Fil- og mappehåndtering med Windows Utforsker

Introduksjon | Generelt om filbehandling | Starte Utforsker | Opprette ny mappe | Lagre | Merke | Slette | Flytte og kopiere | Koble til nettverkstasjon | Søke etter filer og mapper | Tastatursnarveier

Introduksjon

Velkommen til denne veiledningen i håndtering av filer og mapper. Den er beregnet på PC-brukere, som bruker Microsoft Windows eller NT. Målet med veiledningen er å gi deg en bedre forståelse av hvordan man håndterer filer og mapper på en hensiktsmessig måte som databruker ved Universitetet i Oslo.

Hvis du vil ha utskrift av denne veiledningen kan du laste den ned til maskinen din i rikt tekst format (rtf) eller Acrobat Reader format (pdf).

For ansatte ved Universitetet i Oslo er det mulig å delta på kurset ”Filer, mapper og tastatursnarveier”. Kurset tar for seg en del av det samme som i denne veiledningen, men med større fokus på tastatursnarveier. For påmelding til kurset gå hit: http://www.usit.uio.no/it/kurs/

Generelt om filbehandling

Filbehandling

Filbehandling omfatter alt det du gjør med filer og mapper, for eksempel når du lagrer, sletter, kopierer, flytter eller gir filer og mapper nye navn. Du kan administrere filer direkte gjennom operativsystemet, men for mange vil det nok være greiere å bruke et filbehandlingsprogram. Filbehandlingsprogrammer gir deg oversikten over filer og mapper og muligheten til å administrere dem enkelt og effektivt. Denne veiledningen tar for seg filbehandling ved hjelp av programmet Windows Utforsker (eng: Explorer). Mange av handlingene som vises i denne veiledningen kan også utføres fra Min datamaskin (ikonet finner du på skrivebordet på pc-en din), men dette blir ikke gjennomgått her.

Fil

En fil er en samling lagrede elektroniske data. En fil kan for eksempel være et tekstdokument, et regneark, et bilde, en database, et program eller en videosnutt. Navnet fil og dokument brukes om hverandre. Noen filer, for eksempel et tekstdokument skrevet i Word, inneholder bare data som kan leses og skrives. Andre filer er programmer, de kan utføre handlinger. Begge typene kalles filer, men for å skille dem kan vi kalle førstnevnte for datafiler og sistnevnte for programfiler eller eksekverbare filer.

Når vi skal lagre flere filer er det en fordel å plassere dem etter en logisk struktur, slik at de er lette å finne igjen. Det kan være greit å samle alle programfiler på ett sted og alle dokumenter som hører til et bestemt prosjekt et annet sted. Det har også noe å si hvor du lagrer dokumentet - på harddisken, en nettverksstasjon eller på hjemmeområdet ditt. Dette kommer vi nærmere tilbake til senere (se nedenfor).

Mappe

For å holde oversikten over filene organiserer vi dem i mapper og undermapper (også kalt kataloger og underkataloger eller directory), på samme måte som vi bruker mapper og permer i arkivskap til lagring av papirdokumenter. Filer som hører naturlig sammen legges i samme mappe (eller i samme skuff i arkivskapet). En mappe er altså en samling med filer og/eller undermapper. Mappene er ordnet i en hierarkisk trestruktur. Jo bedre de er organisert, jo lettere er det å utføre vedlikeholdsarbeid.
Her er et eksempel på en mappe med logisk struktur:

I eksempelet har vi tegnet strukturen på et tenkt hjemmeområde som et tre. Roten står på toppen og grenene vokser nedover. Roten representerer katalogen, mappene representerer grenene og filene representerer bladene. Vi har samlet alt som har med jobben å gjøre i en mappe og det private i en annen. Under jobb-mappen har vi en undermappe som heter kurs. Her er det naturlig å samle alle dokumenter vi kan tenke oss at brukes i kurssammenheng. Er det mange dokumenter bør man også dele kursmappen inn i undermapper.

Stasjon

Stasjoner er enheter for henting og lagring av data – du har diskettstasjon, harddisk(er) og nettverksstasjon(er).

Eksempler på stasjoner	Kalles i Utforsker:
Diskettstasjon	3,5-tommers diskett (A:\)
Harddisken	C:\ (evt.. D:\ og/eller F:\ osv. hvis du har flere disker)
Nettverkstasjon	F.eks. pcpub on ‘winprog’ (P:)

Harddisken

Disken er stedet hvor program, operativsystem og data blir lagret lokalt. Når du starter et program, går operativsystemet ut på disken din og henter inn programmet. Derfor er det slik at når du skal installere et nytt program skal du lagre det på harddisken (C:\) (evt. en av de andre, hvis du har flere disker).

