Foreliggende notat beskriver de praktiske og økonomiske sidene ved en etablering av IDB som egen avdeling og er en oppfølging av høgskolestyrets vedtak i møte 22.06.00, sak 57/00 der det heter:

I saksnotatet til møtet 22.06 var hovedvekten lagt på de fagpolitiske vurderingene. Det vises til notatet. De overordnete fagpolitiske vurderinger slik de fremkommer i tidligere notat og i innspill fra avdeling og institutt, er i hovedtrekk som følger:

Spørsmålet om IDB som en egen avdeling er først og fremst en fagpolitisk sak, selv om det også er en rekke praktiske hensyn som må ivaretas. For høgskolen er det sentrale spørsmålet om en endret organisatorisk innplassering av IDB bidrar til å realisere nasjonale og institusjonelle målsettinger på en bedre måte enn dagens modell. Andre hensyn må underordnes de overordnete målsettingene knyttet til faglig kvalitet, vekst i virksomheten, styrking av regional utvikling, styrket studiekvalitet og utprøving av nye læringsmetoder.

HiST har i dag en IT-utdanning med høg kvalitet og god anseelse i nasjonal sammenheng. Den har vist seg utviklingsorientert, ikke minst gjennom stor vekst i fjernundervisning og deltakelse i flere EU-prosjekt. HiST har derfor et godt utgangspunkt for å være en viktig aktør på IT-feltet både regionalt og internasjonalt.

For de som har gått inn for at IDB skulle bli egen avdeling, har det vært et avgjørende argument at IKT-utdanningen står overfor store utfordringer, der institusjonene i liten grad har maktet å møte et tilsynelatende umettelig behov i samfunnet for kandidater og kompetanse. Fagområdet har etter høgskoledirektørens mening store vekstmuligheter som lettere vil kunne la seg realisere i en egen avdeling med et mer konsentrert og enhetlig faglig fokus. Gjennom forsøk med en egen avdeling ønsker en å gjøre utdanningen mer konkurransedyktig innenfor et sterkt voksende og konkurransepreget fagområde. Bl.a. vil utdanningen lettere kunne markedsføres gjennom et eget avdelingsnavn, og beslutningsprosessene blir kortere.

I sin søknad har instituttet konkretisert en del områder der en slik omorganisering ville styrke avdelingen og gjøre den mer konkurransedyktig:

• Fagtilbud og rekruttering av studenter
• Rekruttering av kompetente fagfolk
• Eksternt finansiert etter- og videreutdanning
• FoU-oppdrag

Høgskoledirektøren ser en styrke i at en prøver ut en tilsatt enhetlig ledelse som vil måtte rapportere direkte til høgskolens styre og ledelse, og som vil bli stilt overfor klarere resultatkrav enn en vil kunne stille til valgt ledelse.

Høgskoledirektøren vurderer det som positivt at det kommer et slikt innspill fra et fagmiljø som ønsker å ta et større ansvar for egen utvikling. Samtidig som en får utnyttet den entusiasmen som i dag er til stede innenfor utdanningen, vil økt forventningspress kunne bidra til at en får fram tiltak og aktiviteter som ellers ikke ville bli realisert. I sin argumentasjonen legger IDB vekt på å understreke at en endret organisering av IDB vil føre til at en får et øket aktivitetsnivå innenfor IKT-området. Dersom en endrer avdelingsorganisering, vil det være betydelige forventninger til at dette faktisk blir realisert.

Administrative funksjoner og ressursbruk
I notat til styret i sak 57/2000 heter det på side 5 "-Fra høgskolestyrets side bør det settes som en forutsetning for en eventuell utskillelse av IDB som egen avdeling at administrative kostnader ikke skal øke". I vedtaket til styresak 57/2000 under punkt 2 ber høgskolestyret om at det legges fram en konkret oversikt over de endringer innenfor blant annet personale og drift og med tilhørende budsjettmessige konsekvenser, sett i forhold til nåværende budsjett.

I det følgende tar høgskoledirektøren utgangspunkt i en beskrivelse av dagens administrasjonsordning og ressursbruk og drøfter praktiske og budsjettmessige konsekvenser av at IDB blir en egen avdeling. Ulike løsninger når det gjelder administrasjon skisseres. En har ikke i detalj foretatt en tenkt budsjettfordeling mellom IDB og AFT, men beskrevet hvilke prinsipper som vil måtte legges til grunn for en fremtidig tildeling til IDB.

Dagens ordning ved Avdeling for teknologi, Institutt for databehandling og stiftelsen TISIP
Ut i fra de opplysninger som lå i vedleggene til styresak 57/2000, i kommentarer fra underdirektør ved AFT og i notat fra instituttstyrer ved IDB begge av 25.09.00, er det laget en oversikt over administrative støttefunksjoner med tilhørende bruk av årsverk. Ettersom IDB har et tett forhold til stiftelsen TISIP, er også de administrative ressursene til TISIP satt opp i denne oversikten.

Avdeling for teknologi har av høgskolestyret i sak 61/2000 fått fastsatt en årsverksramme for år 2000 for teknisk/administrative stillinger på 66 og med 7,5 til oppdragsstillinger, derav 2,5 årsverk til administrative funksjoner. Av de nevnte 66 årsverkene er 41 årsverk knyttet til tekniske stillinger i hovedsak ved instituttene, 4 til bibliotek, mens de resterende 21 årsverkene benyttes til stillinger ved avdelingsadministrasjonen.

Årsverk som reelt benyttes til administrasjon og drifting av Avdeling for teknologi, er noe høyere enn tildelt årsverksramme for samme stillingsgruppe. For å få fram faktisk ressursbruk i årsverk er 2,5 oppdragsstillinger finansiert ved ekstern virksomhet regnet med.

