UiB Alumnis formål er å skape et nettverk mellom UiB og UiBs tidligere studenter og bidra til å knytte nære og livslange bånd mellom universitetet og kandidatene som er uteksaminert. UiB Alumni er et tiltak for å holde kontakt med tidligere studenter og gjennom denne kontakten bidra til å skape dialog med arbeids- og samfunnsliv.
For at UiB Alumni skal kunne tilby medlemmene tjenestene forbundet med dette nettverket, brukes en ekstern Nettverksdatabase i kombinasjon med UiBs administrative systemer for å innhente og håndtere de nødvendige opplysningene. Nettverksdatabasen drives av Netenviron GmbH. Personopplysninger innhentes delvis fra UiBs administrative systemer og delvis fra medlemmene selv og behandles via Nettverksdatabasen.
II. Hvilke personopplysninger innhentes og hva er formålet?
UiB Alumni innhenter personopplysninger som identifiserer deg fra UiBs administrative systemer når du som tidligere student ønsker å registrere deg som medlem. Personopplysninger som innhentes er navn og utdanning (grad) fra UiB, adresse samt kontaktopplysninger som for eksempel telefonnummer og e-postadresse hvis relevant.
UiB Alumni lagrer alle opplysningene i Nettverksdatabasen. Programmet er installert på en vertsdatamaskin som er plassert hos Netenviron Gmbh.
Dataene brukes til en rekke alumnusaktiviteter, inkl. distribusjon av publikasjoner fra UiB, alumnusarrangementer, alumnustjenester og- fordeler samt for at medlemmene i nettverket skal kunne ha informasjon om hverandre.
III. Hvem har tilgang til personopplysningene dine?
UiB Alumni er et nettverk der alle medlemmer har tilgang til opplysningene om deg, med mindre du selv har avgrenset tilgangen til deler av opplysningene. Du kan begrense tilgangen til alle opplysningene om deg unntatt navn og hvilket studium du har gjennomført ved UiB. Data er tilgjengelig for fakulteter, institutter og relevante administrative avdelinger, og for eventuelle leverandører i forbindelse med alumnusrelaterte prosjekter. Hovedadministrator for UiB Alumni har tilgang til opplysningene selv om du begrenser dem for øvrige medlemmer av UiB Alumni. Data vil ikke bli formidlet til eksterne organisasjoner.
IV. Hvordan beskytter vi opplysningene dine?
Opplysningene dine lagres i et sikkert system som brukes i overensstemmelse med UiBs overordnede IKT-sikkerhetspolicy. Systemet beskyttes av bruker-ID/passord. UiB behandler personopplysningene med sensitivitet og konfidensialitet.
V. Hvordan kan du kontrollere, oppdatere eller slette personopplysninger?
Medlemmene kan kontrollere og selv oppdatere personopplysningene sine. Du kan ikke selv oppdatere eller endre opplysninger som gjelder navn og avlagte eksamener og studier fra UiB. Disse personopplysningene kan kun slettes fra Nettverksdatabasen ved å melde seg ut av UiB Alumni. Forespørsler om utmelding rettes til:
UiB Alumni
SEVU
Postboks 7800
5020 Bergen
E-post: alumni@uib.no
Telefon: (+47) 55 58 89 53
Faks: (+47) 55 58 96 46
VI. Hvor lenge oppbevarer vi personopplysningene dine?
Alle personopplysninger lagres i Nettverksdatabasen så lenge man er medlem i nettverket.