Ved UiO er det slik at enhver person som logger seg inn på en maskin, for eksempel din arbeidsmaskin, får tilgang til data som ligger på harddisken. Det lønner seg derfor å ikke lagre dokumenter du arbeider med på harddisken. Lagre heller på hjemmeområdet eller på en nettverksstasjon (der adgangen er begrenset).

Studenter som lagrer filer på harddiskene til maskiner i pc-stuer ved UiO mister dokumentene, da alt som lagres på C:\ slettes med jevne mellomrom.

Hjemmeområdet

Som databruker ved UiO får du tildelt et personlig brukernavn, passord og en egen katalog, montert som M:\. Her kan du lagre e-post du har lest og personlige dokumenter (hjemmeområdet kalles også hjemmekatalog eller home directory). Du bør lagre dokumentene dine på M:\ av flere grunner;

1. Sikkerhetskopi (backup). Dersom disken din krasjer, det er strømbrudd el. l, kan det du har liggende på harddisken gå tapt for alltid. Lagrer du det på hjemmeområdet er det gode muligheter for at filene kan gjenfinnes, da det tas sikkerhetskopier hver natt av innholdet på UiOs filservere, og dermed ditt hjemmeområde.
2. Dokumentene følger deg. Dersom du lagrer dokumentene på harddisken er du avhengig av den bestemte maskinen for å få tilgang til dokumentene. Lagrer du på M:\ får du tilgang til filene på hjemmeområdet ditt på enhver maskin i datanettverket til UiO. Dersom du bruker nettleseren Netscape kan du da også få opp bokmerkene du har lagret, uavhengig av hvilken maskin du bruker.
3. Ingen andre kan lese dine dokumenter eller din e-post, så sant du har satt korrekt adgangskontroll. Hvis du lagrer på C:\. kan neste bruker lese innholdet i filer/mapper.

Nettverksstasjon

En nettverksstasjon er en maskin som er tilgjengelig for alle som

1. er tilknyttet det bestemte nettverket og
2. har rettigheter til å logge seg på.

Når du skal legge ut informasjon på web på vegne av enheten du jobber for eller lage privat hjemmeside ved UiO skal du legge filene på en nettverksstasjon. De grå ikonene i utforsker er shares. Det er monterte snarveier til områder på en annen maskin, en nettverksmaskin eller server.

Vær oppmerksom på at alt du lagrer her er åpent for innsyn for alle andre som har tilgang til samme nettverksstasjon.

Hjemmeområdet ditt på UiO sitt datanettverk ligger forøvrig også på en nettverksstasjon, men den blir automatisk koblet til så snart du har logget deg inn på en UiO-maskin.

Starte utforsker

Du kan starte Utforsker ved å gå til Startmenyen > Programmer > Windows Utforsker. Hvis du har en engelsk versjon av Windows går den under navnet 'Explorer'.

I Utforsker er det flere måter å utføre handlinger på. Du kan bruke menylinjen, bruke menyer ved høyreklikk med musetasten eller hurtigtaster på tastaturet. Denne veiledningen tar hovedsaklig for seg bruk av menylinjen.

Når programmet har startet ser du et todelt skjermbilde. Til venstre ser du mappene, til høyre ser du filene i den mappen som er markert i venstre halvdel.

Tilpasning av Utforsker

Vis detaljer

Du kan til en viss grad selv bestemme hvordan Utforsker skal se ut. Du kan velge om du vil se filene med eller uten detaljert informasjon, med ikoner, som en liste el. l. (men hvordan det ser ut varierer noe avhengig av om maskinen du sitter ved bruker operativsystem Windows 95, 98, 2000, NT osv). Vi anbefaler at du stiller inn slik at den viser Detaljer. Slik får du alltid se hele filnavnet, størrelsen på filen, hva slags filtype det er og når den sist ble endret. Slik stiller du inn dette:
Fra filmenyen velger du Vis > Detaljer

Ser du fortsatt ikke alle detaljer? Det er mulig du i tillegg må gå inn i Mappealternativer fra samme nedtrekksmeny som på bildet over og velge Vis > Mappevisning. Sørg for at det ikke står et kryss ved boksen Skjul filetternavn for kjente filtyper.

Dersom du er fornøyd med dette utseendet kan du la alle mapper få samme innstillinger slik at de vises likt.