Avdeling for teknologi har i forbindelse med sin fordeling av budsjettet utarbeidet en intern bemanningsmodell. Etter denne er IDB tildelt 1,3 årsverk som administrativ ressurs. Instituttet har i tillegg brukt av sine øvrige tildelte ressurser. (Framkommer i tabellen som tall i kursiv.)

Administrative funksjoner og ressursforbruk, AFT / IDB / TISIP. Pr. 01.09.2000
	AFT		IDB		TISIP
Funksjon	Årsverk	Mengde	Årsverk	Mengde	Årsverk
Ledelse	1,5+1,25*		0,5* + 0,5
Skranke/sentralbord	5**		0,5		0,5
Post/arkiv	1
Ekstern akt./markedsf.	2,5
Plan utredning	2,5
Studie	5		0,3+0,7		1
Personal	1	47+30 tils.		15
HMS	0,8
Budsjett	0,6
Regnskap	2	7000 bilag		280	1
Sum administrasjon	23,15
Bibliotek	4
Drift IT	1
Drift bygg	6 ***
Renhold	16
Sum totale støttefunksj.	50,15		1,3 + 1,2		2,5
* Valgt ledelse
** Betjening av 6 steder, skranke/sentralbord.
0,5 årsverk - ressurser – overføres til IDB fra avdelingen.
*** 0,5 årsverk drift bygg – posttjeneste HiST, mot refusjon.
2,5 årsverk i administrasjonen ved AFT er oppdragsstillinger

Samkvemmet mellom TISIP (Stiftelsen for informasjonsteknologisk prosjektvirksomhet ved Trondheim ingeniørhøgskole) og IDB gjør det vanskelig å evaluere reelt forbrukt administrativ ressurs både i dag og ved etablering av ny avdeling. TISIP er opprettet for å ivareta den eksternfinansierte virksomheten ved Institutt for databehandling. 01.03.90 ble det inngått en avtale mellom stiftelsen og daværende Trondheim ingeniørhøgskole som regulerer samarbeidet. Avtalen regulerer økonomiske transaksjoner mellom stiftelsen og ingeniørhøgskolen, ansattes arbeidsordninger, studenters arbeidsordninger og bruk av høgskolens infrastruktur. Hovedprinsippet i avtalen er at stiftelsen skal betale fullt ut for de tjenester høgskolen yter og for bruk av infrastruktur.

Den 15.12.96 vedtok Høgskolestyret forslag til en utfyllende avtale mellom TISIP og Høgskolen i Sør-Trøndelag som er oversendt departementet for godkjenning. Avtalen gir muligheter for tilsatte ved AIN til å utføre arbeid for TISIP innenfor ordinær arbeidstid når dette innarbeides til andre tider. Avtalen regulerer også gjensidig bruk av utstyr. TISIP betaler leie tilsvarende 12 kvm. per årsverk som i henhold til årsrapport utføres ved TISIP. Bistilling i TISIP antas å skje i samsvar med reglene i særavtalens pkt. 2.1 og Statens personalhåndbok pkt. 211.0- 21

TISIP har i dag en solid økonomi med en kapital på ca. 16 mill kroner, de har en årlig omsetning på 9.6 mill. kroner og utførte i 1999 15 årsverk. En god del av virksomheten ved TISIP er knyttet til fjernundervisning innenfor NITOL/Nettverksuniversitetet, og TISIP har også faste oppdrag for UNINETT.

TISIP har gitt instituttet tilgang på en langt bedre utstyrspark enn en ellers ville kunne hatt. Gjennom TISIP har det også vært mulig å få honorert ekstraoppdrag, noe som har bidratt til at det har vært enklere å rekruttere og beholde kvalifisert personell til instituttet, både på grunn av at dette gir interessante arbeidsoppgaver og fordi en får mulighet for ekstra lønn. TISIP gir også tilleggsytelser som for eksempel hjemme-PC.

TISIP gir en fleksibilitet, både økonomisk og praktisk, som antakelig gjør det enklere for IDB å fungere som egen avdeling.

TISIP har bidratt positivt til virksomheten ved IDB, og har gjort at bl. a. IDB har kunnet bygge seg opp til å bli landets helt sentrale institusjon når det gjelder nettbasert undervisning for IT-folk. Dette hadde neppe vært mulig å få realisert innenfor det ordinære statssystemet.

Samtidig er det klart at en står overfor store omveltninger innenfor høgere undervisning i kjølvannet av Mjøsutvalgets innstilling, slik at bruken av stiftelser, aksjeselskaper og andre ordninger for å organisere eksternfinansiert virksomhet ved Høgskolen i Sør-Trøndelag vil måtte underkastes ny vurdering når en ser konturene av de ordninger som vil komme i årene fremover. Bl.a. på grunn av dette har en da også opprettet et eget utvalg som skal se på eksternfinansiert virksomhet og hvordan en bør organisere dette innenfor høgskolen.

IDB og deres vurdering av ny situasjon - egen avdelingsadministrasjon
IDB er bedt om en vurdering av hvor stor ressursbruk de mener det må bli til administrative funksjoner ved en ny avdeling. De har som utgangspunkt at de administrative funksjonene skal dimensjoneres så lavt som mulig. De ønsker å vinne erfaring og vil organisere administrasjonen etter hvert som de bedre ser fordelingen mellom ressurser til faglige og administrative funksjoner. IDB forutsetter at avdelingen blir tildelt økonomiske ressurser ut fra studentmåltall på lik linje med øvrige avdelinger ved HiST. I notat av 25.09.00 fra underdirektøren ved AFT går det fram at IDB vurderes til å stå for ca. 20 % av avdelingens måltall. Høgskoledirektøren presiserer at utgifter knyttet til eksternfinansierte fjernundervisningsstudenter, også administrative utgifter, må forutsettes dekket over eksterne inntekter og vil bli synliggjort gjennom tildeling av oppdragsstillinger. Det er de ordinære måltallsstudentene som skal danne utgangspunkt for tildeling av ressurser dekket over det ordinære budsjettet.

