Alle kalenderdata, epost og ToDo ligger lagret på server i en database. Det er en slik database for hver bruker. Lokalt på din maskin ligger privat adressebok og klientoppsett.
Dersom du ønsker å jobbe offline f.eks. med en bærbar PC så kan alle data replikeres (synkroniseres) over til en lokal database. Dette gjøres på følgende måte:
1. Du må ha åpnet kalender, epost eller ToDo.
2. Velg på menyen File->Replication->New Replica.
3. Du får da opp en dialogboks med noe info. Behold gjerne alle default instillinger.
4. Database skal default være lik ditt navn.
5. Server må være "Local".
6. Filepath er default "mail/brukernavn.nsf".
7. Under "Replica Settings..." finner du instilling for kryptering. Default er at denne er satt på medium. Da er dine data godt beskyttet. Vær dog oppmerksom på at hvis noe skulle gå galt med din brukerkonto kan du risikere å aldri få tak i data du har lagt inn her som ikke er replikert til server.
8. Klikk på OK og din database vil bli replikert over lokalt.
9. Default er at replikering senere ikke skjer automatisk. Dette kan du endre ved å klikke på "Scheduled replication ....." oppe til høyre i bildet. Her kan automatisk replikering skrues av og på og du kan sette hvordan du ønsker at replikering skal skje. Oppsjoner er f.eks. når du starter og/eller avslutter klient, og/eller en gang i timen. Her kan du gjøre som du selv ønsker.
10. Du kan nå lukke replikeringsvinduet (klikk på kryss oppe ved fanen merket "Replication")
11. Dersom du vil replikere manuelt kan du klikke på ikonet for dette, som er det femte øverste helt ute til venstre. Klikk deretter på "Start Now". Påse at databasen med ditt navn er krysset av (er default).
12. Når du skal åpne den lokale databsen kan du gå på File->Database->Open (eller Ctrl-o) og velge databasen med ditt navn. Du får da default opp epost.
13. Husk at du ikke kan bruke de vanlige ikonene helt ytterst til venstre for å navigere. Disse peker jo til databsen som ligger på serveren.
14. Får å navigere til kalender eller ToDo må du bruke en knapp oppe til venstre som nå er merket "Mail". Denne ligger rett til høyre for knappene nevnt i forrige punkt.
15. Alle data som lagres lokalt ligger kun lokalt helt til neste replikering. Pass på å repliker jevnlig for sikkerhetskopi av data.
16. Lag gjerne en snarvei slik at den lokale kopien er raskere å få tak i. Det gjør du ved å ta tak i fanen øverst (merket med ditt navn) og trekk den ned helt til venstre under alle andre ikoner og slipp den der. Da skal det komme opp et nytt ikon her.
Dette skulle være alt for å kunne bruke Notes uten nett.
Alternativt kan du opprette et locationdokument for enda enklere å kunne bytte mellom lokal database og server (ofte kalt offline og online bruk).