1. Velg Vis > Mappealternativer
2. Velg deretter Vis > Mappevisning
3. Trykk på knappen Som gjeldende mappe og OK.

Endre hvilket program som startes når du åpner en fil

Det kan være greit å ha kontroll på hvilket program som skal startes når du åpner en fil. Dersom du dobbelklikker på et bilde kan det åpnes i f.eks. nettleseren Internet Explorer, men det kan kanskje være mer praktisk å sette innstillinger i Utforsker slik at det åpnes i Photoshop.

1. Gå til Vis > Mappealternativer (Windows 98 heter det Vis > Alternativer) i filmenyen
2. Klikk på mappen Filtyper. I listen over filtyper kan du klikke på den du vil endre
3. Klikk på Rediger
4. Klikk deretter på Rediger igjen. Spesifiser hvilket program du ønsker å bruke for å åpne filer med det angitte etternavnet. Det gjør du enten ved å skrive inn ønsket programvare og lokaliseringen av programvaren, eller ved å lete deg fram fra Bla gjennom-knappen Trykk Ok og OK igjen.

For eksempel kan du bestemme at når du dobbelklikker på en fil som har etternavnet .doc skal det åpnes i Word, eller at .jpg-filer skal åpnes i Adobe Photoshop.

Utvide treet

Alle mapper som har et plusstegn ved siden av seg kan utvides (har undermapper). For å se alle undermapper til en stasjon eller mappe i Utforsker klikker du på plusstegnet til venstre for stasjons/mappenavnet. Plusstegnet blir da til et minustegn. Alle undermapper til en mappe vil nå komme til syne (du kan også klikke på pluss- og minustegnet på tastaturet når en mappe er merket for å åpne/lukke).

For å se på en fil som ligger i en undermappe, klikk på plusstegnet ved mappen eller på ikonet til venstre for mappenavnet slik at mappen ”åpner seg” og klikk deretter videre på undermapper til du finner den ønskede filen.

For å skjule undermappene klikker du på minustegnet ved mappen.

Opprette ny mappe

1. Åpne Utforsker
2. Merk den stasjonen/mappen du vil den nye mappen skal ligge under.Velg Fil > Ny > Mappe.
3. I mappeikonet som nå dukker opp i høyre vindushalvdel, står det ”Ny mappe”. Skriv inn et nytt navn som passer bedre til det mappen skal inneholde og trykk Enter.

Unngå å bruke norske bokstaver og spesialtegn i navn på mapper og filer.

Du kan også opprette mapper fra det programmet du jobber i.

Lagre

For å lagre gå til Fil > Lagre (File > Save) i hovedmenyen til det programmet du bruker. Dersom du jobber med et dokument som allerede har vært lagret før, gå til Fil > Lagre som. Da får du opp et vindu som vil se mer eller mindre ut som dette:

Når du skal lagre er det særlig tre viktige ting å huske på:

1) Hvor vil du lagre dokumentet?
Det første du bør tenke på er hvor du vil lagre dokumentet. Lagring bør i hovedsak skje på hjemmeområdet ditt (M:\) eller på en nettverksstasjon. Det er også mulig å lagre på den lokale harddisken (C:\), men dette har en del ulemper som tidligere nevnt (manglende sikkerhetskopiering, filene kan ikke åpnes på andre maskiner, åpent for andres innsyn). Pass på at du legger filen i riktig mappe. Dersom det ikke finnes en mappe det er naturlig å plassere filen i kan du opprette en ny mappe.

2) Hva skal filen hete?
Velg et navn som er beskrivende for hva filen inneholder. Dersom du har åpnet et eksisterende dokument og vil lagre endringene som et nytt dokument, pass på at du tar vare på filetternavnet når du endrer navn.

For mer informasjon se punktet Navngiving av filer.

3) Hvilket filformat skal det være?
Sørg for at du lagrer filen i den formatet det skal være. Oversikten over de formatene som er tilgjengelige for ditt dokument finner du i nedtrekksmenyen Filtype.

I tillegg til å lagre på hjemmeområdet kan det lønne seg å ta sikkerhetskopier av viktige filer på diskett av og til.

Navngiving av filer

En fil er delt opp i fornavn og etternavn. Et Word-dokument kan for eksempel hete budsjett.doc. Fornavnet er det navnet du gir dokumentet når du lagrer (budsjett). Velg et navn som er beskrivende for innholdet i filen.