Etter de beregninger som Høgskoledirektøren har gjort når det gjelder studentmåltall, står IDB for ca. 20 % av studentmåltallet ved AFT.

Med forbehold har IDB gjort følgende anslag over behovet for funksjoner og bemanning i den nye avdelingsadministrasjonen:

Drift av IT løses ved egen lab.gruppe. Det vil ikke bli tilleggsbehov her. Dagens IT-personale (6 personer) ved IDB må følge med over til ny avdeling.

Etter denne oversikten antar IDB at de vil trenge en tilleggsressurs på 2,5 til 3,5 årsverk for å kunne fungere og betjene oppgavene som egen avdeling. IDB ønsker å ha sine egne administrative funksjoner, mens bibliotek og drift av bygninger, inkludert renhold, blir kjøpte tjenester fra AFT.

Hva som ligger i oppgaver blant annet innen personal, HMS, økonomi og regnskapsområdet, er inngående beskrevet av underdirektør Ester Hasle i notat av 28.04.00 i forbindelse med styresak 57/2000 og i notat av 25.09.00 vedlagt denne saken.

Høgskoledirektøren presiserer følgende: Etter høgskolens personalreglement med underliggende lover og regelverk, vil IDB som egen avdeling måtte opprette et eget tilsettingsutvalg for tilsetting av fagpersonalet. Hittil har IDB hatt ca. 1/3 av sakene til tilsettingsutvalget ved AFT. (Også i dag gjøres mye av tilsettingsarbeidet på instituttnivå.) Det er en del krav til saksbehandling i forbindelse med tilsettingssaker. Det samme gjelder for økonomi der det er krav til økonomistyring etter økonomireglement og nytt økonomisystem, samt til refusjonsbehandling og rapportering. Det er derfor behov for en saksbehandler med bred kompetanse på områdene økonomi og personal.

IDBs ønske om to adskilte avdelinger med begrenset kjøp av tjenester fra AFT, støttes av avdelingsstyresak 21/00. (Merk: AFTs primære standpunkt i avdelingsstyresaken var dog at en ikke ønsket etablering av IDB som egen avdeling.)

På områdene lønn, regnskap, budsjettering og personal, samt for HMS, vil IDB kunne "kjøpe tjenester" fra AFT. Dette er en modell som utnytter kompetansen ved AFT og gir stordriftsfordeler. Når det gjelder fellestjeneste for skranke og sentralbord, vil dette være avhengig av lokaliseringen av den nye avdelingen i forhold til AFT for øvrig. Nybygget ved AFT er planlagt for innflytting først i 2004.

Hvis en hadde som hovedformål å spare administrative ressurser, kunne en opprettelse av to rene fagavdelinger IDB og AFT med en fellesadministrasjon for begge, der de eneste funksjonene som kunne ligge på fagavdelingene var direkte studentorienterte, være en løsning. En slik modell ville samtidig sikre en stor grad av faglig autonomi. En ville her kunne utnytte kompetansen i nåværende administrasjon og utnytte eventuell stordriftsfordeler. Ordningen ville imidlertid kunne gi store transaksjonskostnader og gi opphav til konflikter om fordeling av kostnader, tjenestenivå og oppgaveprioritering mellom de to avdelingene.

Det kunne ha vært praktisk mulig å få en administrasjonsordning der noen av de administrative tjenestene innen økonomi, lønns- og regnskapsområdet og innen personal kunne ha vært utført av personalet ved Høgskoleadministrasjonen. Det var i forbindelse med høgskolereformen i 1994 foreslått at Fellesadministrasjonen skulle samlokaliseres med en av avdelingene for å kunne få til en god ressursutnyttelse innen det administrative feltet. En har ikke på det nåværende tidspunkt gått inn på denne løsningen som av hensyn til likebehandling av avdelingene, ville måtte organiseres på en slik måte at tjenestene ble kjøpt fra høgskoleadministrasjonen.

En utdyping av studieadministrative oppgaver og behov
Ad hoc-gruppa som ble nedsatt av dekan ved Avdeling for teknologi for å vurdere avdelingsstrukturen ved avdelingen, har spesifisert behov i forhold til de tre arbeidsområdene generell studieadministrasjon, utredningsarbeid og ekstern kontakt/markedsføring. Det er imidlertid ikke gjort en detaljert utredning ved avdeling eller IDB om hvilke oppgaver som kan/bør utføres av hhv. AFT og Institutt for databehandling (IDB), eller evt. legges til Høgskoleadministrasjonen (HA). Høgskoledirektøren gir derfor nedenfor en mer detaljert oversikt over arbeidsoppgaver innenfor disse generelle områdene. Samtidig fremmes det noen synspunkter på hvor oppgavene kan utføres. Det er ikke mulig å gi noen detaljert oversikt over konkret ressursforbruk i de enkelte tilfeller. Spørsmålet drøftes likevel i forhold til kostnadsstruktur (fastekostnader, marginalbetraktninger etc.). Anslag for årsverk som er nevnt i det følgende, skriver seg fra ad hoc-gruppas anslag over dagens ressursforbruk på AFT.

