Enkel innføring i ProCite

• Lag din egen litteraturbase
• Eksempel på skjermbilde
• Eksempel på workform
• Registrere referanser i litteraturbasen
  • Manuelt
    • En forfatter
    • Flere forfattere
    • Emneord
    • Klipp og lim
  • Gjenbruke opplysninger (kopiere poster)
    • Kopiere mellom litteraturbaser
    • Kopiere fra Internett
• Aktivere ProCite fra Word
  • Cite while you write - CWYW)
  • Lage litteraturliste
• Nordisk tegnsett (æ, ø,å)
• Stiler

[Til toppen] [ProCite startside]

Du kan lage så mange litteraturbaser som du ønsker. Det er viktig at hver litteraturbase først lagres på hjemmeområdet ditt på avdelingens server.

Eksempel på skjermbilde

1. Klikk på File
2. Velg New. (Ctrl + n)
3. Velg ProCite Database i dialogboksen
4. Klikk OK
5. Skriv inn navn på den nye databasen i feltet bak Filnavn:
   Husk å velge hjemmeområdet ditt på serveren
6. Klikk Lagre
7. Det kommer fram et felt (File Properties) hvor du har mulighet til å beskrive databasen (comments)
8. Klikk OK

[Til toppen]  [ProCite startside]

Registrere referanser i litteraturbasen

Workform: når du skal registrere en referanse, fyller du ut en mal/workform som svarer til den type referanse det gjelder (f. eks. bok, tidsskriftartikkel, rapport osv.).

1. Åpne databasen du vil legge referansene i: File - Open - Database
2. Klikk på Database på menylinja
3. Velg New record (eller F9 i stedet for trinn 1 og 2)
4. Du får fram et New record-skjermbilde (Workform).
   (den Workform du brukte sist kommer automatisk)
5. Klikk på rullegardinmenyen bak Workform for å velge hva slags publikasjon du vil registrere (bok, artikkel osv.)
6. Fyll inn i de aktuelle feltene (ikke alle felt er obligatoriske)
7. Lagre posten ved enten å trykke Ctrl+s eller lukke med x-en i hjørnet og svar
   Ja på Save changes to database record

[Til toppen] [ProCite startside]

Manuelt

En forfatter/flere forfattere

1. Klikk på rullegardinmenyen bak Workform for å velge hvilken type referanse du skal registrere
2. Fyll inn feltet for forfatter. Skill forfatternavn med //.
   (F. eks. Holter, Harriet//Kalleberg, Ragnvald).
   Hvis du ikke vet alle forfatternavn, skriv det du vet og skriv //// etter siste navnet

Emneord (keywords)

1. Fyll inn feltet for emneord. Ved flere emneord bruker du /, evt. /+mellomrom
2. Klikk på pil-ikonet lengst til høyre i emnefeltet. Her finner du emneordene som er brukt ved tidligere registreringer i emnefeltet.
   Dobbeltklikk på eventuelle emneord som skal knyttes til den referansen du registrerer.
   Nye emneord blir automatisk lagt i denne lista.

[Til toppen] [ProCite startside]

Klipp og lim
fra litteraturliste fra et Word dokument eller eksterne databaser inn i ProCite

1. Åpne Word
2. Kopier referansen fra Word-dokumentet og lim inn i litteraturbasen i ProCite

[Til toppen]  [ProCite startside]

Gjenbruke opplysninger (kopiere referanser)

Kopiere referanser mellom litteraturbaser

Alternativ 1:

1. Åpne den litteraturbasen det skal kopieres fra
2. Markér (sett kryssved) den/de referansen(e) som skal kopieres
3. Velg Database på menylinja
4. Velg Copy Marked Records
5. Dobbelklikk på den basen du skal kopiere til og kopiering er utført

Alternativ 2:

1. Åpne den litteraturbasen det skal kopieres fra
2. Åpne den litteraturbasen det skal kopieres til
3. Klikk på Window på menylinja
4. Velg Tile og begge basene vises på skjermen
5. Markér den referansen som skal kopieres og dra den med musa til den andre basen
6. Lukk den basen som det ikke jobbes videre med

[Til toppen]  [ProCite startside]

Kopiere referanser fra Internett til egen database
Det er ikke nødvendig å registrere alle referanser manuelt. I ProCite er det enkelt å kople seg opp mot litteraturbaser som f.eks. BIBSYS og laste ned referanser til egen litteraturbase.

Vær oppmerksom på at skandinaviske tegn som æ, ø, å forsvinner ved overføring til ProCite. Derfor kan det være nødvendig å korrigere referansene etter lagring i egen litteraturbase.