Etter et punktum kommer etternavnet, som sier hvilken filtype dokumentet er av (.doc). For eksempel er vanligste filetternavn for Word-dokumenter .doc (for vanlige Word-dokumenter) og .rtf (rikt tekstformat). Excel-dokumenter har gjerne etternavnet .xls og webdokumenter har etternavnet .html eller .htm. Etternavnene gjør at programmene kjenner igjen filtypen og vet om de kan åpne den eller ikke.

Når du lagrer og navngir en fil første gang, får du opp et bilde som ser cirka slik ut (litt avhengig av hvilket program du bruker og hvilken versjon av et operativsystem maskinen kjøres på):

Legg merke til at du ved lagring av dokumenter ikke skal skrive inn filetternavnet selv. Det gjør programmet du bruker for deg, når du bestemmer hvilken filtype dokumentet skal lagres som. Når du skal endre på navnet til en fil, husk å beholde filetternavnet.

Merk! Alle webdokumenter som publiseres ved UiO skal ha .html til etternavn. Noen HTML-editorer har .htm som standardinnstilt etternavn, dette bør du endre, slik at alle lagrede dokumenter automatisk får etternavnet .html.

Huskeregler:

• Unngå æ, ø, å og spesialtegn ($, @, # osv).
• Unngå mellomrom, bruk -bindestrek eller _understrek.
• La navnet på filen være beskrivende for filens innhold.
• Vær konsekvent, la alle filnavn begynne med enten stor eller liten bokstav.

Merke

En enkelt fil eller mappe

For å markere (også kalt merke) en fil eller mappe i Utforsker klikker du med venstre musetast på fil/mappenavnet (hold markøren over og klikk en gang). Når noe er markert i Windows Utforsker får det en mørk (ofte blå) bakgrunn.

En sammenhengende liste av filer eller mapper

For å markere en gruppe objekter som ligger etter hverandre gjør du slik:

1. Klikk på det første objektet i listen
2. Hold Shift-tasten inne mens du klikker på det siste objektet i listen
3. Slipp Shift-tasten og alle objektene er merket.

En ikke-sammenhengende liste av filer eller mapper

For å markere flere objekter som ikke ligger rett etter hverandre gjør du slik:

1. Klikk på et av de objektet du vil merke
2. Hold Ctrl-tasten inne mens du klikker på de neste objektene du vil merke
3. Slipp Ctrl-tasten og alle objektene er merket.

Slette

Merk mappen/filen du vil slette. Velg Fil > Slett fra hovedmenyen i Utforsker.

Flytte og kopiere

Det er viktig å være klar over forskjellen på flytting og kopiering av filer og mapper. Når du flytter et objekt slettes det fra sin opprinnelige posisjon og eksisterer bare på det nye stedet du legger det. Når du kopierer blir en kopi av objektet, et nytt eksemplar, liggende på den nye plassen samt at det opprinnelige objektet blir liggende der det lå fra før.

Flytte

1. Finn objektet du ønsker å flytte (alltid fra høyre side i Utforsker) og marker det (mappen får da blå bakgrunn).
2. Hold nede høyre musetast samtidig som du drar objektet over til den mappen du vil flytte objektet til (på venstre side i Utforsker).
3. Slipp opp høyre musetast.
4. Nå får du valget mellom å Flytte hit (Move Here), Kopiere hit (Copy Here), Lage snarvei her (Create Shortcut(s) Here) eller Avbryte (Cancel). Velg Flytte hit.

Det er vanligere å flytte ved hjelp av “klikk og dra” med venstre musetast. Da flyttes filen dit du peker uten å spørre deg først hvilken handling du vil gjøre. Ved å bruke høyre i stedet oppnår du flere fordeler; du får bedre tid og anledning til å bestemme hva du vil gjøre (flytte eller kopiere) og du kan velge å angre handlingen. Det kan være greit når du er litt rask på labben og velger feil mappe som destinasjon.

Når du peker på et objekt med venstre musetast og flytter det til en annen posisjon vil maskinen selv registrere hvor objektet flyttes fra og til og ut i fra dette velge kopiering eller flytting etter visse regler. F. eks: Hvis du flytter et objekt fra en diskett inn på en harddisk kopieres objektet. Dersom du flytter et objekt fra en mappe til en annen internt på harddisken flyttes objektet. Det er altså situasjonsbestemt om objektet flyttes eller kopieres.

Kopiere

1. Finn filen du ønsker å kopiere, og marker den.
2. Velg Edit > Copy i hovedmenyen.
3. Finn den mappen du ønsker å flytte filen til og marker den.
4. Velg Edit > Paste.