Ved Avdeling for teknologi (AFT) er det i dag 10 årsverk knyttet til studieområdet. Disse fordeler seg med 5 årsverk på generell studieadministrasjon, 2,5 årsverk på utredningsarbeid, avdelingsstyrearbeid, komiteer, rapportering etc. og 2,5 årsverk på ekstern kontakt, markedsføring, jf. Avdelingens ad hoc gruppe.

Generell studieadministrasjon – 5 årsverk

Eksamensavvikling

Arbeidet som gjøres i forbindelse med eksamensavvikling er trolig en av de mest komplekse og arbeidskrevende studieadministrative oppgaver ved alle avdelinger ved høgskolen.

Arbeidet omfatter:

- lage eksamensplan

- saksbehandling i forhold til tilrettelegging for studenter med særskilte behov (utvidet tid, hjelpemidler etc.), dispensasjon fra eksamensforskrift og søknader, avvikende eksamensform og oppfølging av vedtak i den konkrete eksamensavviklingen

- motta eksamensoppmeldinger fra studenter som ikke automatisk er oppmeldt til fag

- registrere eksamensavmeldinger

- lage romplan

- skaffe eksamensvakter

- kurse/informere eksamensvakter

- lage vaktplan for eksamensvaktene

- avvikling av eksamen (ordne papir, bord, stoler, sjekke at faglærer er tilgjengelig, eksamenslister m.m.)

- administrere sensur (sende eksamensoppgaver til sensorene, publisere eksamensresultat (lister, web etc.)

- Klagebehandling i forhold til sensur og formelle feil ved eksamen

De fleste oppgavene knyttet til eksamensavvikling repeteres ved hver eksamensperiode. Ved AFT er det i dag 4-5 eksamensperioder hvert studieår. Eksamenssystemet er ressurskrevende, og ressursbehovet varierer bl.a. med antall eksamener, antall kandidater etc.

I prinsippet kan den administrative gjennomføringen av eksamen ligge på alle organisasjonsnivå, og ad hoc gruppa kom så vidt innom tanken på et sentralt eksamenskontor ved HiST. Høgskoledirektøren ser ikke bort fra at dette kan innebære interessante stordriftsfordeler. Samtidig får en et betydelig økt samordningsproblem, bl.a. i forhold til disponering av lokaliteter ved avdelingene. Ved en utskillelse av IDB som egen avdeling vil en få samordningsproblemer mellom AFT og IDB, i alle fall så lenge det er felles lokaler som disponeres. En fullstendig overføring av egen eksamensadministrasjon til IDB vil etter høgskoledirektørens vurdering være ressurskrevende fordi en i tillegg til å pådra seg samordningsproblemer, også reduserer de stordriftsfordeler som AFT har i dag. En slik økning vil kunne motvirkes ved andre typer tiltak som for eksempel å redusere antall eksamensperioder, redusere antall eksamensfag (slå sammen små fag) etc., men denne typen tiltak faller utenfor de vurderingene som her skal gjøres. Høgskoledirektøren vurderer samordningsproblemer knyttet til en felles eksamensadministrasjon som skal forholde seg til to avdelingsstyrer, som minst like komplisert som samordningsproblematikken nevnt ovenfor. De to samlokaliserte avdelingene bør uansett samarbeide om eksamensavviklingen. Økt bruk av IKT vil også kunne lette ressursbehovet for eksamensavvikling, for eksempel ved at ansvaret for registrering av eksamenspåmelding overføres fra høgskolen til den enkelte student (via web). Dette er tiltak som på noe sikt vil bli gjennomført for hele høgskolen.

• Opptak

Opptaksarbeidet ved AFT i dag omfatter bl.a:
- lokalt opptak til avdelingen
- videreutdanning
- 1/2årig realfagsstudium
- forkurs
- tilpasningskurs
- arbeid i den sentrale opptakskomiteen ved Høgskolen
- eventuell vurdering av realkompetanse
- vurdering av generell studiekompetanse, der dette er påkrevd.
- Modellering av opptak i FS (standardbrev, koder, algoritmer for poengberegning etc.)

Høgskoledirektøren legger til grunn at det administrative ansvaret for forkurs, realfagskurs og tilpasningskurs fortsatt vil ligge under AFT. De opptaksprosesser som direkte berører IDB, er derfor opptak til videreutdanning, privatister, evt. realkompetansevurderinger og deltagelse i fellesoppgaver som sentral opptakskomite. Høgskoledirektøren finner det i utgangspunktet naturlig at en ved deling i to avdelinger følger hovedmodellen for opptak, dvs. at hver enkelt avdeling tar ansvar for det opptaket som ikke er lagt til fellesnivå (grunnutdanninger som omfattes av nasjonalt samordna opptak). Det synes som om IDBs "andel" av opptaksarbeidet ved dagens AFT utgjør en begrenset del (primært videreutdanning i EDB). Det er imidlertid usikkerhet knyttet til framtidige realkompetansevurderinger, og om evt. deling vil endre belastningen av privatister. Det kunne også være aktuelt å vurdere en overføring av alt opptak til et fellesnivå ved høgskolen. Dette ville antagelig innebære stordriftsfordeler og fordeler fra et kompetansemessig synspunkt. Likevel er det et spørsmål som er komplekst og som mer hører hjemme i en samlet organisasjonsgjennomgang. En slik omlegging vil også kreve en overføring av ressurser til det sentrale nivået.

• Veiledning

Det foregår både ekstern og intern veiledning av studenter. Det er interne studenter som trenger hjelp både faglig og sosialt. Studiesøkende kommer for å få hjelp til å velge hvilket studium de ønsker, hvorvidt de "passer" til utdanningene, hva de trenger for å komme videre for å nå målet sitt. Veiledning utgjør en krevende del av servicen overfor studentene våre. Veiledning er en viktig del både i forhold til ekstern rekruttering, men like viktig i forhold til intern rekruttering.

