Langtidslagring av forskningsdata

Prosjektleder skal ved prosjektets avslutning sørge for at forskningsdataene anonymiseres eller slettes, med mindre REK har godkjent fortsatt oppbevaring. Prosjektleder må sørge for at kopier av ­dataene blir håndtert på samme måte.

En kopi av fullstendig anonymiserte data kan beholdes. Anonymisering foregår vanligvis ved å slette koblingsnøkkelen. Hvis dette ikke er utført, må alle direkte og indirekte person­identifiserbare opplysninger fjernes fra forsknings­dataene. Det er utarbeidet egne rutiner for forsvarlig lagring av persondata og humant biologisk materiale.

For lagring av human biologisk materiale gjelder spesielle regler.

Oversikt over hvem som har tilgang til forskningsdataene i det enkelte prosjekt oppbevares av prosjektleder. Opplysningene skal alltid være tilgjengelig for dekan. Når forskningsdata er under langtidsoppbevaring (passive data) skal tilgangen til forsknings­dataene sterkt begrenses.

Plikt til lagring
I enkelte sammenhenger kan det være oppbevaringsplikt for forskningsdataene av hensyn til etterkontroll og tilsyn.

• REK kan bestemme at forskningsdataene skal oppbevares i inntil 5 år etter at prosjektet er avsluttet.
• Ved klinisk utprøving av legemidler på mennesker skal alle kildedata være tilgjengelige på hvert utprøvingssted i minst 15 år etter at sluttrapporten foreligger.
• Kontrakts­bestemmelser kan også tilsi lengre lagringstid. Enkelte helseopplysninger kan være oppbevarings­pliktige etter journalforskriften eller arkivloven.
• Når studenter eller prosjektmedarbeidere slutter, skal prosjektleder forsikre seg om at forskningsmateriale disse har innhentet eller har hatt tilgang til, er sikkert lagret.

Kildedata eller andre forskningsdata og dokumenter skal ikke slettes dersom tilsyns­myndighetene har åpne saker tilknyttet forskningsprosjektet, eller dersom prosjektleder eller medarbeidere granskes i Uredelighetsutvalget for forskning.

Mulighet for lagring
Det kan være ønskelig å arkivere forskningsdataene i person­identifiserbar form for å gjennomføre oppfølgingsstudier eller for å undersøke relaterte forsknings­spørsmål basert på samme datautvalg. I så fall må prosjektleder skrive en ny forskningsprotokoll og søknad til REK for godkjenning. Dersom formålet med et godkjent prosjekt endres vesentlig, må det også sendes endringsmelding eller ny søknad til REK.

Elektroniske data kan også langtidsoppbevares hos eksterne virksomheter som er godkjent for dette, som for eksempel Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD) eller Statistisk sentralbyrå (SSB)