanten skriver du selve meldingen din. Dersom du har lagret en signaturfil vises denne også her.
• Attach: - dersom du vil sende med en fil som vedlegg til e-postmeldingen din bruker du denne funksjonen. Du må ha filen lagret et sted tilgjengelig fra maskinen du sitter på. Klikk på Browse-knappen, da får du opp et filvindu der du blar deg til riktig mappe og riktig fil (se bilde under). Når du har merket filen du vil ha klikker du på Add-knappen, og "adressen" til filen du skal legge ved kommer opp i Attach-feltet ditt.

Vedlegg, virus og plassproblemer

E-postsystemet ved UiO blokkerer alle vedlegg større enn 20 Mb (før enkoding, 28 Mb etter), så du kan ikke sende eller motta vedlegg som er større enn dette. Det gjelder både enkeltvedlegg eller om du prøver å sende flere vedlegg sammen. Du bør også tenke på at vedlegg ofte tar svært stor plass, så du risikerer å blokkere noens e-posttilgang ved å sende en stor fil som vedlegg.

NB: PDF-filer som blir sendt fra Outlook og åpnes med UiOs webmailklient lar seg av og til ikke åpne. Hvis du sender samme filen som vedlegg til deg selv pleier det å gå i orden. (Du kan også, hvis du har Eudora liggende, åpne vedlegget derfra.) I tillegg kan du oppleve problemer med vedlegg hvis du får/videresender en e-post som inneholder vedlegg fra IExplorer. Det spiller ingen rolle fra hvilke operativsystem/nettleser du prøver å åpne dem, de er ødelagt og umulige å åpne. I dette tilfelle er synderen IExplorer og ikke webmail.

I dagens versjon av webmailklienten er det dessverre ikke mulig å slette et vedlegg uten å samtidig slette meldingen det hang ved. Dette vil endre seg med nyere versjoner.

Virus er et problem, og selv om du kjører et bra antivirusprogram kan det alltid dukke opp et nytt virus du ikke er beskyttet mot. En god del virus spres som vedlegg til e-post, og maskinen blir da infisert i det øyeblikk du åpner vedlegget. Det beste og tryggeste alternativet til vedlegg er å legge dokumentet eller bildet du vil sende fra deg ut på en nettside, og heller sende lenken. Mer om hvordan du legger dokumenter ut på web finner du på http://www.usit.uio.no/it/forfatterstotte/.

Les mer om virus på http://www.usit.uio.no/it/pc/antivirus/.

Adressebok

Adresseboken i webmailklienten kommer du til ved å klikke på menyvalget Addresses i hovedmenylinjen. I adresseboken din kan du legge inn e-postadresser til kollegaer, venner og kjente, eller andre adresser du bruker jevnlig. Slik slipper du å huske alle e-postadressene. Du skriver bare inn det du har valgt som Nickname i To:-feltet, så ordner programmet resten.

Har du en adressebok fra før i en annen e-postklient kan du importere denne til webmailklienten ved hjelp av knappen Import CSV File. Det du må passe på er at e-postklienten du vil importere fra faktisk lagrer adressene dine som en CSV-fil, dvs. som en komma- eller tabseparert fil. Eudora gjør dessverre ikke det, så her har vi foreløpig ikke klart å finne noen god løsning - men vi jobber med det. Har du adresser lagret i Eudora må du altså taste dem inn i webmailklientens adressebok manuelt.

Legg inn en e-postadresse i adresseboken

• Fyll inn Nickname-feltet. "Nickname", eller "kallenavn", er det du vanligvis kommer til å bruke når du skal fylle inn To:-feltet for å sende en e-post, så du bør velge et kallenavn du vet du kommer til å huske - for eksempel noens fornavn.
• I E-mail address-feltet fyller du inn vedkommendes fulle e-postadresse, for eksempel per.person@enhet.uio.no .
• I First name og Last name-feltene fyller du inn fornavn og etternavn på personen. Additional Info kan inneholde firma, telefonnummer, hvor du traff vedkommende - hva som helst.
• Du må fylle inn Nickname-, First name- og Address-feltene. Last name og Info er valgfrie.
• Klikk på Add address-knappen.

Endre eller slett adresser

Når du har fylt inn alle feltene og trykket på Add address kommer den nye adressen opp på listen øverst i feltet. I denne listen administrerer du også adresseboken din. Ved å merke adressen i den lille firkantboksen, og klikke på hhv. Edit selected- eller Delete selected-knappen kan du endre opplysninger om vedkommende, eller slette adressen.

---

Redaksjon: OI-gruppa, sas-oi@usit.uio.no
Forfatter: Christine F. Solbakken
Dokument opprettet: 25.03.2003, endret: 23.01.2006