God veiledning krever at veileder har omfattende og god kjennskap til de studier veiledningen omhandler. Det vil neppe være en heldig løsning om studentene (og andre) ved en avdeling måtte henvende seg til en annen avdeling for studieveiledning. I forhold til denne oppgaven er det neppe skalafordeler å snakke om.

• Studentstatistikk

Det er krav til en betydelig statistikkproduksjon ved høgskolen, og dette omfatter både interne og eksterne krav til statistikk og rapporter. Innføringen av FS innebærer naturlig at mye av denne statistikken kan, og bør, produseres i HA. Etablering av basisparametre, kontrolloppgaver og lignende må likevel i stor grad ivaretas av den enkelte avdeling.

• Innpassinger

Stikkord her er
- faglige vurderinger av eksamener fra andre institusjoner
- oversikt over presedenser
- registreringer av vedtak i FS
- vurdering av utenlandsk utdanning i forhold til gradssystemet

Dette er et område som krever nært samspill mellom administrasjon og det faglige personalet. En antar at det ikke er snakk om betydelige skalafordeler knyttet til dette feltet.

• Privatister

Privatistene krever i mange henseende det samme som våre ordinære studenter. Dette omfatter vurdering av studiekompetanse, registrering i FS, betaling av avgifter, utstedelse av studiekort, eksamensadministrasjon etc. Det må skilles mellom internprivatister og eksterne privatister. Internprivatister er studenter fra andre avdelinger/studier. Eksterne privatister er de som ikke er tatt opp som studenter ved Høgskolen tidligere. Selv om dette er et område som kan innebære noen stordriftsfordeler, hører det naturlig sammen med avdelingenes opptaksfunksjon.

• Vitnemålsproduksjon

Karakterutskrift og vitnemålsproduksjon må ses i sammenheng. En viktig del av dette blir også Diploma Supplement og karakterutskrifter på engelsk. Karakterutskrifter og vitnemål skal produseres og sendes ut. Etter gjeldende rutiner og reglementer skal vitnemål signeres av dekan og administrativ leder ved avdeling. Kontroll av studieplankrav og registrering i FS gradsprotokoll er viktige oppgaver i tillegg til den fysiske produksjonen. Det vurderes å være en viss grad av stordriftsfordeler knyttet til dette området, men det er likevel naturlig at oppgavene ligger der det faglige ansvaret for utdanningene ligger.

• Studentregistrering

Inn under dette begrepet kommer alt det praktiske arbeidet rundt håndteringen av en student ved semesterstart. Det er bl.a. arrangement av mottakelse av studentene, produksjon av studiekort/ID-kort og utsending av giro for semesteravgifter. Høgskoledirektøren antar at det ligger stordriftsfordeler knyttet til dette området. Det vil derfor være en fordel om avdelingene kunne samarbeide om dette. AFT vil ha etablerte strukturer for ivaretakelsen av disse oppgavene, og ansvaret kunne derfor legges dit hvis man valgte en utvidet ordning med kjøp av tjenester fra AFT.

• FS-bruk og vedlikehold (FS-forum)

Mange av de studieadministrative oppgavene som vil måtte ivaretas av IDB som avdeling krever kompetanse om og bruk av FS. I den grad denne ikke allerede finnes ved IDB, vil den måtte utvikles. Avdelingen bør også delta i FS-forum som er et fellesorgan for høgskolen for å samordne bruken av FS. Hver avdeling deltar med 2 personer i dette forumet. En liten avdeling bør klare seg med en representant i forumet.

• Studielån

Lånesøknadene må forhåndsbehandles før de oversendes til Lånekassa. Ved utdeling av studielån må man påse at vedkommende er aktiv student. Lister for underskrifter og uavhentede studielån må oppbevares trygt. I de fleste tilfeller vil dette være oppgaver som ivaretas i studentekspedisjon. Plassering i forhold til IDB kan derfor være avhengig av plassering av ekspedisjonsskranke. Det er neppe skalafordeler av betydning knyttet til området.

• Undervisningsadministrasjon

Innholdet i det en kan kalle undervisningsadministrasjon vil kunne variere noe mellom studier og avdelinger. Felles vil likevel være oppgaver som for eksempel timeplanlegging (fag, fagpersonale, rom etc.). I tillegg kan det innebære forhold som bistand i prosjektoppgaver, allokering av gruppe-/kollokvierom, distribusjon av materiell etc. Dersom de to avdelingene skal utnytte felles undervisningsarealer, kan det være hensiktsmessig at for eksempel timeplanlegging gjøres av AFT for begge avdelinger. Andre oppgaver vil naturlig ivaretas av skrankepersonale, og atter andre vil naturlig ligge til IDB. Dette området vil altså kunne innebære et delt ansvar.

• Studieforum

Dette er en av mange utvalg/komiteer/grupper avdelingene er representert i. Studieforum tar opp saker som er aktuelle for de som jobber med studieadministrasjon, men også saker som er spesielle for HiST. Studieforum har en arbeidsgruppe hvor det sitter én person fra hver avdeling i tillegg til en sentral koordinator fra Høgskoleadministrasjonen. IDB vil delta i utvalget.

Behovet for utredningsarbeid kan være mangslungent og også variere over tid. Det er imidlertid en rekke oppgaver en med rimelig grad av sikkerhet vil ha et visst volum, og mange av disse er også årvisst gjentagende. Slike oppgaver er for eksempel søknader om nye studier med høringsrunder, høringsuttalelser, saksforberedelse til avdelingsstyret, oppfølging av vedtak, årsmelding, budsjettdokument osv. Det vil også være et visst omfang av ekspedisjonsoppgaver knyttet til mange av disse oppgavene. Typisk for mange av utredningsoppgavene er at de innebærer behov for faglig kompetanse, at de er kommunikasjonsmidler i forhold til politiske myndigheter/faglige fora etc, og at de kan tjene som middel for politisk kommunikasjon i forhold til styrende organer, fellesnivået og de øvrige avdelingene. Det er etter høgskoledirektørens vurdering åpenbart at dette er oppgaver som må ligge til hver enkelt avdeling.