1. Klikk på Tools
2. Velg Internet Search
3. Du får opp et nytt vindu Internet Search
4. Klikk på Hosts i vinduet
5. Du får en liste over alle basene ProCite gir mulighet for å søke i direkte
   (Obs! noen av basene krever passord)
6. Sett kryss ved den/de basen(e) du ønsker å søke i, f. eks. BIBSYS.
   Hvis du har merket av databaser fra før, klikk først Clear Marks
7. Klikk på OK
8. Fyll ut søkeordet, f.eks. en forfatter.
   Legg merke til rullegardinmenyen foran feltet for søkeord.
   Det må være samsvar mellom det som står i feltet og det som det søkes etter.
   Søker du på forfatter med etternavn, fornavn (f. eks. Harding, Sandra)
   må det i rullegardinet stå: "Author (Last, First)".
   Står det i rullegardinet "Author (Last Name) får du feilmelding.
9. Klikk på Search eller trykk Enter
   Legg merke til nederste linje som viser antall treff
10. Klikk på Copy Marked
11. Det kommer opp en dialogboks med Procite-databasene dine.
    
12. Dobbelklikk på litteraturbasen du vil kopiere til
13. Det er også mulig å dra referanser fra Internettsøk til egen base med musa,
    eller Copy and Paste (Ctrl+c, Ctrl+v).
14. Referansen legger seg automatisk i litteraturbasen du har valgt, med kryss foran.
    Hvis du ønsker å redigere referansen, dobbelklikk på referansen og gjør endringer.
    (Husk å sjekke for nordiske tegn)
15. Du lukker Internettsøkeskjermen ved å klikke på x-en i høyre hjørne.
    Du får spørsmålet: "Save search results?". Her kan du velge Save, Discard, Cancel
    Velger du Save, kommer dialogboksen med litteraturbaser opp og du dobbelklikker på litteraturbasen du vil kopiere til.
    Velger du Discard lukkes Internettsøkskjermen.
    Velger du Cancel er du tilbake i Internettsøket.

[Til toppen]  [ProCite startside]

Aktivere ProCite fra Word

1. Start Word
2. Åpne et Word-dokument
3. Velg ProCite 5 under Verktøy på menylinja

[Til toppen]  [ProCite startside]

Cite while you write (sette inn en referanse i tekst)

1. Naviger til riktig plass i Word-dokumentet og klikk Insert Citation (Alt-1)
   (ProCite behøver ikke være aktivisert)
2. I dialogboksen skrives søkeordet (forfatter, ord i tittel, emneord) i feltet for
   Identifying Text . Programmet søker i den litteraturbasen som sist var i bruk
3. Er det kun en referanse som matcher søkeordet, legger referansen seg på riktig plass i Word-dokumentet slik {Hansen 1941 #2400}.
   Er det flere referanser som passer til søkeordet kommer det opp en liste.
   Markér den/de ønskede referanser og klikk på Insert.
   Referansen(e) legger seg på riktig plass i Word-dokumentet slik:
   {Bomann-Larsen 1996 #2070}{Hanssen 1941 #2400}.
   Tallene etter # referer til nummeret i ProCite-databasen og forsvinner etter at det er generert litteraturliste.

[Til toppen]  [ProCite startside]

Lage litteraturliste i et Word-dokument

1. Velg ProCite under Verktøy
2. Velg Generate Bibliography (Alt-3)
3. Opp kommer en dialogboks: Configure Bibliography. I feltet Output Style er det en rullegardinmeny. Her ligger det ei alfabetisk liste med stiler
4. Velg ønsket stil, f.eks. Harvard. I feltet Reference List Title kan du skrive inn overskrift på litteraturlista, f.eks. Litteratur.
5. Programmet har standardvalg: Reference list
6. Klikk OK.

[Til toppen]  [ProCite startside]

Nordisk tegnsett (æ, ø, å)
Ved overføring av referanser til ProCite må du være spesielt oppmerksom på ord som inneholder nordiske tegn.
Nordiske tegn blir utelatt når referansene blir lastet ned i ProCite.
F.eks. blir lærer til lrer, Rønning til Rnning.
Det er mulig å rette mange referanser samtidig. (Se FAQ: global edit)

I Windows XP kan du også få problem med å registrere nordisk tegnsett. Du må da endre skrifttype (font) i ProCite fra Times New Roman til en font uten serif, f.eks. MS Serif

1. Åpne en workform
2. Velg Database
3. Velg New Record (F9)
4. Klikk på View på menylinja
5. Velg Configure Edit Record
6. Velg font MS Serif i rullegardinmenyen
7. Klikk OK

[Til toppen]  [ProCite startside]

Stiler
De forhåndsdefinerte stilene skal ikke endres. Hvis en tidsskriftutgiver forlanger at litteraturlista skal være i APA eller Harvard er det ikke så lurt at du har justert stilen etter eget behov.

Hvis du ønsker å skreddersy din egen stil, må du først kopiere mappa med stiler (Styles) til eget hjemmeområde på avdelingens server.
Deretter kan du følge oppskrifta under

1. Velg den stilen som ligger nærmest slik du vil ha det (f.eks. Harvard - ligger i mappa: Standard)
2. Lagre som: f.eks. Harvard_minstil
3. Gjør de endringer du ønsker
4. Husk å lagre på ditt eget arbeidsområde

[Til toppen]  [ProCite startside]