Alternativt kan du bruke ”klikk-og-dra”-metoden som vist i forbindelse med flytting. Følg samme framgangsmåte, men velg Kopiere hit i stedet for Flytte hit.

Det opprinnelige objektet blir liggende der det lå, en identisk kopi legges på det nye stedet.

Flytte, slette eller kopiere flere objekter samtidig

For å flytte flere objekter samtidig må vi først merke dem. Dersom de ligger rett etter hverandre kan du holde Shift-tasten nede mens du klikker på første og siste objekt med musemarkøren. Deretter er prosedyren lik som ved behandling av en enkelt fil. Dersom det ligger objekter mellom de du vil flytte, kopiere eller slette, holder du Ctrl-tasten nede i stedet for Shift-tasten. Merk de filene du vil gjøre noe med, og gjør det du skal.

Koble til nettverksstasjon

For å få tilgang til å åpne eller lagre filer som ligger på en nettverksstasjon må du koble deg til selve nettverksstasjonen/montere nettverksstasjonen opp på den maskinen du jobber på. Dette gjelder f.eks. når du som ansatt ved UiO skal lage eller redigere websider for den enheten du jobber ved.

Slik monterer du en nettverksstasjon:

1. Åpne Utforsker.
2. Velg Verktøy > Koble til nettverksstasjon

3. Du får nå opp en dialogboks som ser mer eller mindre slik ut:

Klikk deg fram til den stasjonen du skal montere (koble deg til) eller skriv inn navnet i Path på denne måten: \\Winprog\pcpub.

Den første delen (Winprog) er navnet på maskinen du skal koble deg til. Den andre delen (pcpub) er partisjonen, et bestemt område av maskinen.

Det vil da se slik ut:

4. Klikk Ok

Nå har du koblet deg til en nettverksstasjon og kan opprette, lese og skrive på filer som ligger der.

Dersom du er utenfor UiO-domenet (for eksempel ved hjemmemaskinen) gjøres dette på en litt annen måte. For mer informasjon om dette kan du gå til følgende URL: http://www.usit.uio.no/it/hjemmekontor/

Hvis du synes dette er for innviklet, ta kontakt med din lokale IT-ansvarlig for hjelp.

Søke etter filer og mapper

En nyttig funksjon i Utforsker er muligheten til å finne igjen filer du ikke vet hvor er lagret. Velg Verktøy > Søk etter > Filer eller mapper (søk-funksjonen finner du på de fleste pc-er også i Startmenyen). Du vil da få fram en dialogboks som ser slik ut:

Nå kan du søke ut i fra flere kriterier.

Hva heter filen søker du etter?
For å søke etter et filnavn, gå til feltet Navn, skriv inn hele navnet på filen eller de første bokstavene.

Hva slags filtype søker du etter?
Hvis du ikke husker navnet på filen du vil søke etter, men husker filtypen, kan du søke bare på filtype. Hvis det er et Word-dokument kan du skrive *.doc i feltet Navn. Stjernetegnet kalles et wildcard og indikerer at Utforsker skal søke etter alle filer uansett navn så lenge de ender på .doc (altså at det er et Word-dokument).

Hvor vil du søke?
Hvis du vet hvor filen er plassert kan du spare en del tid. Gå til Søk i og bla i nedtrekksmenyen til du finner riktig stasjon.
Dersom du ikke vet hvilken stasjon må du lete gjennom alle filer i alle kataloger på alle stasjoner. Velg da Min datamaskin (My computer).

Tastatursnarveier

Jo flere tastatursnarveier du lærer deg, jo bedre er det. Med enkle grep minsker du faren for fysiske plager i muskler og ledd som følge av bruk av mus og du bruker mindre tid.

Ved Universitetet i Oslo kan vi tilby kurset ”Filer, Mapper og Tastatursnarveier”. Dette er primært beregnet for ansatte. På kurssiden er det mulig å laste ned et veiledningshefte, der du finner råd og tips til hvordan du kan lære deg å bruke tastaturet mer og musen mindre. Dette kan du hente og lese selv om du ikke er deltager på kurset.

Gå hit for påmelding til kurset: http://www.usit.uio.no/it/kurs/
Gå hit for å hente ned veiledningsheftet om tastatursnarveier: http://www.usit.uio.no/it/kurs/antimus/

---

Redaksjon: OI-gruppa, sas-oi@usit.uio.no
Dokument opprettet: 07.20.2001, endret: 01.08.2002