• Studiehåndbok

Slik ordningen ved høgskolen er i dag, har alle avdelinger hver sin studiehåndbok.

Avdelingene har også slik det er i dag hver sin studiebrosjyre som inneholder en oversikt over tilbud ved den enkelte avdeling. Opprettholdes denne ordningen, vil også IDB måtte stille med egen avdelingsbrosjyre. Hvorvidt ordningen med egne avdelingsbrosjyrer i tillegg til en felles brosjyre for hele HiST er hensiktsmessig både økonomisk og overfor våre "kunder", er en annen diskusjon, som en bør ta opp i en annen sammenheng. Det må imidlertid poengteres at det brukes stor innsats på denne aktiviteten ved høgskolen fra ansatte på avdelingene.

• Kurskatalog

Annonsering skjer i dag sentralt for tilbud av grunnutdanninger. I tillegg annonserer avdelingene selv for studietilbud som tilbys ut over grunnutdanningene.

Det er i dag stor aktivitet rundt skolebesøk hos videregående skoler. Skolebesøkene skjer mer og mer ved at de videregående skolene kommer på besøk til avdelingene, men også ved at HiST drar ut i distriktene på studie- og yrkesorienteringsdager. Mye av arbeidet koordineres sentralt fra Høgskoleadministrasjonen. Det er nedsatt en gruppe som sammen med koordinator fra HA organiserer arbeidet fra HiST. Pågangen fra videregående skoler er stor, og det gjør at avdelingene må representerer hverandre når en besøker de videregående skolene. IDB blir derfor nødt til å stille med en representant til den koordinerende gruppa, samt bære med på opplæring for å kunne representere hele HiST. Det brukes både administrativt og faglig personale ved skolebesøk, i tillegg til studenter.

• Messer og lignende

Høgskolen deltar på utdanningsmesser både i Trondheim og Oslo (første gang). Avdelingene er også her representert med en person i en gruppe som koordinerer arbeidet ved messedeltakelse. Ved utdanningsmessa i Trondheim stiller alle avdelingene med minst en person til enhver tid. Når HiST reiser til Oslo, vil en prøve å få minst en representant fra hver avdeling til å reise. Dette innebærer imidlertid ikke at en bare skal representere sin egen avdeling, men en må være oppdatert på hele studietilbudet ved Høgskolen. Opplæring av messepersonalet som reiser til Oslo vil være omfattende og detaljert. I en situasjon med flere små avdelinger vil en måtte revurdere ordningen med en representant for hver avdeling.

• Web-sider

Avdelingene har i dag selv ansvaret for oppdatering av sine web-sider.

AFT har vært veldig aktive i forhold til rekruttering av studenter. De har satt i verk ulike tiltak for å bedre tilgangen på studenter. En av dem er å arrangere åpen dag. Avdelingen inviterer videregående skoler på besøk og orienterer om studietilbud, valgmuligheter m.m. I tillegg får de omvisning i avdelingens lokaler, noe som gir mer realistisk inntrykk enn bare det teoretiske innslaget. Ved en deling vil IDB måtte stå for slike arrangementer selv. Det er imidlertid selvsagt åpent for alle avdelinger til å inngå avtaler om samarbeid rundt slike arrangementer.

I dag foregår det arbeid om samarbeidsavtaler med utenlandske utdanningsinstitusjoner om utveksling både av studenter og lærere på de enkelte avdelingene. I tillegg finnes det et Internasjonalt forum der alle avdelingene er representert i tillegg til en person fra HA. IDB vil ha en representant i Internasjonalt forum, og også gjøre det arbeidet som er nødvendig i forbindelse med andre oppgaver knyttet til internasjonalisering.

Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet har den endelige avgjørelse i spørsmålet om opprettelse av ny avdeling og endring av avdelingsledelse fra valgt faglig leder til åremålstilsatt faglig leder. Høgskolen vil måtte benytte de lønnskoder som gjelder for gjennomgående lederstillinger eller for stillinger i universitets- og høgskolesektoren, jfr. Hovedtariffavtalen i staten.

IDB har blitt bedt om en beskrivelse av avdelingsleder- og nestlederstillingene, samt en mulig stillingskode med lønnsplassering. For avdelingsleder og nestleder foreslår instituttet følgende lønnsplassering:
Avdelingsleder: ltr 65- 70 (435' - 477')
Nestleder: ltr 55 - 60 (362' - 396')

IDB vil at begge lederstillingene skal ha kvalifikasjonskrav tilsvarende undervisnings- eller forskerstilling ved avdelingen. I tillegg ønskes kompetanse innen ledelse, økonomi og personal. Det foreslåtte lønnsnivå mener IDB er beskjedent sett i forhold til kravet om IT-kompetanse kombinert med de øvrige kravene. Høgskoledirektøren har så langt ikke tatt stilling til lønnsnivået.

IDB ønsker at begge lederne tilsettes på åremål på en periode på 6 år med mulighet for forlengelse med nye 6 år. Ved åremålsperiodens slutt må det være mulig for lederne å gå over i undervisnings- og forskerstilling ved avdelingen.

