|
»Hva må gjøres for å organisere en ekskursjon?
Bestem deg for at det skal bli tur og lag en komité. Vanligvis må du praktisk talt tvinge folk til å bli med, trøst de du tvinger med på at det faktisk ikke er så mye arbeid, og at det er veldig bra for klassemijøet.
Ta kontakt med Bård Kjos, kontorsjef på IDI, andre etasje it-vest. Han kan gi dere en liste over reisemål som er aktuelle, reisemål blir bestemt av hvor i verden IDI har kontakter (kontakter gjør det mye lettere å arrangere bedriftbesøk). Det er mange muligheter her, de siste årene har både data og komtek dratt til Malaysia, noe som har ført til at Malaysia er litt ”oppbrukt”, det vil si vanskelig å få lov til å besøke bedrifter. I mange år tidligere var det ekskursjon til Sillicon Vally, andre reisemål som jeg vet om som har vært er Bejing og Barcelona.
Arranger så en avstemning i klassen på hvor dere vil dra, det er viktig å få med klassen slik at folk vil være med på tur.
For nøkler til xcom-kontoret, nede i hjørnet under rose, ta kontakt med Norun Brembo. Norun er en av de mest hjelpsomme personene på instituttet og kan være en stor hjelp for dere, vær snill med henne!
For webside ta kontakt med useradm@idi.ntnu.no . Vi fikk mye hjelp av Erk Houmb for å opprette webområde, samt kopiert over tidligere data. Dette kan være greit, både hvis dere ikke har lyst til å lage hjemmeside selv, og hvis dere har lyst til å se på informasjon fra tidligere ekskursjoner.
ITdagen er deres største mulighet til å tjene penger til ekskursjonen. ITdagen er et samarbeidsprosjekt med xcom-komtek, og utbyttet deles likt på alle ekskursjonsdeltakere fra data og komtek. Ta derfor kontakt med xcom-komtek og start en itdag-underkomité med så fort som mulig etter semesterstart på høsten. ITdagen må sette en dato (ikke onsdag grunnet EiT), og begynne å booke bedrifter. ITdagen har for øvrig erfaringsskriv med mer info.
Reiseselskapet kan være en verdifull ressurs til hele ekskursjonen. Vi brukte Bente Lager Lien i Ticket Moss (69 20 96 32) som vår kontakt. Hun ga oss ekstremt god service, og hjalp oss med fly, hotell og busser i Malaysia. Hun hadde 3 ekskursjonsgrupper fra NTNU vårt år, så hun vet godt hva som skal til.
Ta kontakt med reieselskapet så snart dere har et reisemål for å få billigst mulig flybilletter. Tradisjonelt er uken før påske satt av til ekskursjon.
Vi hadde felles utreise, men to seperate hjemreiser. Første pulje var den normerte ekskursjonen og dro hjem etter 10 dager, andre pulje hadde fly tilbake etter påske, og kunne disponere den siste tiden der nede (ca 10 dager) fritt.
IDI utnevner en person til å være med på turen. Denne reiselederen pleier å fikse booking av bedriftsbesøk og slikt, så lenge dere drar til et sted IDI vil. Dette i motsetning til veldig mange andre linjer, vær derfor veldig greie på personen fra IDI. Reiselederen vil få hele turen betalt fra IDI, men vil sikkert bo på samme hotell og ta samme fly som dere. Koordiner derfor med denne personen. Uken som blir brukt til ekskursjon skal for øvrig være fritatt for undervisning (i og med at det er en faglig ekskursjon), dette vil også faglig ansvarlig ta seg av vha. mail til fagene dere har.
Vi samlet inn et depositum i november (for å holde flyseter og hotell), og kjørte hovedinnbetaling i januar. Siden pengene fra itdagen blir utbetalt i ettertid må hver ekskursjonsdeltaker legge ut for turen av egne penger.
Vi hadde hovedsakelig 4 inntektskilder:
- Penger fra fakultetet. IME betaler hvert hode 1200 kr i støtte til ekskursjon, disse kan utbetales så snart dere har laget en plan og fått den godkjent. Birgit Moan, fjerde etasje i Gamle Fysikk , er ekskursjonsansvarlig fra IME.
- ITdagen, som nevnt tidligere, er hovedinntektskilden. Viktig å jobbe med den.
- Sponsing. Bedrifter kan være interessert i å sponse ekskursjonen, en god måte for de å profilere seg for dere. Vi ble sponset av Siemens, Fast og Shell. Vær kreative!
- KTN kompendie. Xcom-03 skrev et kompendie i KTN, og har overlevert det til senere ekskursjoner. Dette må kanskje revideres. Vi fikk trykking sponset av Thales, all inntekt gikk derfor til ekskursjonen.
Ekskursjoner til andre siden av kloden kan kjapt bli dyrt, vær kreative og få ekskursjonen billigst mulig slik at flest mulig kan være med.
Dere må kanskje ta vaksiner for landet dere skal til, undersøk dette i god tid. Undersøk også om dere trenger visum.
Er hovedgrunnen til å dra på ekskursjon, man kunne dratt til Oslo og besøkt bedrifter, men man utnytter gjerne denne muligheten til å dra litt lengre. Når dere er i et annet land på ekskursjon, og på bedriftsbesøk representerer dere IDI og NTNU, dere må derfor oppføre dere bra. Dette inkluderer å være høflige, interesserte og kle seg pent. I utlandet er de ofte mer bevisst på klær, vanlig bedriftsbesøkantrekk kan da være pen bukse (ikke dongeri) og skjorte for gutter.
Det er også viktig å presisere for ekskursjonsdeltakere at bedrifsbesøkene ikke er frivillig, og man kan ikke møte opp i bakrus. Det er ikke bra for IDI og NTNUs renommé i utlandet hvis ingen kommer fordi alle er fyllesyke. Bedriftene er også veldig veldig glade i å få spørsmål, det bør være forstått blant ekskursjonsdeltakerne at man skal stille spørsmål og være interessert. Gode insentiver for at alle kommer seg på bedriftsbesøkene og oppfører seg er at ellers vil de bli trukket i refunderingspenger. Kanskje noe á la 1000 kr mindre utbetalt for hvert besøk man mister.
Dere bør også ha en symbolsk gave dere kan gi til bedriften (gjerne representert ved kontaktpersonen deres). Vi ga en NTNU-vimpel til hver bedrift vi besøkte, en grei suvenir til hylla på kontoret. Disse fikk vi for øvrig gratis av reklame/informasjons- avdelingen til NTNU.
Skaff informasjon om landet og presenter dette til ekskursjonsdeltakerne.
Opplys om alt dere ikke vil at folk skal gjøre i landet. For eksempel i Malaysia var det dødsstraff mot å smugle narkotika, vi ba derfor våre deltakere om å ikke smugle narkotika.
Ta kontakt med meg, hakonuna (ætt) idi, eller med xcom06 (ætt) idi.
|