Høgskolestyret har allerede vedtatt å søke departementet om overgang til åremålstilsatt faglig leder og nestleder. Departementet har meldt tilbake at de venter med å ta stilling til søknaden inntil spørsmålet om avdelingsstruktur er avgjort. Dette innebærer at høgskolen står fritt til eventuelt å fremme nytt forslag om styringsform i lys av den samlede behandling av saken.

Det kan virke noe topptungt å ha to fulltidstilsatte faglige ledere på en liten avdeling. Høgskoledirektøren har tatt opp denne saken med instituttleder som fastholder at den foreslåtte strukturen er den mest hensiktsmessige. Alternativt ønsker instituttlederen alternativ 4 nedenfor. Dette må imidlertid sees i sammenheng med den nye avdelingens behov for høy saksbehandlerkompetanse på områdene personal og økonomi. Det finnes flere alternativer for å løses dette:

1. Avdelingsleder og nestleder som foreslått fra IDB. Dette innebærer at det må stilles krav til at nestleder besitter den nødvendige kompetansen innenfor økonomi- og personalområdet.
2. Avdelingsleder og seniorkonsulent. Seniorkonsulenten må besitte den nødvendige kompetansen innenfor økonomi- og personalområdet, og ivareta nestlederansvaret i administrative saker. Det faglige nestlederansvaret kan ivaretaes av en faglig tilsatt (valgt) for en gitt periode mot tildeling av arbeidstidsressurs.
3. Avdelingsleder og nestleder som foreslått fra IDB, og seniorkonsulent i tillegg.
4. Avdelingsleder som foreslått fra IDB. Åremålstilsatt nestleder i 50% og seniorkonsulent i 50%.

Felles dataressurser
AFT har i dag felles servere for tilsatte og studenter. Det må inngås avtaler om felles drift hvis sambruken skal fortsette.

Felles grunnlagsfag, forkurs og realfagskurs
De eneste deler av studieopplegget som umiddelbart berøres av endret avdelingsstruktur, er det som i dag er felles grunnlagsfag ved alle ingeniørutdanningene. Institutt for allmennfag har ansvaret for undervisning til studenter i disse fagene, som er en forutsetning for høgskoleingeniørutdanningen ifølge rammeplanen. Dette er en rasjonalisering av undervisningen ved avdelingen. Ved en deling har IDB tre mulige alternativer for undervisning i grunnlagsfag:

1. De kan fortsette å få undervisning for sine studenter ved IAF, mot at AFT får tilført midler for dette
2. IDB kan selv gi undervisning i dette ved at de får tilført undervisningsstillinger fra IAF til dette formålet
3. IDB kan velge å kjøpe grunnlagsfagene "på byen"

Løsning nr. 2 kan innebære at en mister stordriftsfordeler. Løsning nr. 3 vil skape vansker for AFT ved at en får et overbemanningsproblem ved IAF.

AFT tilbyr også realfagskurs (1/2-årig) og forkurs for ingeniørutdanningene. I følge notatet fra ad hoc gruppa er det en stor del av de som starter på disse kursene som tenker seg inn på data. Neste år vil forkurskvoten ved opptak til høgskoleingeniør data være på 20%, noe som vil føre til en økning i antall datasøkere til forkurset. Dette skaper ikke noe behov for endring av AFTs forvaltning av øremerket tildeling til forkurs.

Modellvalg for administrasjonen, ressursbehov og ledelsesstruktur – høgskoledirektørens vurdering
Innenfor høyere utdanning har en ikke erfaringsdata for sammenheng mellom avdelingsstørrelse og administrativt forbruk. Eventuelle stordriftsfordeler er ikke kartlagt. Behovet for administrative ressurser må derfor vurderes ut fra lokale forhold. Vurderingen fra underdirektør ved avdelingen er at en eventuelt overføring av en forholdsmessig andel av de administrative ressursene til IDB vil medføre at en ikke vil kunne opprettholde dagens tjenestenivå. I en oppstartfase vil derfor de totale administrative ressurser som er knyttet til de to nye avdelingene, måtte være noe høyere enn det en i dag bruker ved dagens AFT. Over tid forutsetter høgskoledirektøren at det skjer en tilpassing både ved IDB og rest-AFT slik at en ikke har en høyere administrasjonsandel enn i dag.

Høgskoledirektøren går inn for en ledelsesmodell for IDB som egen avdeling med åremålstilsatt leder og seniorkonsulent.

Ut i fra de foreliggende forhold vil høgskoledirektøren gå inn for at en modell med egen avdelingsadministrasjon ved IDB blir gjennomført. IDB kjøper da bibliotek- og bygningstjenester fra AFT. Det forutsettes at IDB dekker en forholdsmessig andel av disse kostnadene. Det vil være mest rasjonelt at denne andelen føres over til AFT i forbindelse med budsjettfordelingen. Hvis ikke vil en få en del følgekostnader ved inngåelse av avtaler og oppfølging av disse, samt tid brukt til samordning.

Når det gjelder behov for årsverk til de administrative oppgaver som skal utføres av IDB, følger en opp IDBs egen vurdering som sier at en vil ha behov for en administrativ ressurs tilsvarende 2,5 – 3,5 stillinger og foreslår en økning i antallet administrative stillinger tilsvarende 3 årsverk.

Høgskoledirektøren foreslår at 2 av disse årsverkene blir omdisponert fra administrasjonen ved AFT. Frigjøring av årsverk kan skje ved reduksjon i ressursbruk i administrasjonen ved AFT innen områdene: HMS, ekstern aktivitet og markedsføring, innen plan og utredning og innen studie. I følge oversikten over administrative funksjoner og ressursbruk for AFT pr. 01.09.00 er det satt opp til sammen 10,8 årsverk til disse oppgavene.

Det kreves i tillegg til overføringene fra AFT ett nytt årsverk.

Etter dette vil den nye avdelingen ha en administrasjon på 5,5 årsverk. Da er forholdet til TISIP ikke berørt.

Budsjettmessige konsekvenser
Ut fra de forutsetninger som er tatt ovenfor, vil lønnskostnadene til administrasjon og ledelse samlet øke med anslagsvis kr 500 000 til kr 1 000 000 på kort sikt. Dette omfatter en ny administrativ stilling, eventuelt høyere lønn for overført personale, høyere lederlønn og eventuell rekruttering av åremålstilsatt leder utenfra uten at det skjer en reduksjon i den faglige staben ved IDB.

En tar som utgangspunkt ved innføring av ny avdelingsinndeling at høgskolens fordelingsmodell og de relative satser (studentpriser) som inngår i fordelingsmodellen, ikke endres. Det forutsettes at AFT forvalter en del fellesressurser som bibliotektjenesten og bygningers drift, samt undervisningen i felles grunnlagsfag. Oppgjør mellom de to avdelingene kan i prinsippet skje ved intern fakturering, men høgskoledirektøren ser det som mer hensiktsmessig at kompensasjonen fra IDB til AFT fastsettes av Høgskolestyret i forbindelse med den årlige budsjettfordelingen.

AFTs interne budsjettfordeling for år 2000 viser at AFT har fordelt til instituttene kr 54 906 000 til undervisningsformål. Av dette har IDB fått tildelt kr 10 185 000, dvs. ca 20 %, noe som samsvarer med instituttets andel av måltallsstudenter ved AFT.

I forbindelse med en eventuell budsjettfordeling mellom AFT og IDB vil en altså måtte vurdere verdien av fellestjenester ved AFT og felles undervisningstjenester (felles grunnlagsfag).

Det er i forslaget til vedtak ikke foreslått at det skal avsettes midler sentralt for å finansiere de merkostnader som AFT og IDB på kort sikt påføres gjennom etableringen av IDB som egen avdeling. Tirsdag 10. oktober gjennomgikk stabsdirektøren utkast til saksframlegg sammen med prodekan og underdirektør ved AFT og instituttleder ved IDB. Avdelingens underdirektør hevdet at det er urimelig at AFT skal bære kostnadene ved en etablering av ny avdeling, som skjer i strid med avdelingens eget styrevedtak i sak 21/00. Kostnadene må etter underdirektørens mening fordeles gjennom at det avsettes sentrale omstillingsmidler. Det gjøres også oppmerksom på at i samme møte ble det særlig fra avdelingens side påpekt at man ikke i tilstrekkelig grad hadde fått bidra til å kvalitetssikre saksframlegget til høgskolestyret.

Avsluttende kommentar
En oppsplitting av en avdeling er ikke en ukomplisert sak, og vil ha kostnader for berørte fagmiljø i en overgangsfase. Slik høgskoledirektøren vurderer det, ligger det imidlertid interessante muligheter i å prøve ut innenfor organisasjonen en liten faglig sterkt fokusert avdeling med stor vekt på eksternfinansiert virksomhet og med tilsatt faglig leder. En får prøvd ut hvilke faglige gevinster en slik organisering gir når det gjelder faglig utvikling, FoU og eksternfinansiert undervisning. En får også prøvd ut hvilke administrative kostnader som følger av å operere med en så liten enhet som IDB tross alt vil være. En forutsetning for at en skal kunne få en slik vurdering er at det er et klart skille mellom TISIP-aktivitet og ordinær måltallsfinansiert virksomhet. Høgskoledirektøren vil uansett organisasjonsform være opptatt av at det ikke skjer en sammenblanding her.

Det er viktig å få evaluert virksomheten etter en periode både for å få vurdert effektiviteten i driften av en såpass liten avdeling, og for å få vurdert om de faglige gevinstene som er noe av bakgrunnen for forslaget om opprettelsen av en ny avdeling er blitt realisert.

1. Høgskolestyret søker departementet om å etablere IDB som ny avdeling med åremålstilsatt leder fra og med 01.07.01.
2. Rektor gis fullmakt til å søke om navn på den nye avdelingen.
3. IDB får selvstendig administrativt ansvar for alle funksjoner unntatt bibliotek og bygningers drift, herunder renhold.
4. Det overføres 2 administrative årsverk fra AFT til IDB. Høgskolestyret øker i tillegg årsverksrammen med 1 administrativ stilling for IDB.
5. Innføring av ny avdelingsinndeling medfører ingen endring av høgskolens fordelingsmodell og de relative satser (studentpriser) som inngår i fordelingsmodellen. AFT skal imidlertid forvalte fellesressursene bibliotek og bygningers drift. Kompensasjonen fra IDB til AFT fastsettes av Høgskolestyret i forbindelse med den årlige budsjettfordelingen.
6. For de 3 første årene gjelder følgende: Høgskolestyret legger til grunn at AFT skal levere undervisningen i felles grunnlagsfag til IDB som i dag. Dette prinsippet kan revurderes ved eventuelle forandringer i rammeplanen. Høgskolestyret fastsetter modell for kompensasjon fra IDB til AFT for AFTs ansvar for felles grunnlagsfag i forbindelse med den årlige budsjettfordelingen.
7. Budsjettfordelingen mellom AFT og IDB samt modeller for kompensasjon i henhold til pkt. 5 og 6 fastsettes for 2001 av høgskolestyret etter at KUF eventuelt har godkjent etablering av IDB som ny avdeling.
8. Etter en 3-års periode foretas det en evaluering av avdelingen både når det gjelder den faglige virksomheten og når det gjelder administrativ drift og tjenestenivå bl.a. med sikte på få vurdert de ressursmessige konsekvenser av å drive IDB som egen avdeling.